Как работать с электронными больничными работодателю

Электронная форма листка нетрудоспособности опробована в 2014 году с постепенным вводом по регионам. С июля 2017 года система признана успешной, введена в большинстве территориальных образований. Электронный документ идентичен бумажной форме листка, имеет равную правомочность. Право выбора формы документа предоставлено застрахованному лицу при открытии больничного листа.

Особенности оформления электронного носителя бюллетеня

Создание и хранение документа производится в информационной базе специализированного сайта ФСС. Лист нетрудоспособности заверяется усиленной электронной подписью ответственного лица и медицинского учреждения (ст. 1 ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ). Ввод электронной формы предназначен для реализации целей:

  • Упрощения документооборота, формирования отчетности.
  • Исключения фальсификации документа.
  • Порчи документа при заполнении бланка. Ручное заполнение иногда приводит к возникновению ошибок. Порядок заполнения бланка исключает возможность помарок или подчисток.
  • Отражения в документе полной информации. В ряде случаев отсутствует достаточное количества места для записи длинного названия предприятия.

Участие во взаимном обмене ЭЛН добровольное, работодатель вправе не вступать в систему электронного документооборота листов нетрудоспособности. Организации, заключившие с ФСС соглашение об электронном взаимодействии, имеют право не использовать возможности ЭЛН и продолжать вести учет на бумажных носителях.

Законодательные нормы по оформлению бюллетеней постепенно приводят в соответствие с нововведениями. Планируется внести изменения в Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624Н, определяющий порядок выдачи листов. После принятия поправок бумажные документы будут выписываться одновременно с ЭЛН. В 2018 году одновременная выписка обеих форм носителей документов не предусмотрена.

В системе электронного оборота участвуют: медицинское учреждение, застрахованный в системе ОМС сотрудник предприятия, работодатель. Все участники оборота имеют доступ к данным ЭЛН. Информация об ЭЛН работодателю предоставляется после регистрации на сайте ФСС в личном кабинете.

Важно! Работодатель получает доступ к информации только после закрытия периода нетрудоспособности. ЭЛН длительного периода действия закрывают по просьбе лица с выпиской продолжения периода нетрудоспособности.

Условия использования электронных документов

Работник, утративший трудоспособность, должен обратиться в медицинское учреждение для получения документа, подтверждающего причину отсутствия на работе по болезни. Выдача электронных форм ЭЛН осуществляется при одновременном выполнении обязательных условий. В отсутствие любого из условий застрахованному лицу будет выдан бюллетень бумажной формы.

Требования к участникам электронного документооборотаОписание требований
Медицинское учреждение имеет доступ к информационной системе ФСС, работники оформили усиленную квалифицированную ЭЦПУчреждение должно обладать технической готовностью, иметь выход в Интернет, необходимое программное обеспечение
Работодатель застрахованного работника вступил в систему взаимного электронного документооборота ФССФорма соглашения размещена на сайте ФСС, после распечатывания бланк заполняется и подается в территориальное отделение ФСС
Наличия у работника номера СНИЛСДанные предоставляются врачу, оформляющему бюллетень
Работник изъявил желание получить электронный документ и дал согласие на публикацию личных данныхВвод личных сведений о работнике на основании его заявления осуществляется один раз

Читайте также статью: → Как оплачивается больничный по уходу за ребенком.

Преимущество электронных документов над бумажными носителями состоит в возможности получения полной информации работником и работодателем об истории листков нетрудоспособности. В отношении диагноза работника сохраняется конфиденциальность. Работодатель получает доступ к информации о коде заболевания, периоду болезни, дат нетрудоспособности. У работника возникает право на доступ после регистрации на сайте Госуслуги.

Пример о замене документа бумажным носителем. Организация, участник электронного взаимообмена с ФСС, получила сбой в системе электронного учета. Период утраты работоспособности ПК совпал с закрытием сотрудником электронного бюллетеня. Восстановление электронных баз потребовало определенного времени, превышающего максимальный период расчета. Работодатель направил просьбу о выдаче бумажной формы документа в медучреждение.

При возникновении обстоятельств, не позволяющих работодателю воспользоваться электронным носителем бюллетеня, медицинское учреждение имеет право заменить электронный носитель на его бумажный аналог. Замена производится по просьбе работодателя на основании официального заявления, направленного в медицинское учреждение.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Процедура оформления листка нетрудоспособности

При первом обращении за бюллетенем электронной формы документа застрахованное лицо дает письменное согласие на формирование документа в электронной форме и публикацию личных данных. Заявление имеет типовую форму для всех медицинских учреждений. При отказе в дальнейшем от применения электронного носителя заявление может быть отозвано лицом. При формировании документа медработник:

  1. Открывает лист нетрудоспособности, предварительно запросив уникальный номер документ в информационной базе.
  2. Формирует документ с последующей отправкой его в базу ФСС.
  3. Сообщает физическому лицу уникальный номер, присвоенный документу – единственную информацию об оформленном ЭЛН. Печатная форма электронного носителя бланка не предусмотрена.

Удостоверение электронного документа осуществляется с помощью ЭЦП медицинского работника и учреждения. Листки с длительным периодом заболевания дополняются необходимыми записями и подтверждаются ЭЦП председателя врачебной комиссии.

Руководитель департамента обеспечения социальных выплат ФСС Т.В.Лотоцкая

Согласие застрахованного лица на формирование ЭЛН и обработку личных данных

Предоставление работником согласия на формирование ЭЛН является обязательным условием оформления бюллетеня. Согласие на обработку информации предоставляется на основании ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ и ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Документ содержит краткие данных о сторонах:

  • Медицинской организации.
  • Физического лица, обратившегося за медицинской помощью. Сведения включают ФИО, паспортные данные лица.
  • Представителя интересов (при необходимости).

Документ подписывается оригинальной подписью заявителя с указанием контактного телефона.

Действия работодателя после присоединения к системе

Работодатель, для участия в системе электронного оборота бюллетеней, должен подписать соглашение с ФСС об информационном взаимодействии. После принятия работодателем решения о применении электронного документооборота листов нетрудоспособности потребуется осуществить ряд действий.

Операция работодателяПояснение
Оповещение работников об использовании компанией электронного документооборотаРаботник также приобретает возможность получать информацию о движении листа в своей части личного кабинета
Предупреждение работников кадровой и бухгалтерской службы об изменении в системе расчетовСумма выплат по больничному листку будет производиться на основании данных электронного документа
Получение электронной подписи в аккредитованном центре или использование ранее зарегистрированной ЭЦПЭЦП должна быть совместима с системой ФСС, действительность подписи можно проверить на сайте фонда
Открытие личного кабинета на официальном портале ФСС по адресу cabinets.fss.ru.Сайт содержит инструкции, предназначенные для разных категорий пользователей. В документе содержатся требования к используемому лицами программному обеспечению

Доступ к личному кабинету страхователя предоставляет большой набор возможностей. Работодатель имеет право получать информацию о состоянии нетрудоспособности, предыдущих бюллетенях сотрудника, выводить документы на бумажный носитель, осуществлять информационный обмен с ФСС. Благодаря наличию взаимного обмена работодатель получает возможность изменять данные документа при выявлении ошибок в тексте.

Действия работодателя после закрытия ЭЛН

Поиск листка нетрудоспособности лица производится по номеру, предоставленному работником. Дополнительно пользователи могут воспользоваться фильтром. Выбор документа также осуществляется в журнале учета по номеру СНИЛС, ФИО сотрудника, дате документа или статусу. Для работы с документом потребуется:

  • ЭЦП организации и ответственного физического лица, получающего информацию об ЭЛН и осуществляющего получение, ввод, корректировку данных.
  • Наличие соответствующего технического обеспечения, позволяющего загрузить электронный документ в учетную программу. Возможность использования локального ПК без удаленного доступа отсутствует. Обмен данными производится с компьютера, имеющего выход в Интернет.
  • Обеспечение мер безопасности данных – использование антивирусных программ, резервное копирование данных на отдельных носителях.

Срок расчетов с сотрудником по электронному бюллетеню идентичен периоду оплаты бумажного носителя. Расчет осуществляется в десятидневный срок, исчисляемый со дня получения от работника заявления и сведений о номере электронного документа. Кроме зачетной системы оплаты периода нетрудоспособности ряд регионов использует пилотный проект (Постановление Правительства от 21.04.2011 № 294).

Преимущества предприятий, участников пилотных проектов ФСС

Оплата ЭЛН сотрудников предприятий, участников пилотных проектов, осуществляется напрямую из ФСС (за исключением части, оплачиваемой работодателем). В отношении документооборота действуют четко установленные сроки. При использовании электронных носителей участниками прямых расчетов:

  • Упрощается механизм документооборота.
  • Отсутствует необходимость предоставления сканируемых листков нетрудоспособности и заполненных вручную реестров документов.
  • Потребуется в личном кабинете заполнить расчетную часть, заверить подписью, удостовериться в смене статуса документа. Реестр формируется на основании заполненных ЭЛН.

Дополнительным плюсом использования ЭЛН является отсутствие необходимости выведения документа на печатный носитель с последующим хранением. Информацию, необходимую для проверки ФСС, инспекторы фонда получают из информационных баз. Архивации подлежат бюллетени, выписанные на бумажных бланках установленного образца.

Ошибки, допускаемые в электронном обороте больничных листов

Ошибка № 1. Электронная форма применяется наряду с бумажным носителем. Работодатели, подключившиеся к системе оборота бюллетеней, ошибочно полагают применять в учете только электронные формы. Работник имеет право выбора формы, работодатель не могут обязать сотрудника оформлять документы только одного типа.

Ошибка № 2. При оформлении ЭЛН врач, при внесении информации в базу данных, может допустить ошибку в написании данных лица, наименования организации. Ошибки, допущенные медиком, может исправить работодатель, внеся изменения в базе с указанием причины корректировки.

Читайте также статью ⇒ Перенос отпуска в связи с больничным по уходу за ребенком.

Ответы на часто возникающие вопросы

Вопрос № 1. Является ли услуга по предоставлению ЭЛН платной?

Выдача электронного документа не является платной услугой наравне с оформлением бумажной формы листка.

Вопрос № 2. Могут ли негосударственные медицинские учреждения оформлять электронные бюллетени?

Право на предоставление ЭЛН имеют как бюджетные, так и негосударственные медицинские учреждения. Организация должна иметь лицензию, врач обладать правом на проведение экспертизы по установлению временной нетрудоспособности.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Загрузка...