Как подготовиться к проверкам ФСС и ПФР

Законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых  два месяца (не считая приостановлений). Если вас проинформировали о предстоящей проверке и уже плотно занялись подготовкой к ней, предлагаю тогда сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. А если уведомления пока не было, и вы хотите провести оценку вероятности проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — тогда рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же понять, грозит ли вам в ближайшем времени выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого нужно воспользоваться критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

  1. Количество расчетов за 9 месяцев предыдущего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
  2. Страхователь производит затраты на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
  3. Несвоевременно предоставления сведений индивидуального персонифицированного учета. Это касается периодов до 2014 года, так как, начиная, с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения переучета.
  4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами, например, сумма компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, сумма материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.
  5. Применение пониженных тарифов страховых взносов.
  6. Есть ошибки и несоответствия по результатам проведения камеральных проверок.
  7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение больше двух периодов подряд.
  8. Отнесение страхователя к числу крупных плательщиков, для которых характерны наибольшие суммы облагаемые базой, много застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
  9. Уменьшение суммы начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
  10. Есть информация от налоговой о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Подобным способом, нежели большему числу критериев отвечает ваше предприятие или ИП, эта возможность проведения проверки больше.

Читайте также статью: → Мораторий на налоговые проверки в 2018 году.

Рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

Рассмотрим рекомендации по прохождению проверки, на примере. В организации происходит проверка по прохождению выездной проверки,  несколькими критериями:

  • Применили пониженные тарифы по страховым;
  • Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет;
  • Наличие выплат сотрудникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсация за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в январе 2016 года, естественно, проверялись периоды 2013, 2014 и 2015 годах. Примерно за 2 недели до начала проверки позвонили представители ПФР и предупредили, что компания значится в плане выездной проверки. И сообщили, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщили свои координаты, а также озвучили состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы).

Лучше чтобы выездные проверки проходили на вашей территории, рассмотрим в таблице причины:

ПричиныОписание
Обеспечение сохранности документовОригинальные документы, проверяющие, не имеют права изымать и выносить за пределы компании. Но если проходит проверка на территории, органов ФСС и ПФР, то могут запросить оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвезти, затем возвращать и контролировать постоянно, чтобы не потерялись документы и не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на вашей территорией, вы будете уверены, что с вашими документами будет все в порядке.
Экономия времени и материальные ресурсы Если проверка происходит на вашей территории, то не нужно тратить время на поездки, все документы вы сможете показать проверяющим в оригиналах, то есть сэкономите время. Но иногда могут запросить и копии документов и составить опись.
Можно подробно узнать, что от вас требуетсяПроизводят запрос инспектор ФСС, которое будет подтверждать ваше соответствие, установленное в законе.
Личный контактИнспекторы тоже люди, и если проверка проходит на вашей территории, у вас появляется возможность установить личный контакт в вашу пользу и нужно придержаться общим правилам.
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Определенные правила, которыми нужно придерживаться

Общаться с проверяющими ФСС и ПФР необходимо придерживаться определенных правил, рассмотри эти правила:

  • Настроится психологически, и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в компании все только «белое»;
  1. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Это важно, потому что некоторые проверяющие, со стажем, хорошие психологи, они сразу увидят, когда человек нервничает или пытается обмануть. Поэтому чтобы вам поверили, вы сами должны точно верить в свою правоту.
  • Создайте проверяющим комфортные условия.Хорошо, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойно и вам. Можно поставить у них в кабинете чайник, чай, и что-то к чаю, показать, где можно налить воды и т.д. Лучше потеснить своих сотрудников, но точно не проверяющих.
  • Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими.Когда будете предлагать чай или другие удобства, делайте это вежливо, из приличия, а не из желания подкупить.
  • Отстаивайте свое мнение.Если проверяющие указывают вам на ошибки, по мнению их, не пытайтесь согласиться и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что вам необходимо время, чтобы подумать и подготовить ответ. За это время вы сможете собрать нужные аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если вы понимаете, что нарушение имеют, место быть это не повод огорчатся, а наоборот, необходимо собраться и, во-первых, понять, чем это грозит, а во-вторых, попробовать все исправить.
  • Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у вас с ними разные интересы. Просто будьте максимально дипломатичны и держите ухо востро.

Читайте также статью: → Камеральная проверка по НДС к возмещению в 2018 году.

 Как подготовить документы к выездной проверке ФСС и ПФР

Несколько рекомендаций, как все подготовить документы :

  • Действовать нужно на опережение.Нужно понимать, что инспекторы выходят на проверку с четкими планами, основанных на предварительный анализ которые вы сдали отчеты. Исходя, из плана проверки формируется пункты запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые больше заинтересуют инспекторов. Например, если в компании были выплаты сотрудникам, не облагаемые взносами, или выплачивалось вознаграждение по договорам гражданского правового характера, проверяющие точно запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить  полные и подробные перечень документов, которые необходимо подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.
  • Готовьте документы заранее.По перечню определите документы составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь занимайтесь подготовкой этих документов, чтобы не занимайтесь этим в процессе проверки.
  • Обращайте внимание на подписи.1- подписи главбуха и руководителя на документах должны соответствовать приказам о назначении. На это нужно обратить внимание, если документы будут распечатываться сразу за несколько периодов. 2- подпись должна присутствовать в документе, если это считается обязательным реквизитом.
  • Предоставьте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Документы лучше собрать по видам и по периодам, чтобы возможно было не трудно найти нужный документ. Сшить документы или нет, это дело уже ваше.
  • Ну и самая главная рекомендацияуберите все лишние документы перед проверкой. 
Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик