Как составить номенклатуру дел организации

Номенклатура – представляет собой систематизированный список дел (нормативно-правовые акты, внутренние локальные документы, бланки строгой отчетности, кадровый учет и т.д.), т.е. это перечень документов, которые образовались в ходе осуществления деятельности организации-компании. Соответствующие документы подшиваются в дела. Каждое дело имеет свое наименование.

Сформированное дело подлежит включению в перечень номенклатуры, которая составлена по определенной структуре, с указанием сроков хранения документов, согласно закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 и правил работы государственных архивов (06.02.2002).

Составление номенклатуры дел необходимо:

-для упрощения учета и организации делопроизводства, как деловых документов, так и кадровых;

-для порядка архивного хранения документации;

-для удобства поиска соответствующего документа;

-для ускорения процесса передачи дел в архив;

-для обеспечения сохранности и уничтожения документации.

Номенклатура дел компании может утверждаться ежегодно, соответствующим приказом, для обеспечения контроля за порядком ведения, хранения документов, образовавшихся в ходе осуществления хозяйственной деятельности и правильности ведения делопроизводства.

Порядок составления номенклатуры дел

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений. Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Как правило, номенклатура дел на следующий календарный год в компании составляется и утверждается руководством в четвертом квартале текущего года, и соответственно начинает действовать с 1 января нового календарного года.

На практике, номенклатуру дел составляют в 2-х экземплярах.

1-й экз.- в структурном подразделении

2-й экз. – в службе архива.

В компании отдел канцелярии (общий отдел), может быть секретарь компании, или иное лицо, ответственное за ведение делопроизводства составляет перечень номенклатуры дел, необходимых для осуществления процесса деятельности компании. Структурные подразделения составляет список документов, которые необходимо включит в одно дело и подбирают название этого дела.

При составлении номенклатуры дел, необходимо определить состав документов, образующейся при осуществлении деятельности компании. Для чего изучаются устав организации, положение о подразделениях, учетная политика, состав отчетной документации.

При определении структуры номенклатуры дел, придется ознакомится со штатным расписание, для того чтобы знать кто будет ответственным за составление тех или иных групп документации.

Утверждение номенклатуры дел состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

•        завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;

•        подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;

•        согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение номенклатуры дел может быть произведено двумя способами:

•        проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;

•        изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

Номенклатура дел может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

Утверждение номенклатуры дел

 При составлении номенклатуры дел необходимо содержание следующих реквизитов:

√В правом верхнем углу содержится подпись, того кто утверждает данную номенклатуру, с указание должности и ФИО

 «УТВЕРЖДАЮ Руководитель (ООО «Космос») _Козловский А.М.»;

     √Наименование «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»;

Дата издания документа, год на который утверждается номенклатура и т.д.

Образец номенклатуры;

Общество с ограниченной                                                                                            Утверждаю

ответственностью «Космос»                                                 Руководитель ООО «Космос»

(ООО «Космос»)                                                                    ____________Козловский А.М.

15.11.2018г.

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ  на 2019 год

г. Киров

Наименование раздела
Индекс делаЗаголовок дела (тома, части)Количество дел (томов, частей)Срок хранения

дела (тома,

части) и

статьи по

Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558

Примечание
12345
01 ­– Отдел кадров
Организационные документы
01-01Положение об отделе кадров

 

Должностные регламенты сотрудников отдела.

Копии

 3 года

Статья 55б

Статья 80б

После замены новыми

подлинники хранятся: Положение – в юридическом отделе Должностные регламенты – в юридическом отделе

02-Фиансовый отдел (бухгалтерия)
02-01Бухгалтерская отчетность3 тома10  лет 
     
….   

 

Номенклатура, утверждается на основании внутреннего приказа.

Образец приказа:

ООО «Космос»

ПРИКАЗ № 21

Об утверждении номенклатуры дел на 2019 год

 

09.11.2018 г.                                                                                            г. Киров

 

Для реализации законодательно установленных норм по содержанию и хранению документов, а также для обеспечения контроля за порядком ведения, хранения документов, образовавшихся в ходе осуществления хозяйственной деятельности и правильности ведения делопроизводства.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить номенклатуру дел на 2019г.  ООО «Космос» и  ввести  ее  в  действие с

01.01.2019 года.

2. Руководителям структурных подразделений представить список дел для составления общей номенклатуры дел организации отделов и определить ответственных лиц участков по формированию делопроизводства в подразделениях в срок до 12.11.2018г.

3.Начальнику общего отдела сформировать сводную номенклатуру дел на 2019г. до 15.11.2018г.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника общего отдела Шелковичную И.С.

 

Руководитель                                      Козловский                 Козловский А.М.

С приказом ознакомлена:               Шелковичная              Шелковичная И.С.

 

Некоторые особенности при формировании номенклатуры дел:

▪При присвоении заголовка дела следует руководствоваться п. 3.4.9 правил ведения архива, наименование дела указывается во 2 колонке таблицы номенклатуры;

▪Заголовок дела документов должен содержать информацию, о том что какие документы находятся в данном деле (например, «Бухгалтерская (статистическая) отчетность за 2019г.»;

▪Запрещено использование таких заголовок, например, «Иные документы», «Разные документы», «Общая корреспонденция» и так далее. Такие заголовки сотрудники архивов будут считать некорректными.

Читайте также:

Приказ об утверждении номенклатуры дел.

Номенклатура для онлайн-касс.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В заключении

Номенклатура – представляет собой систематизированный список дел (нормативно-правовые акты, внутренние локальные документы, бланки строгой отчетности, кадровый учет и т.д.), т.е. это перечень документов, которые образовались в ходе осуществления деятельности организации-компании. Соответствующие документы подшиваются в дела. Каждое дело имеет свое наименование.

Номенклатура дел компании может утверждаться ежегодно, соответствующим приказом, для обеспечения контроля за порядком ведения, хранения документов, образовавшихся в ходе осуществления хозяйственной деятельности и правильности ведения делопроизводства. Как правило, номенклатура дел на следующий календарный год в компании составляется и утверждается руководством в четвертом квартале текущего года, и соответственно начинает действовать с 1 января нового календарного года.

При составлении номенклатуры дел, необходимо определить состав документов, образующейся при осуществлении деятельности компании. Для чего изучаются устав организации, положение о подразделениях, учетная политика, состав отчетной документации.

При определении структуры номенклатуры дел, придется ознакомится со штатным расписание, для того чтобы знать кто будет ответственным за составление тех или иных групп документации.

Номенклатура дел составляется в 2-х экземплярах.

1-й экз.- в структурном подразделении

2-й экз. – в службе архива.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Загрузка...
Adblock detector