Как пройти камеральную проверку ФСС? Что проверяют в первую очередь?

Контроль за отчислениями предприятий страховых взносов в ФСС и осуществлением расходов производится региональными отделениями Фонда. Оперативным мероприятием контроля является камеральная проверка, проверяемый период которой составляет 3 месяца. Срок проведения процедуры исчисляется от даты представления налогоплательщиком расчета о начисленных и уплаченных взносах. В статье рассмотрим как проходит камеральная проверка ФСС, ее сроки и необходимые документы.

Основные моменты проведения камеральной проверки

Процедура проведения камерального мероприятия контроля имеет особенности:

  • Основанием для начала проверки служит расчет, представленный налогоплательщиком.
  • Для открытия проверки не требуется издание специального решения руководителя. Основанием для начала процедуры служит подача организацией или ИП отчетности – квартального расчета взносов. Мероприятия контроля охватывают предприятия, имеющие предпосылки к проверке.
  • Проверка производится ревизорами Фонда в отделении ФСС без уведомления налогоплательщика. При отсутствии ошибок или необходимости подтверждения расходов предприятие не знакомят с процедурой и результатом.
  • Проверяющий компанию ревизор учреждения имеет право запросить первичные документы для подтверждения отчислений или расходов.

Право, предоставляемое законодательством фонду для проведения контроля, установлено в ст. 37 Федерального Закона № 212-ФЗ от 24.07. 2009г. Камеральные проверки ФСС проводятся по аналогии с проверками ИФНС, порядок проведения которых установлен ст. 34 указанного ФЗ. Процедуры камерального контроля учреждений ФСС и ИФНС имеют совпадения по документообороту, срокам, основаниям проверки и оформлению результатов. Читайте так же статью: → Камеральная проверка ИП на УСН, ЕНВД, ПСН и после его закрытия, → Как пройти камеральную проверку по налогу на прибыль?

Предпосылки для проведения проверки

Налогоплательщики, регулярно представляющие отчетность, своевременно уплачивающие взносы и производящие умеренные расходы, редко подвергаются проверке ФСС. Под проверку попадают компании в случаях:

  • Наличия значительного числа ошибок в отчетности и нарушений, противоречащих законодательству.
  • Представления отчетности с пропуском сроков.
  • Систематического превышения показателей расходов над начисленными взносами.
  • Регулярного получения существенных сумм из бюджета для покрытия расходов, направляемых на социальные нужды.Возмещение производится при недостаточности собственных средств для покрытия расходов социального страхования.

Безусловным основанием для проведения камеральной проверки является подача налогоплательщиком расчета с заявлением на возмещение расходов.

Документы, проверяемые в ходе ревизии

Камеральная проверка преследует цель выявления соответствия учетных данных фактическим, законодательным нормам и подтверждения целевого расходования средств. Если в процессе проверки выявляются ошибки или данные, требующие подтверждения, предприятию предоставляется 5 дней на подготовку и подачу оправдательных документов. Инспектор ФСС имеет право затребовать документы, касающиеся начисленных, уплаченных взносов и произведенных расходов периода.

Проверяемые документы Показатели, подвергаемые контролю
Договоры о трудоустройстве Датыприема на работу
Расчетные ведомости учета заработной платы Начисленные суммы в соответствии с отчетностью
Лицевые счета работников Суммы вознаграждений конкретного работника
Табели учета трудового времени Наличие сведений о работнике при проверке нахождения лица в отпуске, по болезни, использовании выходного дня
Справки-расчеты Верность расчета
Заявления работников Дата, соответствие назначению
Приказы на отпуск, предоставление дополнительного выходного дня Соответствие дат
Расходные кассовые ордера (РКО) или платежное поручение с выпиской при оплате безналичным расчетом Факт осуществления выплаты
Свидетельство о рождении ребенка Подтверждение даты рождения
Листки нетрудоспособности Назначение, даты, период, суммы расчета
Справка с места работы супруга Проверка отсутствия двойных выплат

При проверке документов ревизором могут быть запрошены общие сведения о предприятии и деятельности. При выявлении ошибочных данных ответственные лица представляют объяснительные по поводу фактов допущенных нарушений.

Назначения выплат, проверяемые Фондом

В процессе контроля расходов ревизоры ФСС проверяют целевые затраты работодателя, направляемые на оплату:

  • Пособий, выплачиваемых при наступлении временной нетрудоспособности, включая выплаты по беременности и родам.
  • Единовременных выплат при рождении ребенка.
  • Пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет.
  • Пособий на погребение.
  • Оплаты дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом.
  • Путевок в оздоровительные учреждения.
  • Расходов по травматизму и профессиональным заболеваниям.

Каждое направление расходов имеет свой перечень оправдательных документов, используемых при проверке инспектором. О наличии подтверждающих выплаты документов работодатель и сотрудники бухгалтерии должны позаботиться до произведения расчетов.

При подаче в Фонд пакета бумаг для подтверждения целевого назначения расходов перечень документов уточняется у ревизора.

Рассмотрим пример №1 перечня документов при выплате единовременного пособия при рождении ребенка. Работник предприятия ООО «Восток» Ковалева В.М. обратилась к работодателю за выплатой пособия при рождении ребенка. В бухгалтерию организации Ковалева В.М предоставила: заявление с просьбой о выплате пособия, копию свидетельства о рождении ребенка, оригинал справки из органов ЗАГСа о регистрации ребенка, оригинал справки, выданной работодателем супруга об отсутствии выплат.

По итогам квартала ООО «Восток» произвело возмещение расходов из бюджета и предоставило документы для проверки. Камеральная проверка ТО ФСС определила полноту документов для произведения выплаты.

Проверка выплат по листкам нетрудоспособности. Пример

Преимущественные суммы затрат направляются работодателями на выплаты по листкам нетрудоспособности. Работник получает на время отсутствия средний заработок, рассчитанный на основании предшествующих случаю 2-х лет. При проверке соответствия требованиям расчетов ревизором Фонда определяется полнота сведений.

Показатели к проверке

Детализация

Реквизиты листка Наличие штампа, печати, подписей ответственных лиц медицинского учреждения.
Корректность заполнения Отсутствие исправлений, полнота сведений
Данные лица и работодателя Наличие и соответствие данных документам
Период действия документа Даты начала, окончания и продления
Стаж работника Общий суммарный период работы, рассчитываемый по трудовой книжке
Расчетные данные выплаты Точность определения среднедневного заработка и суммы к выплате
Применение коэффициентов Наличие понижающих (при работе с оформлением на половину ставки) и повышающих (при работе в местах Крайнего Севера) коэффициентов

Контроль ревизора направлен на подтверждение:

  • Полноты реквизитов листка нетрудоспособности.
  • Соответствия всех документов по датам – табеля учета рабочего времени, дат листка.
  • Верности определения среднего заработка и стажа работника.
  • Точности промежуточных данных расчета и итоговой суммы.

При определении длительности стажа, используемого для выплат по листкам нетрудоспособности, учитывается общий стаж. Рассмотрим один из распространенных случаев ошибок, допускаемых при расчете.

Предприятие ПО «Искра» выплатило пособие по нетрудоспособности работнику М., имеющего общий стаж менее 6 месяцев. На момент наступления болезни (открытия листка) стаж работника составил 5 месяцев 20 дней. На дату закрытия листка стаж составил 6 месяцев 3 дня. Бухгалтерский работник ПО «Искра» определила стаж на момент расчета, что противоречило дате наступления страхового случая. Выплата была произведена из расчета среднего заработка.

При проведении камеральной проверки ТО ФСС ревизор выявил расхождение данных, что привело к до начислению налога. Выплата работнику М. должна быть произведена из расчета размера МРОТ.

Порядок представления документов, запрашиваемых в ходе проверки

Документы, подаваемые в ФСС, представляются в виде дубликатов, заверенных установленным образом. Инспектор имеет право затребовать для сличения подлинники форм, представленных дубликатами. Нотариально заверенные документы для проверки в ФСС не представляются.

Порядок удостоверения документов зависит от организационной формы предприятия.

Обязательные параметры Юридическое лицо Индивидуальный предприниматель
Запись «Копия верна» Необходима Необходима
Подпись Руководителя Предпринимателя
Печать При условии использования печати в документообороте Не обязательна в применении
Дата Не обязательна Не обязательна

Работодатель должен заверить каждый документ, представляемый на проверку. Состав документов указывается в сопроводительном письме, содержащем номер и дату согласно журнала регистрации исходящих документов. Письмо заверяется подписью ответственного лица (руководителя, главбуха, ИП) и оттиском печати при ее использовании предприятием.Допускается представление документов в электронном виде, направляемых по каналам связи.

Составление акта камеральной проверки

При отсутствии у налогоплательщика документов, подтверждающих обоснованность расходов или выявлении не устраняемых ошибок начисления, а также при игнорировании запросов ФСС составляется акт проверки.На оформление акта отводится 10 дней, исчисляемый от даты окончания проверки.

Акт проверки не составляется, если нарушений законодательных норм в расчетах налогоплательщика не выявлено.

Ознакомление с актом руководителя проверяемого предприятия и подпись производятся в течение 5 дней. При отсутствии связи с предприятием или отказе в получении акт по истечении срока пересылается по почте. Датой вручения признается 6-й день после отправки (или 11-й день от даты издания). Возражения по факту проверки представляются в течение 15 дней, исчисляемых от даты получения акта.

Возражения по акту проверки

Налогоплательщик имеет право опротестовать данные акта камеральной проверки. Возражения, поданные в письменном виде по материалам проверки, направляются на имя начальника территориального отделения Фонда. Период рассмотрения начальником ТО ФСС возражений составляет 10 дней, рассчитываемый от даты подачи возражений (регистрации документа в ФСС). На основании представленных доказательств принимается решение об отказе в претензиях Фонда или привлечения к ответственности. Опротестовать решение можно только в порядке судебного делопроизводства.

Рассмотрим ответы на наиболее актуальные вопросы налогоплательщиков

Вопрос № 1. Сколько лет необходимо хранить документы, подтверждающие выплаты из ФСС?

Проверке подлежат расходы, направляемые на социальные страховые выплаты, произведенные в течение 3-х лет. При расчете ряда выплат используются суммы, полученные работником за предшествующие случаю 2 года, что нужно учитывать при сдаче документов в архив. Все документы, связанные с выплатами работников, хранятся в течение 6 лет согласно ст. 28 Закона № 212-ФЗ. В случае проведения камеральной проверки проверкой охватываются только документы, подтверждающие расходы по расчету.

Вопрос № 2. Может ли отделение ФСС затребовать документы, касающиеся предыдущего периода в рамках камеральной проверки?

Основанием для проведения камерального контроля служит расчет, представленный налогоплательщиком. Запрашивать документы, подтверждающие расходы предыдущих периодов, Фонд может только в рамках выездной проверки.

Вопрос № 3. Могут ли ревизоры ФСС производить опросы работников о величине заработной платы в рамках камеральной проверки?

Опросы свидетелей на предмет выявления величины вознаграждений работников не разрешены законодательством.

Вопрос № 4. Какой срок отводится предприятию на оплату сумм, указанных в требовании по решению камеральной проверки.

На погашение долга перед ФСС в виде недоимки, пени или штрафа налогоплательщику предоставляется 10 дней от даты получения требования.