Как правильно продлить отпуск в связи с больничным: образец приказа, инструкция

Порядок продления отпуска в связи с больничным имеет свои особенности, а поэтому вызывает немало вопросов: нужно ли оформлять приказ на продление отдыха, подлежит ли продлению отпуск за свой счет, необходимо ли делать перерасчет отпускных. В статье расскажем, как продлить отпуск в связи с больничным, разберем основные ошибки, допускаемые бухгалтерами и кадровиками при продлении отпуска по болезни работника.

Больничный в отпуске: как оформить

Работник оформил отпуск (полный период или часть), во время которого заболел. Такая ситуация нередко встречается на практике, поэтому важно знать все тонкости продления отпуска и документального оформления данной процедуры. Читайте также статью: → «Как оформить больничный во время отпуска? Как продлить и перенести отпуск».

Продление или перенос отпуска

Что делать работодателю, если сотрудник во время отпуска заболел? В первую очередь, следует действовать согласно нормам ТК (ст. 124). Согласно данному нормативному документу, больничный увеличивает срок отдыха на период болезни. Иными словами, если «отпускник» заболел на 5 дней, то срок его отпуска увеличивается на 5 дней. ТК предусматривается следующие способы продления срока ежегодного отпуска:

  1. Если работник заболел в течение отдыха, но выздоровел по его окончанию, то он может выйти на работу, а остаток отпуска отгулять в другом периоде.
  2. По желанию сотрудника отпуск может быть продлен на период болезни. То есть по окончанию отдыха работник не выходит на место службы, а отгуливает дни болезни.

Пример №1. Старший экономист АО «Механизатор» Степаненко К.Л. ушел в отпуск 12.08.17. Согласно заявлению, отпуск Степаненко заканчивается 22.08.17.

  • 18.08.17 Степаненко заболел (срок больничного 18-21.08.17, 4 дня).
  • 22.08.17 Степаненко вышел на работу. Часть неиспользованного отпуск в связи с болезнью (4 дня) Степаненко перенес на сентябрь 2017, о чем оформил соответствующее заявление.

Пример №2. Токарь 2-го разряда АО «СтройБаза» Пеликанов В.Р. ушел в отпуск на 12 дней (03-14.04.17). В связи с болезнью Пеликанов оформил больничный на 6 дней (04-09.04.17). Пеликанов вышел на работу не 14.04.17 (день окончания отпуска), а на 6 дней позже (20.04.17), так как отпуск был продлен в связи с больничным.

Продлеваем отпуск в связи с болезнью

Работник вправе продлить текущий отпуск на дни болезни, а не переносить его на другой период. Согласно нормам ТК, данная процедура осуществляется автоматически на основании больничного листа, без оформления дополнительного приказа. Читайте также статью: → «Как оформить длительный больничный лист? Продолжительность и оплата». Ниже приведена пошаговая инструкция продления отпуска по болезни:

  1. Извещение работодателя о болезни. Представим, что работник находится в отпуске, оформленном на основании заявления и приказа. Во время отдыха работник заболел, обратился в медслужбу и открыл больничный. О своей болезни он обязан уведомить Вас как работодателя. Он может сделать это по телефону или посредством электронной почты. Также сотрудник сообщает о желании продлить отпуск (а не перенести на другой период).
  2. Предоставление работником больничного листа. После закрытия больничного работник передает Вам документ (лист временной нетрудоспособности), в котором указаны даты болезни. Сотрудник может предоставить больничный сразу по факту его закрытия или подать документу при выходе на работу. Если работник выздоровел (то есть больничный закрыт), но его отпуск продолжается, то он может предоставить электронный вариант больничного листа (сканкопию) или сообщить период болезни по телефону. В любом случае при выходе на работу он обязан предоставить оригинал документа.
  3. Выход сотрудника на работу. Работник, болевший в отпуске, выходит на работу позже окончания отпуска. Период его отдыха продлевается на количество дней болезни. Если работник изъявил желание продлить отдых (а не перенести его), то оформлять дополнительные документы ни работнику, ни Вам как работодателю не нужно. ТК гласит: продление отдыха в связи с болезнью происходит автоматически, о своем желании увеличить дни отпуска работник может уведомить как письменно, так и устно. То есть в нормативном документе нет прямого требования оформлять заявление на продление. Что же касается приказа на продление, то его также оформлять не нужно.
  4. Корректировка табеля и графика отпусков. На основании листа нетрудоспособности Вы должны откорректировать данные в табеле. Период, в котором сотрудник болел, отметьте обозначением «Б» (вместо «ОД» или «ОТ»). Дополнительные дни отдыха, возникшие в связи с продлением, отметьте отпусков («ОД»/»ОТ»). Также внесите изменения в график отпусков. Количество дней отдыха работника увеличьте на дни болезни, в графе «Основание изменений» укажите номер и дату больничного листа.

Как пересчитать отпускные из-за больничного

Один из наиболее распространенных вопросов среди бухгалтеров, производящий расчет отпускных: нужно ли пересчитывать оплату отпуска в связи с его продлением по болезни. Однозначный ответ – нет, не нужно. Если работник заболел в отпуске, в связи с чем решил продлить дни отдыха, то ему причитаются такие выплаты:

  1. Отпускные. По факту издания приказа на отпуск Вы обязаны выплатить работнику отпускные, рассчитанные исходя из его среднего заработка и количества дней отдыха
  2. Выплата в связи с временной нетрудоспособностью. На основании больничного листа, предоставленного работником, Вы осуществляете выплаты, принимая во внимание коэффициент стажа работника. Читайте также статью: → «Максимальный срок больничного листа: разбор примеров».
  3. Зарплата. По итогам месяца Вам необходимо выплатить работнику зарплаты за фактически отработанные дни, за вычетом дней болезни и отпуска.

В данном случае расчет отпускных и больничных выплат между собой не связан. При первоначальном оформлении отпуска Вы выплачиваете работнику отпускные, по факту предоставления листа нетрудоспособности производите выплату больничных.

Перерасчет отпускных делать не нужно: отдых работника был продлен, то есть фактически все дни отпуска сотрудник отгулял.

Пример №3. Согласно коллективному договору АО «Прогресс», наладчику цеха №5 Семенов К.В. положен ежегодный отпуск 32 дня (28 дней основного отпуска + 4 дня дополнительно за вредные условия труда). В графике отпусков на 2017 Семенов запланировал отпуск частями:

  • с 6 по 19 февраля 2017 – 14 дней;
  • с 10 по 18 августа 2017 – 8 дней;
  • с 4 по 13 декабря 2017 – 10 дней.

Первую часть отпуска (февраль 2017) Семенов использовал полностью. Во время отпуска в августе 2017 Семенов заболел и оформил больничный (14-17.08.17, 4 дня). О факте оформления больничного Семенов сообщил в отдел кадров АО «Прогресс» по телефону. Также в телефонном режиме Семенов сообщил о том, что хочет продлить отпуск за счет дней болезни.

Семенов вышел на работу 22.08.17 (на 4 дня позже окончания отпуска). В отдел кадров Семенов предоставил оригинал листа нетрудоспособности, на основании которого ему были выплачены больничные. Перерасчет суммы отпускных, выплаченных Семенову ранее, не производился.

В табеле Семенова за август 2017 отражено следующее:

  • рабочие дни с 1 по 9 августа 2017 – «Я»;
  • календарные дни с 10 по 13 августа 2017 – «ОТ»;
  • календарные дни с 14 по 17 августа 2017 – «Б»;
  • календарные дни с 18 по 21 августа 2017 – «ОТ».

На основании больничного листа, в графике отпусков на 2017 год были внесены изменения в отпуск Семенова за август 2017. Первая (февраль 2017) и третья (декабрь 2017) части отпуска Семенова в графике отражены без изменений.

Основные ошибки при расчетах

Согласно нормам законодательства, продлению в связи с болезнью подлежит лишь ежегодный и дополнительный оплачиваемый отпуск. Кадровики и бухгалтера, мало знакомые с положениями ТК, часто допускают ошибки при продлении отпуска по болезни. Ниже мы рассмотрим основные из таких ошибок.

Ошибка №1. Болезнь во время отпуска за свой счет

Сотрудница ОА «Факел» Степанцова оформила отпуск за свой счет на период с 13 по 20 марта 2017 (8 дней). 13 марта Степанцова заболела. Больничный лист открыт 13 марта и закрыт 17 марта (5 дней болезни). Отпуск за свой счет Степанцовой был продлен в связи с больничным на 8 дней, сотрудница вышла на работу 27.03.17

Руководство АО «Факел» не имело права продлевать отпуск Степенцовой, так как это противоречит нормам ТК. Так как Степанцова оформила отпуск без сохранения зарплаты, а ее болезнь пришлась на период отпуска, то период ее отдыха в данном случае не продлевается, а больничный лист не оплачивается. Корректировки в табеле в данном случае делать не нужно: весь период отдыха Степанцовой (в том числе и дни болезни должны быть отмечены «ОД».

Ошибка №2. Уход за больным родственником во время отпуска

Сотрудница ООО «Вена» Кивалова оформила часть ежегодного отпуска (11-26.09.17, 16 дней). 25.09.17 Кивалова открыла больничный по уходу за ребенком, больничный закрыт 27.09.17 (3 дня болезни). На основании больничного листа отпуск Киваловой был продлен на 3 дня, сотрудница вышла на работу 30.09.17. Отпускные Киваловой не пересчитывались, больничный выплачен в полном объеме (за 3 дня).

В данном случае имеет место распространенная ошибка, связанная с переносом отпуска по болезни родственников. Согласно нормам законодательства, больничный по уходу за родственниками не продлевает срок ежегодного отпуска. То есть Кивалова должна была выйти на работу не позже окончания больничного (27.09.17). Что касается выплат, то при их начислении также допущена ошибка. Больничный Киваловой должен был быть выплачен только за те дни, которые не приходятся на дни отпуска, то есть за 1 день (27.09.17).

Ошибка №3. Больничный в декрете

Сотрудница АО «Махаон» Тереньтева В.Д. находится в неоплачиваемом отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. В марте 2017 Терентьева оформила больничный на 5 дней и предоставила его в отдел кадров «Махаона». Больничный Терентьевой оплачен не был, однако ей были начислены дополнительные дни оплачиваемого отпуска.

Согласно ТК, больничный во время декрета не оплачивается, а дни болезни не продлевают ежегодный отпуск. Данное правило касается как случаев болезни сотрудника в декрете, так и случаев ухода за ребенком во время болезни. В данной ситуации Терентьева могла не оформлять больничный и не подавать его на место работы.

Рубрика «Вопрос – ответ»

Вопрос №1. Сотрудник ООО «Снеговик» Круглов оформил отпуск за свой счет на 3 дня (16-18.01.17). 17.01.17 Круглов заболел. Больничный открыт 17.01.17 и закрыт 19.01.17 (3 дня). Может ли Круглов рассчитывать на продление отпуска по болезни?

Так как Круглов заболел в период отпуска за свой счет, дни отдыха ему компенсированы не будут. Круглов должен выйти на работу 19.01.17 (позже окончания отпуска, но не позже окончания больничного). На основании листа нетрудоспособности «Снеговик» обязан оплатить Круглову больничный за 1 день (19.01.17), который не приходится на период отпуска. Расходы на больничный необходимо отразить за счет прибыли компании.

Вопрос №2. В октябре 2017 сотрудник ООО «Капитал» Мартынов С.П. оформил часть ежегодного отпуска (16-18.10.17, 3 дня). В первый день отпуска Мартынов заболел, срок болезни 3 дня (16-18.10.17). В связи с болезнью Мартынов решил продлить отпуск и вышел на работу 23.10.17. В отдел кадров «Капитала» Мартынов подал больничный лист, также Мартынов оформил заявление на продление отпуска из-за болезни. Необходимо ли в данном случае оформление заявления?

В ТК нет прямого требования относительно обязательного составление заявления при продлении отпуска из-за болезни. Однако, если организация (ООО «Капитал») считает необходимым оформление заявления в подобных случаях, то она вправе закрепить данное требование во внутренних нормативных документах (например, в Положении об отпусках). Составление заявления в таком случае не противоречит законодательству.