Этапы проверки справки 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую

Обязанность по декларированию всех видов доходов граждан, юридических лиц или предпринимателей закреплена законодательством в обязательном порядке, в пределах установленных сроков самостоятельно. В статье расскажем, как проверить 2 НДФЛ перед сдачей в налоговую, в какие сроки сдавать.

Для чего нужна форма 2-НДФЛ

Для физических лиц трудящихся у работодателя (любой организационно-правовой формы) все источники дохода по месту работы/службы декларирует непосредственно работодатель. За последним также закрепляется обязанность удерживать налог на доходы у физических лиц по ставке 13% , а также уведомлять своевременно о начисляемых суммах доходов и удержанных налогах. Читайте также статью: → «Зачем нужна справка 2-НДФЛ».

Во всех случаях, когда у предприятия отсутствовала возможность удержания налога на доход, раз в год устанавливается обязанность уведомлять об этом налоговые службы.

Справка о доходах, которые получил гражданин за определенный период времени у налогового агента, может выдаваться в двух случаях:

  • Если работнику по любым причинам требуется подтвердить свое материальное положение, он обращается за справкой по форме 2-НДФЛ к работодателю;
  • Когда наступает срок подачи отчетности по доходам сотрудников у налогового агента.

В первом случае срок создания и выдачи сведений о доходах сотруднику регулируется по месту его работы, и справка выдается в кратчайшие сроки, но не позже трех дней с момента обращения лица. В остальных ситуациях сроки и период, за который подается сводная информация о получаемых доходах физическими лицами, возлагается на налогового агента законодательством.

Кто пользуется справкой 2-НДФЛ

Информацией, которая содержится в справках о доходах, руководствуются:

Кто пользуется Для чего
Налоговые службы Когда заявлен имущественный, социальный вычет требуется подтверждение о суммах налога уплаченного в бюджет заявителем
Кредитные организации, банки В качестве подтверждения платежеспособности клиента, при выдаче кредита, рассмотрении заявки на ипотеку
Коммунальные учреждения При рассмотрении возможной скидки, субсидировании на затраты по содержанию жилья, оплате коммунальных услуг
Социальные службы помощи В случае обращения заявителя для оформления материальной помощи как малоимущим лицам, доплат и льготных пенсионных или социальных пенсий
Коммерческие и прочие предприятия При трудоустройстве физического лица на новое место службы/работы

За достоверность предоставленных сведений о доходах, а также информации о перечисляемых налогах, которые будут указаны в справке 2-НДФЛ, несет ответственность составитель (налоговый агент). Читайте также статью: → «Где взять справку 2-НДФЛ: особенности получения и сферы использования».

Когда сдается справка 2-НДФЛ

Общие сведения о доходах сотрудников передаются в налоговую службу за прошедший период. Установлен срок передачи справок:

Срок Сведения
Не позже 01 апреля Справки, в которых указаны сведения о полученных доходах и удержанном налоге
Не позже 01 марта Подаются сведения, которые содержат информацию о неудержанных налогах с доходов, полученных физическими лицами

В случаях, когда предприятие (или ИП) выплачивает суммы доходов, но не несет обязанностей налогового агента, не требуется извещать обо всех подобных случаях и налоговые службы.

Это случаи когда получатель дохода сам декларирует свои поступления. К примеру, если ИП работает по общей системе налогообложения. Он получает доходы в рамках своей экономической деятельности, и декларирует налоги по ставке 13% самостоятельно. Кроме того, у физических лиц есть возможность получения дохода от продаж движимого или недвижимого имущества. В этой ситуации также действует обязательство за физическим лицом по сдаче налоговой декларации и уплате налогов в полном объеме.

Каким способом можно подать справки без штрафов

Итоговые сведения о выплаченных доходах, удержанных (или нет) суммах налогов формируются на бумажном носителе, по утвержденной форме, также подтверждаются в электронном формате. Комплект документации состоит из письменных экземпляров справок и магнитного носителя с подтверждающей информацией.

Налоговые агенты, которые передают сведения о доходах сотрудников общим количеством 25 и более справок обязаны предоставить всю информацию, отчетность по каналам специализированной связи, предназначенные для подачи деклараций в налоговые службы. Читайте также статью: → «Банковская проверка подлинности справки 2-НДФЛ».

Если в ходе проверок будет установлено, что организация не передала справки о доходах, ей назначается штраф за каждый не предоставленный документ величиной 200 рублей. За неточности в сведениях о доходах, которые обязан декларировать налоговый агент законодательными актами также предусмотрены штрафные санкции.

Когда ошибка закралась в паспортные данные получателя дохода, то такое, как правило, не повод для выставления штрафа. Значительная ошибка, когда отсутствует любая возможность идентифицировать личность получателя доходов (ИНН, адрес, ФИО). В любом случае, подать нужные сведения даже после успешной сдачи справок о доходах требует законодательство. Так налоговый агент защитит свою организацию от претензий со стороны налоговых структур и штрафных санкций.

Ключевые показатели для проверки перед подачей справок в ФНС

Кроме персональных сведений о получателе дохода, бухгалтерия предприятия должна перепроверить некоторые обязательные данные и показатели, которые содержатся в справках 2-НДФЛ.

Форма подачи сведений должна соответствовать действующим требованиям:

  • Содержать актуальные данные ОКМО (п 1.3 справки);
  • Разделы (п.3 и 4) должны содержать достоверные сведения о предоставляемых налоговых вычетах;
  • Ставка налога, по которой исчисляется сумма налога работодателем, может составлять только 13% (при условии, что сотрудник резидент РФ);
  • Признак справки (01 или 02) в зависимости от того, удержан или нет налог у получателя дохода;
  • Кодирование видов полученных физическим лицом доходов от налогового агента (2000 – основной оклад, начисления, 2012 – отпускные выплаты или компенсации);
  • Арифметическая правильность расчета всех показателей.

За каждое несоответствие контролирующий орган вправе выставить штрафные санкции, потребовать предоставить письменные объяснения или уточнить/скорректировать все данные, которые содержатся в справках о доходах сотрудников.

Когда сведения о доходах можно не передавать в ФНС

Чтобы не нарушить порядок передачи сведений о доходах сотрудников следует обратиться к налоговому кодексу в части статьи 230 п. 2, который регулирует порядок работы налоговых агентов в отношении своих обязательств. Перечислим основные ситуации, когда не обязаны подавать справки, и также штрафных последствий за непредставление сведений:

Ситуация Описание
Сотрудник не получал зарплату В случае, когда отсутствовал доход в течение всего периода, и приказа на увольнение не поступало
Были выплачены поощрительные суммы, за соблюдение  условий максимальной покупки Клиент физическое лицо приобретает по акции, оптом товар и получает бонус, подарок за соблюдение условий акции при покупке
Выплачены денежные средства предпринимателю ИП является участником коммерческой сделки, обязательство за декларированием своих доходов и всю ответственность несет самостоятельно
Купили имущество граждан Физическое лицо, которое учувствовало в сделке (даже если от сотрудник организации)лично подает сведения о своих доходах от нетрудовой деятельности (ст НК РФ 228)
Сотрудники получили доходы, не подлежащие налогообложению Сюда относятся финансовая помощь в случае стихийных бедствий (материальная помощь), размер алиментов, пособия по БИР, отпускные выплаты сотрудникам, которые ухаживают за ребенком от рождения до исполнения малышу 3 лет
Денежные подарки, материальная помощь К примеру, сотруднику выплатили материальную выплату/помощь в сумме 4000 рублей, в текущем году, такие доходы не облагаются налогом и не декларируют

Основной признак, по которому классифицируется необходимость внести сведения о доходах сотрудников в справки для ФНС, а также обязанность налогового агента удержать и перечислить сумму налога в бюджет заключается в понимании того, за какое действие был выплачен доход. Все начисления, которые предназначены сотрудникам за выполнение трудовых обязанностей по основному договору, соглашение на совместительство, работы по ГПХ с сотрудником предприятия будут облагаться налогами и сведения включаться в справки, передаваемые в ФНС за прошедший год.

Также включаются в справки все нематериальные виды доходов, либо разновидности полученной материальной выгоды: экономия на процентах по кредиту, компенсация работодателем жилья, стимулирующие поощрения: премии, подарки (стоимостью выше 4000 рублей), абонементы в спортзал, выплаты сверх норм командировочных расходов (все суммы облагаются налогом по ставке 13%).