Как оформить командировку сотруднику в 2018 году

Периодически по заданию начальства сотрудников организации отправляет со служебными заданиями в командировку. Такая поездка связана с выполнением поставленных задач, и так же требует определенных затрат, нужно знать, как происходит оформление таких командировок.

Кого нельзя отправлять в командировку

Зачастую руководитель отправляет в командировку без согласия сотрудников, так как она является выполнением трудовой обязанности.

Хотя существуют категории людей, для которых служебная командировка под запретом, или требуется письменное согласие.

Существует запрет на оформление командировки для таких людей:

  • Для женщин, которые ждут появления ребенка и с ними заключен трудовой контракт;
  • Рабочие организации, которые являются несовершеннолетними (но если они занимаются творческими профессиями и профессионально спортом, ограничений нет);
  • Рабочие, которые работаю в организации по ученическому договору.

Определенные категории личности можно отправлять в командировку, но в обязательном порядке нужно запросить письменное согласие на это. К ним относиться:

  1. Женщины, которые работают по трудовому договору, у которых есть малолетние дети. И так же единственный родитель, у которого ребенку до 3-х лет;
  2. Сотрудники организации, которые имеют детей инвалидов;
  3. Рабочие организации, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи;
  4. Рабочие организации с группой инвалидности, если командировка нарушает программу восстановления.

!Важно специалистам кадров нужно запомнить, что перед командировкой этих  категорий специалистов ,нужно запросить на  их согласие должен быть получен ответ в процессе командировки.

Может возникнуть много проблем когда предполагается командировочная поездка. Запрета же не существует на отправку в командировку. Вопрос может возникнуть, как отобразить время в командировке на 2-ом рабочем месте в компании. По закону запрещается оформлять отпуск за свой счет или ежегодно оплачиваемый в этот период. В таком случаи, рекомендуется предоставлять своим сотрудникам дополнительный отпуск (оплачиваемый).

Читайте также статью ⇒ Как оформить командировку сотруднику в 2018 году: инструкция для бухгалтера.

Длительность командировки

Продолжительность командировки устанавливает руководитель, который фиксирует срок в своем распоряжении. Нужно решить, какой период нужен сотрудникам в командировке, определиться с производственными целями, которые ставиться перед сотрудниками  и сроками.

Если положения организация предполагается служебное задания, то длина командировки также должна присутствовать в документе.

Нельзя точно учитывать вес факторы, то длительность поездки может быть продлена и сокращена. Оформляться такая ситуация должна путем отдельного распоряжения руководителя организации. Командировка считается поездкой более 1-ого дня и не может превышать больше 40-ка дней. А если срок выходит за пределы установленных рамок, то кадровая служба должна оформить перевод сотрудника.

В данное время вступил закон о том, что не закреплен ни минимальный, ни максимальный срок.

Очень часто возникают вопросы при определении командировки у специалистов, работа, которая требует постоянные разъезды для выполнения своих обязанностей.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Какие нужны документы для командировки

Внесены некоторые изменения в оформлении командировок, в данное время только два документа имеют обязательно к использованию:

  • Приказ или распоряжение директора — основной документ, который определяет направление, длительность поездки, такой приказ обычно оформляют по форме Т-9 или же на фирменном бланке компании;
  • Авансовый отчет— бланк, который работник подтверждает расходы во время командировки с прикреплением определенных документов. Составляется по форме АО-1.

Для оформления таких дополнительных  документов необходимо упоминать в актах организации:

  • Командировочные удостоверения— должна быть отметка печатей от организации, можно использовать единый бланк, который будет включать в себя служебное задание, авансовый отчет и удостоверение;
  • Служебное задание — должно содержать сведения о работе, которую необходимо выполнить во время командировки, оформляться может по форме Т-10а;
  • Отчет о выполнении задания – Такой документ, составляться сотрудником, когда вернется с поездки. Нужно в этом документе объяснить проделанную работу во время командировки.
  • Журнал работника, уезжающего в командировку – это нужно для фиксации работника, который едет в поездку;
  • Служебная записка – нужна для оплаты расходов, если вдруг сотрудник использовал личный транспорт.

Читайте также статью ⇒ Налогообложение командировочных расходов.

Как оформить  командировку сотрудника несколько простых шагов

ДействияОписание
 Составить приказ на поездкуЧтобы  сделать приказ на командировку, нужно применить стандартные бланки т-9, либо сделать на фирменном документе в свободном стиле;
Выдача денег подотчетПри отправки работника в командировку нужно получить в кассе деньги на билет, на жилье и прочие расходы. Размер, который оплачивает эти расходы, должен быть установлен в акте;
Составление командировочного удостоверенияЕсли этот шаг указан в акте то тогда оформляется такое удостоверение, зависит от того что  какой бланк применяется в организации, он так же  включает в себя отчет о работе;
Оформить авансовый отчет и сдать егоС факта возвращения из поездки, сотруднику нужно написать и отдать бухгалтеру авансовый отчет на бланке АО-1. Если вдруг в актах фирмы указано об этом, то с отчетом  о проделанной работе.

К отчету прикрепляется:

·       Счет о проживание;

·       Счет на проезд к месту командировки;

·       Счет на такси;

·       Служебная записка  с расходами;

·       Квитанции за другие расходы.

 

Вернуть в кассу неиспользованные деньги Если после возвращения с поездки остались денежные средства, необходимо в течении 3-х дней с оформления авансового отчета  вернуть в кассу остатки. С помощью документа Приходный кассовый ордер;
Компенсировать перерасход  средств работникуМожет сложиться такая ситуация что работник потратил больше денежных средств чем ему дали. Нужно выполнить проверку его авансового отчета.

Чтобы  определить  перерасход нужно:

·        Есть ли затраты по неотложной причине;

·        Есть ли документ на эти затраты, и составлены ли они правильно

·        Правильно ли заполнен авансовый отчет

Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку

Поездка иногда подразумевает, что выполнения своей работы на новом месте должен начинать с понедельника для этого сотруднику нужно отправиться в поездку в выходной день. Для этого необходимо издать приказ, что командировка начинается с выходного дня, а сотрудник должен дать письменное согласие.

Продлить или перенести  уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя  в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока  командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать  причину переноса, а так же новые даты.

Так же  если работник в отпуске то по закону, этот период сотрудник полностью освобождается от своих рабочих обязанностей. И если работодателю необходимо отправить сотрудника в командировку, нужно  отозвать сотрудника из отпуска.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик