Разделение отпуска на части: в графике отпусков, военнослужащим, без согласия работника

Процедура разделения ежегодного отпуска на части имеет множество особенностей и тонкостей, поэтому у практикующих бухгалтеров и кадровиков всегда возникает немало вопросов, касающихся этой темы. В статье расскажем, как разделить отпуск на части, рассмотрим основные ошибки, которые допускаются при предоставлении и оформлении ежегодного отдыха частями.

Общий порядок предоставления отпуска

Действующее законодательство предоставляет всем работающим гражданам право на отдых, срок которого – минимум 28 дней/год. Работник может уйти в отпуск на все 28 дней, либо брать дни отдыха частями. Главное условия при разбиении отпуска – один из периодов отдыха должен быть не менее 14 календарных дней.

Среди работников и работодателей часто возникает вопрос: на сколько частей можно разбить отпуск? Руководствуясь ТК, Вы обязаны предоставить работнику неделимую часть отдыха (14 дней), остальной период (14 дней или более) работник вправе использовать по своему усмотрению. Если у сотрудника существует необходимость, то он может брать по 1 дню отдыха в течение года, но только в случае согласия работодателя. Читайте также статью: → «Порядок разделения отпуска на части, расчет выплат».

Разбиваем отпуск на части

Инициатива разделения отдыха на периоды может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. Однако, последнему стоить помнить главное – разбиение отпуска является обоюдно согласованной процедурой. Разделить период отдыха на части самовольно работодатель не вправе, ведь это является прямым нарушением трудового законодательства.

Процедура и документы для оформления

При оформлении ежегодного отдыха частями кадровику и бухгалтеру необходимо следовать нормам трудового законодательства. На сегодняшний день на практике используется единый механизм предоставления отпуска частями, который состоит из следующих этапов:

  • работодатель и работник письменно фиксируют обоюдное согласие на разбиение отдыха;
  • руководителем организации издается приказ на отпуск в оговоренные сроки;
  • специалист отдела кадров вносит корректировки в табель и график отпусков на основании приказа;
  • бухгалтер выплачивает отпускные на основании приказа и данных табеля.

Документально оформление данной процедуры зависит от того, является ли разбиение отдыха инициативой работодателя или осуществляется по желанию работника.

Обобщенная информация о процедуре и документах представлена в таблице ниже.

Кто инициирует разбивку отпуска Как предоставить отпуск частями Какие документы необходимо подготовить
Сотрудник

 

 

 

 

Работник обращается к Вам как к работодателю с  просьбой о разделении отпуска. Если сотрудник уже отгулял «неделимые» 14 дней, или планирует их использовать в течение года (что зафиксировано в графике отпусков), то Вы вправе удовлетворить его просьбу. При этом убедитесь в том, что отсутствует производственная необходимость в нахождении работника на рабочем месте в период отпуска, либо на время отсутствия «отдыхающего» его обязанности будет выполнять заменяющий работник Заявление

Просьба работника о разбивке отпуска, как правило, оформляется, заявлением. Если у Вас нет претензий относительно сроков и периода отдыха, то Вы как работодатель вправе согласовать отпуск. Если Вы не согласны со сроками (например, бухгалтер хочет уйти в отпуск во время налоговой проверки), предложите работнику другой период отдыха. Новый срок оформите повторным заявлением работника.

Приказ

На основании заявления издайте приказ по предприятию, подписанный руководителем. Если в период отдыха работника его будет заменять другой сотрудник, это следует указать в приказе.

График отпусков

Если в годовом графике отпусков не указано о планах работника на разделение отпуска (ранее сотрудник хотел уйти в отпуск на весь период), то Вам необходимо откорректировать график на основании приказа и заявления. Читайте также статью: → «Как составить график отпусков в организации».

Табель

Внесите информацию об отпуске в табель. На основании этих данных работнику будут рассчитаны отпускные и зарплата.

Работодатель Если на то имеются объективные причины, Вы как работодатель вправе предложить работнику взять не полный отпуск, а оформить его частями. Как правило, такой причиной выступает производственная необходимость, а именно:

  • нет сотрудника, который мог бы заменить «отдыхающего» на весь период отпуска;
  • на предприятии проводятся особые внутренние процедуры, в связи с чем необходимо нахождение сотрудника на работе (завскладом – при проведении инвентаризации, начальник отдела охраны труда – при оценке условий труда и т.п.);
  • несколько сотрудников отдела запланировали отпуск на одно и то же время, а оставшиеся работники не могут выполнить весь объем работы структурного подразделения.
Согласование работника на разбивку отдыха

Несмотря на то, что существует производственная необходимость в разбивке отпуска, разбиение отдыха на части без согласия работника. В данном случае Вы можете предложить сотруднику взять отпуск частями:

  • Поговорив с ним напрямую;
  • Направив письменное уведомление;
  • Отправив электронное письмо.

Если работник согласен на разбивку в Вашем варианте, то предложите ему написать заявление. Если Вы оформили уведомление, то подпись работника в графе «Ознакомлен и согласен» и будет согласованием.

Приказ

На основании согласования оформите приказ. Если Вы договорились с работником устно, то в приказе укажите графу «Ознакомлен и согласен». В таком случае приказ будет служить подтверждением согласия работка на разбивку.

Табель и график отпусков

Изменения в графике отпусков и табеле отразите в общем порядке.

Можно ли разбить отпуск без согласия работника

Как говорилось ранее, оформление отпуска частями возможно только при обоюдном согласии сторон. Если Вы решите разбить отпуск работника самовольно, в одностороннем порядке, то это будет прямым нарушением трудового законодательства (ст. 125 ТК). При этом неважно, было ли вызвано разделение отпуска производственной необходимостью или нет.

В данном случае имеет место прямое нарушение трудовых прав работника, поэтому он имеет все основания подать на Вас в суд.

При оформлении отдыха частями обязательно получите согласие работника. Для этого Вы можете воспользоваться одной из нижеперечисленных форм:

  1. Попросите у работника оформить заявление на получение отпуска частями. Подписав документ, работник соглашается на разбивку отдыха на части. Читайте также статью: → «Заявление о переносе отпуска. Скачать бланк».
  2. Если сотрудник не написал заявление, но согласен на разбивку отпуска, то в приказе на отпуск укажите графу «Ознакомлен и согласен» и попросите сотрудника поставить в ней свою подпись.
  3. Если в штате организации числится небольшое количество работников, то их согласие на разбивку отпуска можно подтвердить в графике отпусков. При подготовке графика на будущий год предусмотрите напротив каждого сотрудника графу «Ознакомлен и согласен». Поставив свою подпись в графе, работник соглашается на разбиение отдыха на части.

Разбивка отпуск военнослужащим

При разделении отпуска военнослужащему следует действовать согласно общему порядку, а именно нормам ТК. При этом следует учитывать следующее: для военнослужащих предусмотрен увеличенный «неделимый» период отпуска – 15 дней (вместо стандартных 14-ти дней). Объясняется это так: согласно законодательным актам, военным предоставляется ежегодный отдых в увеличенном размере (30 дней и более).

В связи с этим целесообразно использование военными более продолжительного по сроку отдыха (одна часть – не менее 15 дней). Что касается вопроса, на сколько частей можно разделить отдых военнослужащему, то ответ на него таков: «отпускник» имеет право на оформление отпуска частями в любом количестве, но одна часть должна быть не меньше 15 дней.

Пример №1. Спиридонов С.Д. проходит военную службу по контакту. Общая продолжительность службы Спиридонова составляет 12 лет, поэтому он имеет право на отдых 35 календарных дней. Спиридонов использовал отпуск частями: один период – 15 дней, остальной период – по одному дню в течение года (20 дней).

Основные ошибки при разделении отпуска

Пытаясь уменьшить количество документов и оптимизировать документооборот, многие бухгалтера и кадровики допускают ошибки в процедуре разбиения отпуска. Разберем основные ошибка разделения периода отдыха на примерах.

Ошибка №1. Разбивка отпуска без согласия работника предусмотрена внутренними документами.

В марте 2017 руководителем АО «Страховой Союз» подписан приказ, согласно которого с 01.04.17 вступает в силу Положение об отпусках. Согласно документу, работникам производственных цехов №5 и №7 предоставляется ежегодный отпуск в количестве 31 день. При этом документ разрешает разделять отпуск сотрудников данных цехов на части без их согласия, в связи с производственной необходимостью.

Положения об отпусках АО «Страховой Союз» противоречит ст. 125 ТК. Работники цехов №5 и №7 вправе не выполнять данное положение и брать отпуск полностью, без разделения. В случае, если руководство АО «Страховой Союз» будет принудительно отправлять работников в отпуск частями, то сотрудники имеют все основания обратиться в суд.

Ошибка №2. Разделение отпуска без заявления и согласования в приказе.

Директор АО «Белая Лилия» и главный технолог предприятия Кириченко В.Д. в устной беседе согласовали разделение отпуска последнего на части (2 дня, 8 дней, 18 дней). Каждый из отпусков Кириченко оформлен приказом, заявление Кириченко не подавал. Приказы на отпуска подписаны директором «Белой Лилии», Кириченко подписал приказы в графе «Ознакомлен».

Оформление разбивки отпуска в вышеописанной форме, скорее всего, вызовет немало вопросов и претензий со стороны проверяющих органов. В данном случае нет прямого письменного согласования Кириченко на разбивку: заявление работник не подавал, а в приказе Кириченко подписался как «ознакомившийся», а не как «согласный».

Чтобы исключить претензии со стороны контролирующий органов, руководству «Белой Лилии» следует дополнить приказ графой «Согласен» за подписью Кириченко. Также работник может предоставить 3 заявления на отпуск (на каждую из частей) задним числом.

Ошибка №3. Разбивка отдыха на основании графика.

В ноябре 2016 руководителем ООО «Команда» утвержден график отпусков на 2017 для сотрудников (всего в штате 12 человек). График оформлен в виде таблицы, в которой указаны ФИО сотрудников и периоды отпусков. Таблица графика также содержит столбец «Ознакомлен», в котором работники ставят свои подписи.

Согласно графику, завхоз ООО «Команда» Клубков запланировал отдых на 2017 таким образом:

  • с 10 по 26 апреля 2017 – 17 дней;
  • с 16 по 20 октября – 5 дней;
  • с 13 по 18 ноября – 6 дней.

Заявления на отпуск Клубков не оформлял, в приказах ставил подпись в графе «Ознакомлен». Как и в примере, описанном выше, в данной ситуации также отсутствует прямое документальное подтверждение согласия работника. График отпусков и приказы лишь подтверждают ознакомление Клубкова, а не его согласие на разбивку.

Так как Клубков фактически является инициатором разбиения, то есть он согласен на использование периода отдыха частями, то руководству ООО «Команда» рекомендуется попросить у Клубкова оформить заявления на каждую часть отпуска (задним числом). В будущем, оформляя график отпусков, руководству ООО «Команда» следует предусмотреть в документе графе «Ознакомлен и согласен».

Рубрика «Вопрос – ответ»

Вопрос №1. В августе 2016 трое (Кулаков, Панкратов, Степанов) из четырех сотрудников планового отдела АО «СпецТорг» подали руководителю заявления на отпуск с 04.08.17 по 31.08.17. Руководитель «СпецТорга» подписал  заявление Кулакову, остальные отклонил. 04.08.17 изданы приказ на отпуска: Кулакову – 28 дней (04-31.08.17) согласно заявлению, Панкратов – 10 дней (14-20.08.17), Степанову – 10 дней (21-27.08.17). В приказах на отпуска Панкратова и Степанова указана формулировка «предоставление части отпуска в связи с производственной необходимостью», графа «согласование работника» в приказе не предусмотрена. Правомерны ли действия руководства «СпецТорга»?

Руководитель «СпецТорга» нарушил трудовое законодательство в части предоставления отпусков Степанову и Панкратову. Нарушена ст.125 ТК, так как не получено согласия Панкратова и Степанова на использование отпуска частями. В данной ситуации руководству «СпецТорга» необходимо было предложить работникам разбить отпуск, после согласования – попросить Степанова и Панкратова оформить заявления с новыми сроками.

Вопрос №2. Механик ООО «МонтажСтрой» Копытов оформил отпуск частями: 5 дней, 9 дней и 14 дней. Первую часть отпуска (5 дней) Копытов использовал в марте 2017, вторую (9 дней) – в августе 2016. Из отпуска в сентябре (14 дней) Копытов был отозван приказом, фактически использовав только 10 дней отдыха. При отзыве Копытов поставил подпись в приказе («Ознакомлен»). Правомерны ли действия руководства ООО «МонтажСтрой»?

Во-первых, руководство ООО «МонтажСтрой» нарушило ТК в части порядка отзыва из отпуска. Фактически Копытов прервал отдых без собственного согласия, по единогласному решению ООО «МонтажСтрой» (в приказе на отзыв нет подписи Копытова «Согласен»). Кроме того, ООО «МонтажСтрой» нарушил ТК в части разделения отдыха: фактически Копытовым не использована «неделимая» часть отпуска (14 дней). По факту нарушений Копытов вправе обратиться в суд.