Особенности и порядок оформления отпуска авансом

Когда сотрудник приступает к работе в организации, он получает право на оплачиваемый ежегодный отпуск спустя полгода. По согласованию с руководством отдых авансом – нередкое явление. Это касается и тех работников, которые трудятся в организации не первый год. В статье расскажем, как оформить отпуск авансом, рассмотрим особенности составления документов.

Какие отпуска предоставляются заблаговременно

Получить заблаговременно можно лишь отпуск, который является ежегодным очередным. На остальные виды дней отдыха это не распространяется. Нельзя раньше установленного срока востребовать дни отпуска:

Эти отпуска, кроме последнего, возможны лишь при наличии документального основания. Освобождение от работы без сохранения заработка нуждается только в заявлении сотрудника и согласии работодателя.

Важно! Отпуск авансом возможен относительно ежегодного оплачиваемого отдыха.

Определение и особенности отпуска авансом

Формулировка понятия отпуска авансом в ТК отсутствует. Но на практике так обозначают те дни отдыха, которые сотрудник получает заранее – до того, как протрудится на предприятии целый год. В соответствии с ТК трудящийся вправе претендовать на предоставление отпуска:

  1. В первый же год работы при выполнении своих должностных обязанностей не менее полугода (6 мес.).
  2. В каждом следующем календарном году – в период, который соответствует графику отпусков.
  3. По согласованию с работодателем – в первый год работы в организации до наступления полугодового стажа.

Последний временной отрезок касается только отдельных категорий сотрудников:

  • несовершеннолетних;
  • представительниц женского пола до наступления отпуска по БиР или после него;
  • участников ВОВ;
  • воспитывающих двух или более малышей, если им еще не исполнилось 14;
  • супругов военнослужащих, если муж (жена) получили отпускные дни;
  • имеющих на руках детей-инвалидов, не достигших совершеннолетия;
  • работающих в компании по совместительству, когда на основной работе им предоставлен очередной отпуск.

Возможны и иные ситуации, наличие которых утверждено в коллективном или трудовом договоре. Все временные отрезки предоставления отпуска содержат вероятность того, что оплата дней отдыха будет произведена авансом.

Отпуск авансом – обязательные условия

При предоставлении сотруднику отпуска авансом необходимо учитывать определенные условия:

Условия Пояснение
Продолжительность отпуска минимум 14 дней
Замена денежной оплатой не допускается
Решающее слово за работодателем руководитель располагает правом на предоставление отпускных дней, но не отягощен обязанностью

Важно! Для получения отпуска авансом требуется согласие непосредственного руководителя сотрудника и работодателя.

Как получить отпуск раньше положенного срока

На каждом предприятии составляется график отпусков. По положениям ТК работа над ним должна закончиться не позже двух недель до окончания года.

Но когда у сотрудника появилась необходимость в отпуске раньше, чем предусмотрено графиком, да еще и авансом, ему следует предпринять такие шаги:

Шаги Содержание
1. Заручиться согласием непосредственного руководителя (начальника отдела, цеха, подразделения)
2. Написать на имя руководителя организации заявление. В нем следует указать:

  • дату начала отпуска и его продолжительность;
  • поставить число и подпись.

В заявлении можно написать причину, которая послужила поводом обратиться с просьбой об отпуске

3. Представить заявление начальнику кадровой службы
4. При положительном решении работодателя подписаться на приказе об отпуске и получить денежные средства (отпускные)

В подобных действиях сотрудника нет ничего необычного. Подобная схема является стандартной. Читайте также статью: → «Отпуск при работе по совместительству: основной, декретный, учебный».

Отражение в графике отпуска авансом

Для оформления отпускных дней заблаговременно соответствующим службам организации необходимо:

  • издать соответствующий приказ;
  • внести дополнения в график отпусков.

Ничего вписывать в график не потребуется, если сотрудник принят на работу после утверждения документа. Допускается предоставление отпуска авансом новому члену коллектива только на основании его заявления. В график текущего года включать данные не обязательно. Но многие кадровики предпочитают оформить дополнения отдельным документом. В нем они отмечают информацию об отпусках новых сотрудников.

Если работнику фирмы обозначено время отпуска в утвержденном графике, то при любом изменении сроков коррективы вносятся обязательно. Для этого в документе предусмотрены графы под названием «Дата фактическая» и «Основания для переноса».

Важно! В примечании следует обязательно указать, что согласие сотрудника получено, несмотря на то, что отпуск переносится по его просьбе.

Удержания за неотработанные дни отдыха

Предоставляя сотруднику отпуск наперед, работодатель подвергается риску. Всегда остается вероятность того, что подчиненный уволится раньше, чем сможет покрыть оплату за предоставленные дни. Сотрудник имеет право написать заявление об уходе в любое время – и еще находясь в отпуске, и после выхода на работу. Если обстоятельства складываются именно так, то работодатель может воспользоваться своим правом удержания задолженности из заработка отпускника.

Однако и тут есть определенное ограничение. Оно состоит в том, что общий размер удержанной суммы не может превышать 20% заработка. Поэтому, если задолженность перекрывает указанные размеры, работодателю не следует нарушать трудовое законодательство. Необходимо:

  1. Провести переговоры с сотрудником и убедить его в том, что долг следует погасить на добровольных началах.
  2. Когда человек согласен, то он внесет в кассу предприятия сумму переплаты или переведет ее на счет, реквизиты которого предоставит бухгалтерия.

Если же сотрудник отказывается вернуть излишек средств добровольно, работодатель не сможет использовать против него иные рычаги влияния, а именно, обращение в суд. Законные основания для этого отсутствуют. Взимание денежных средств, выплаченных за дни отдыха, предоставленные заблаговременно, не включено в список, содержащий случаи удержания из заработка для погашения перед работодателем задолженности.

Поэтому руководитель должен осознавать, что его предприятие может получить убытки из-за утраты денежных средств, выплаченных за неотработанное время. После того, как пройдет год со дня увольнения сотрудника, можно списать невозвращенный им долг как внереализационные расходы. Это наиболее правильный вариант, который уменьшит налогооблагаемую базу и, тем самым, снизит сумму уплаты в бюджет. Читайте также статью: → «Разделение отпуска на части: в графике отпусков, военнослужащим, без согласия работника».

Отсутствие удержаний за отпуск авансом

Трудовым законодательством предусмотрен перечень ситуаций, исключающих удержание с доходов сотрудника переплаты за неотработанный отпуск. Это происходит, если трудящемуся пришлось уволиться по причине:

  1. Ликвидации организации.
  2. Сокращения штата персонала компании.
  3. Выхода на заслуженный отдых.
  4. Смены собственника фирмы или компании. Тут следует отметить, что по этой причине возможно увольнение руководителя, его заместителей и главбуха.
  5. Призыва сотрудника в армию, или же определение его на службу гражданскую, как альтернативу военной.
  6. Нетрудоспособности работника, подтвержденной официальным медзаключением.
  7. Увольнения по согласию сторон или из-за окончания срока трудового соглашения.
  8. Отказа сотрудника перевестись на иную должность по медицинским показаниям. Кроме того, у работодателя попросту может отсутствовать рекомендуемая докторами работа.
  9. Смерти сотрудника либо же признания его в судовом порядке безвестно пропавшим.
  10. Экстренных событий, которые уничтожают возможность дальнейших трудовых отношений: разгул стихии, военные конфликты, пандемии, серьезные аварии.

Важно! Последняя причина становится легитимной после признания ее таковой Правительством страны или соответствующим местным органом власти.

Особенности расчета размера вычета за неотработанный отпуск

Когда трудовое соглашение расторгается по причинам, которые не входят в перечень, изложенный выше, работодатель вправе потребовать от сотрудника возвратить переплаченные средства. Такое возможно, когда тот решил уволиться по собственному желанию или после серьезного дисциплинарного проступка. Сотрудник о своем уходе должен уведомить работодателя заранее – минимум за две недели. Не исключено, что оплата за этот период перекроет сумму задолженности трудящегося, получившего отпуск авансом.

Пример 1. Экономист финансовой службы Скворцова Е. Т. по согласованию с работодателем получила 28 дней оплачиваемого отпуска, проработав в компании 10 месяцев. Сразу же после выхода на работу она сообщила о своем решении уволиться (написала заявление) в предусмотренные законом сроки. Оклад сотрудницы за весь период работы составлял 48 тыс. руб.

Для определения суммы возможных удержаний следует провести такие расчеты:

Расчет показателей Ед. изм. Результат
1.      Сотрудница трудилась в компании 10,5 месяцев (с учетом двух недель обязательной отработки). Это означает, что количество заработанных отпускных дней составит: дн. 24,5
2.      Заработок сотрудницы в среднем за один день для расчета отпускных: руб. 1638,23
3.      Размер отпускных:

—        выплаченных

—        заработанных

руб.
4.      Задолженность по отпускным:

45 870,44 – 40 136,64 = 5 733,80

руб. 5 733,80
5.      Заработок за полмесяца отработки перед увольнением:

45 000/2 = 22 500 руб.

после уплаты налога

22 500 — 22 500 · 0,13 = 19 575,00

руб. 19 575,00
6.      Сумма, которую работодатель вправе удержать (20% – максимум): руб. 3 915,00

Остаток в 1 818,80 руб. (5 733,80 — 3 915,00) сотрудница может вернуть в кассу только добровольно.

Рейтинг 4 популярных вопросов

Вопрос №1. Сотрудник воспользовался отпуском наперед и, не проработав года, вынужден был уволиться из-за состояния здоровья. Вправе ли работодатель вычесть задолженность, возникшую из-за выплаты еще не отработанных отпускных?

Если сотрудничество прерывается по причине нетрудоспособности трудящегося, которая подтверждается соответствующими документами (медзаключением), работодатель не имеет права погасить переплаченную ранее сумму, высчитав ее с расчетных или последней зарплаты.

Вопрос №2. Работник написал заявление на увольнение по собственному желанию. При этом он проработал в компании 8 месяцев и уже побывал в отпуске, продолжительность которого составила 28 календарных дней. Величина удержаний за загодя использованные дни отдыха превышает 20% заработка. Можно ли ее высчитать в полном размере, если трудящийся не возражает?

Размер удержаний не может превысить 20% заработка. Поэтому, даже с согласия увольняющегося сотрудника нельзя погашать большую сумму. Разницу работник пусть добровольно внесет в кассу предприятия.

Вопрос 3. Сотрудник компании при увольнении предоставил обязательство (в письменном виде) вернуть работодателю задолженность по отпускным в течение двух месяцев после ухода. Но средства не поступили в срок. Может ли работодатель взыскать переплаченную сумму через суд?

Работодатель может обратиться в суд, но результат не будет в его пользу. Законом не предусматривается наличие соглашения между работодателем и трудящимся касательно возврата переплаченных сумм добровольно, как самостоятельного основания для взыскания в принудительном порядке.

Вопрос №4. Существует ли у трудящихся возможность получить отпуск за следующий год до его наступления?

Воспользоваться отдыхом авансом можно тем сотрудникам, которые проработали хотя бы короткое время на новом рабочем месте. Но оформить подобный отпуск на следующий год на законных основаниях не допускается, поскольку трудящийся не отработал за будущий период времени ни одного дня.

Практика предоставления сотруднику отпуска до того, как наступил положенный период, получила распространение среди работодателей. Во избежание последующих проблем с возвращением денежных средств руководители перестраховываются – в большинстве случаев они предоставляют отпуск пропорционально отработанному времени и избегают платить наперед.