Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция

С каждым годом расчет перечень отчетности, которую ФНС требует подавать исключительно в электронном виде. С 01.01.2019 года список электронных документов дополнен годовым балансом и прочими формами обязательной финансовой отчетности. В статье рассмотрим основные преимущества подачи налоговой отчетности в электронном виде, а также разберем, как наладить электронный документооборот с ФНС.

Электронный документооборот: понятие, основные преимущества

Система электронного документооборота – механизм обмена документами не на бумажном носителе, а в электронном виде.

В течение последних нескольких лет популярность электронного документооборота стремительно растет. Компании внедряют систему для внутреннего пользования, а также для обмена документами с контрагентами. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:

  1. Экономия расходов. Главным преимуществом электронного документооборота является существенное снижение расходов компании, связанных с приобретением канцтоваров (в частности бумаги), а также почтовых расходов, обусловленных необходимостью отправки документов контролирующим органам и контрагентам.
  2. Оптимизация трудовых ресурсов. Практика показала, что электронный документооборот снижает потребность организации в трудовых ресурсах. Данный факт объясняется тем, что доступ к электронным документам предоставляется автоматически, без привлечения дополнительных сотрудников.
  3. Удобство пользования. Создание, подписание, внесение правок в электронный документ осуществляется автоматически. У сотрудников и руководства нет необходимости исправления и переписывания документов. Кроме того, просмотр электронного документа доступен гораздо большему количеству пользователей.
  4. Скорость документооборота. Документ, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, поступает к получателю мгновенно.

Обмен электронными документами с ФНС

Еще одной причиной внедрения электронного документооборота является необходимость подачи электронной отчетности в ФНС. С 01.01.2014 года плательщики НДС подают налоговую декларацию в ФНС только в электронном виде. С 01.01.2019 года налоговики обязуют организации направлять обязательную финотчетность исключительно в электронной форме.

Кроме того, согласно ст. 80 НК РФ, ФНС принимает налоговые декларации только в электронном виде от организаций и ИП со средней численностью сотрудников более 100 человек.

Об особенностях организации электронного документооборота с ФНС расскажем ниже.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция

Электронный документооборот с ФНС
Электронный документооборот с ФНС

Шаг #1. Выбор Оператора электронного документооборота

Организация электронного документооборота с ФНС осуществляется на основании договора, заключенного с Оператором (ОЭДО).

Функции ОЭДО – обеспечение обмена информацией (в том числе документами) между налогоплательщиками и ФНС. Оператор гарантирует безопасность передачи данных, а также обеспечивает их конфиденциальность (при наличии таких требований).

Организация электронного документа с ФНС возможна при наличии договора с ОЭДО, аккредитованным фискальной службой. В связи с этим, перед подписанием соглашения, налогоплательщику следует удостовериться, что между ОЭДО и территориальным ФНС заключен договор, в соответствие с которым Оператор уполномочен на оказание услуг.

С перечнем Операторов ЭДО, аккредитованных ФНС, можно ознакомиться здесь → https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/.

Шаг #2. Заключение договора с оператором

После выбора Оператора организация переходит к следующему этапу – заключение договора на оказание телекоммуникационных услуг.

Как правило, договор составляется ОЭДО и передается налогоплательщику для подписания и ознакомления. Договор оформляется с указанием следующих основных условий:

№ п/пРаздел договора с Оператором ЭДОСодержание
1Предмет договора

Предметом договора с Оператором ЭДО являются телекоммуникационные услуги в части обеспечения обмена информацией и данными между Заказчиком (налогоплательщик) и ФНС. Согласно договору, Оператор:

  • обеспечивает обмен электронными документами в виде отчетов, справок, требований, т.п.;
  • гарантирует бесперебойную работу электронной системы;
  • обязуется своевременно устранять возникшие технические сбои;
  • предоставляет услуги технологической поддержки и сопровождения.

По усмотрению сторон, а также исходя из технических возможностей Оператора, договор может быть дополнен иными услугами, в зависимости от особенностей.

2Условия и порядок оплатыВ договоре утверждаются тарифы на услуги, предоставляемые Оператором, а также порядок и срок их оплаты.
3ОтветственностьДоговор содержит перечень мер ответственности за нарушение сторонами условий договора (для Заказчика – пеня за просрочку оплаты услуг Оператора, для Оператора – неустойка, штраф за невыполнение условий соглашения в части некачественного и несвоевременного предоставления услуг).

Договор составляется в 2-х экземплярах и вступает в силу после его подписания сторонами.

Шаг #3.  Установка ПО

Согласно договору с ОЭДО, Оператор может предоставлять налогоплательщику услуги по установке и сопровождению специального программного обеспечения, необходимого для обмена документами с ФНС.

Если данное условие в договоре с Оператором не содержится, налогоплательщику необходимо устанавливать ПО самостоятельно. При выборе ПО организации в первую очередь следует учитывать его совместимость с ПО ФНС.

Читайте также статью ⇒ «Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2019 году: таблица, штрафы за просрочку».

Шаг #4. Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Необходимым условием обеспечения электронного документооборота с ФНС является наличие у налогоплательщика ключа ЭЦП, который позволяет подписывать электронный документы квалифицированной цифровой подписью.

Согласно закону №63-ФЗ от 06.04.2011 года, документ, подписанный квалифицированной цифровой подписью, юридически приравнивается к документу, оформленному на бумажном носителе и подписанному уполномоченным лицом организации и скрепленным печатью.

Для получения ключа ЭЦП организации следует обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Министерства связи и коммуникаций РФ. С полным перечнем удостоверяющих центров можно ознакомиться на официальном сайте Минсвязи → minsvyaz.ru.

Выдача ключей ЭЦП осуществляется на основании обращения представителя организации в удостоверяющий центр с заявлением и документами, подтверждающими право должностного лица на подписание документов. К примеру, при оформлении ЭЦП для директора организации таким документов будет выступать устав, подтверждающие полномочия руководителя.

Читайте также статью ⇒  «Сроки сдачи отчетности по страховым взносам в 2019 году: таблица, штрафы за просрочку».

Шаг #5. Информирование ФНС

На данном этапе налогоплательщик информирует территориальный ФНС по месту регистрации о подключении к системе электронного документооборота путем обращения в фискальную службу с:

  • заявлением;
  • копией договора с Оператором ЭДО;
  • документами, подтверждающими получение ЭЦП.

На основании обращения ФНС включает налогоплательщика в перечень пользователей системы ЭДО.

Шаг #6. Обмен электронными документами с ФНС

После подключения к системе ЭДО с ФНС, налогоплательщик может подавать необходимую отчетность в электронном виде.

В рамках ЭДО налогоплательщик может предоставить в ФНС декларацию, запросить справку, акт сверки взаиморасчетов, предоставить разъяснения на полученный запрос.

Дата отправки электронного документа в адрес ФНС фиксируется автоматически оператором связи. Получив документ, ФНС отправляет налогоплательщику электронную квитанцию.

Если электронный документ содержит ошибки, ФНС направляет налогоплательщику соответствующее электронное сообщение.

Дата сдачи электронного документа определяется по дате электронной квитанции о принятии, отправленной налогоплательщику.

Читайте также статью ⇒ «Отчет о предпенсионных работниках: кто сдает, куда подавать, сроки, ответственность».

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Бесплатная юридическая консультация

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Adblock detector