Как оформить командировку сотруднику в 2018 году: инструкция для бухгалтера

Зачастую работа предприятия не может ограничиться местом постоянного трудоустройства сотрудников. Руководителям приходится отправлять работников в командировку для выполнения служебных заданий. В связи с этим, каждый бухгалтер обязан знать, как оформить командировку сотруднику. В данной статье мы расскажем, какие документы оформляются при назначении командировки (обязательные, дополнительные), как составить приказ на командировку, как выдать деньги под отчет, как составить командировочное удостоверение, как оформить и сдать авансовый отчет, как вернуть в кассу неиспользованные деньги, как компенсировать работнику перерасход средств.

Как оформить командировку сотруднику: обязательные и дополнительные документы

В законодательстве регулярно что-либо меняется, и после вступления в законную силу последних изменений обязательными остались только следующие документы, касающиеся оформления командировок сотрудникам:

Наименование документа

Описание
Приказ о направлении сотрудника в командировку (распоряжение руководства)

Основная бумага, в которой изначально определены продолжительность поездки, сам факт направления в командировку. Оформляется на фирменном бланке компании или по унифицированной форме Т-9.

Авансовый отчет

При помощи данной бумаги сотрудник доказывает факт несения затрат в ходе поездки. К документу прикладываются оправдательные бумаги — чеки, договора и т.д. Оформляется по унифицированной форме АО-1.

Следующие документы не обязательны для оформления, но, если руководство компании посчитало нужным их составлять, то соответствующее положение должно присутствовать в локальных нормативных актах фирмы (например, в Положении о командировках):

Наименование документа

Описание
Командировочное удостоверение

Документ составляется для простановки печатей принимающей командированного сотрудника стороной. Разрешается разработать бланк, в который сразу можно было бы внести данные удостоверения, авансового отчета и служебного задания.

Служебная записка

Пригождается для доказательства несения расходов на содержание личного автомобиля, эксплуатируемого в служебных целях.
Служебное задание

Документ для подробного описания производственной задачи, которая должна быть выполнена в ходе пребывания в командировке. Существует унифицированная форма Т-10а.

Журнал командированных сотрудников

Документ для учета работников, пребывающих в служебных поездках. Пригождается, если фирма регулярно отправляет работников в командировки.
Отчет о выполнении служебного задания

Документ, необходимый для внесения вернувшимся из поездки работником сведений о проделанной в командировке работе. Иногда указываются причины, по которым выполнить задание не удалось.

Как оформить командировку сотруднику: инструкция для бухгалтера

Далее подробно и пошагово рассмотрим, как грамотно оформить командировку работника, какие и как составить документы.

Как оформить командировку сотруднику: составление приказа на командировку

Важно! Если сотрудник отправляется в командировку на личном автомобиле, данный факт указывается в обязательном порядке в тексте Приказа о направлении его в служебную поездку или в текст дополнительного распоряжения.

Поскольку с недавних пор составление служебного задания стало необязательным, при его отсутствии в реквизитах приказа на командировку можно указывать сведения о распоряжении начальства или служебной записке. В крайнем случае, строку можно оставить незаполненной — это не будет считаться нарушением. Командированный сотрудник должен поставить свою подпись на приказе, подтверждающую факт ознакомления с его положениями.

Предприятие может использовать для оформления Приказа самостоятельно разработанную форму бланка или унифицированный бланк Т-9 (Т-9а в случае отправки в поездку нескольких работников). Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец Приказа на командировку (2018 год) Т-9 и Образец Приказа на командировку (2018 год) Т-9а.

Как оформить командировку сотруднику: выдача денег под отчет

Важно! Сумма суточных и компенсаций по командировочным расходам должна быть прописана во внутренних нормативных актах компании. Бухгалтер должен опираться на положения локальных актов.

Перед тем, как работник отправится в служебную поездку, бухгалтеру нужно выдать ему из кассы предприятия деньги на покупку проездных документов, аренду жилого помещения и на иные цели на основании Приказа руководства о направлении в командировку. Если сотрудник собственноручно оформил служебную записку с расчетом предполагаемой суммы затрат, бухгалтеру следует проверить, имеется ли на бумаге подпись директора.

Также должны быть выплачены суточные за каждый день пребывания в командировке. При этом нельзя забывать о том, что при наличии на фирме валютного счета, при отправки подчиненного в заграничную командировку суточные ему выдаются в рублях за каждый день пребывания в России и в валюте — за каждый день пребывания за рубежом. За день, на который совершено пересечение границы, суточные выплачиваются в рублях, если речь о возвращении из поездки в Россию, и в валюте, если сотрудник, наоборот, въезжает в иностранное государство. Если валютного счета на фирме не имеется, общая сумма выдается в рублях, а работник сам покупает валюту в обменном пункте (но на бухгалтерских счетах отражается как операция в рублях, так и в валюте).

Как оформить командировку сотруднику: составление командировочного удостоверения (при необходимости)

Ни форма журнала сотрудников, уехавших в командировку, ни командировочное удостоверение больше не являются обязательными документами. Поэтому, если руководство фирмы приняло решение использовать данные документы, необходимо также определиться с тем, какой бланк будет использован — унифицированный или самостоятельно разработанный на предприятии. В командировочном удостоверении можно прописать служебное задание, расчет суточных, отчет о проделанной работе. В унифицированной форме имеется место для печатей принимающей сотрудника стороны, но их проставлять необязательно, как и не обязательно вообще заполнять бумагу.

Перейдите по ссылке, что посмотреть ⇒ Образец командировочного удостоверения на бланке по форме № Т-10.

Как оформить командировку сотруднику: оформление и сдача авансового отчета

Важно! Когда сотрудник передаст в бухгалтерию авансовый отчет, работник бухгалтерии обязан сделать отметку на специальном отрывном корешке документа и вернуть его вернувшемуся из командировки подчиненному. Так он сможет доказать, что действительно передал бумагу.

Авансовый отчет должен быть подан работником в течение 3 дней с момента возвращения из поездки. К нему прикладывается отчет о проделанной работе, если такое требование прописано в локальных нормативных актах компании. Сам авансовый отчет оформляется на унифицированном бланке по форме № ОА-1. Вместе с документом необходимо получить от работника доказательства несения затрат в период поездки:

Перечень документов

Что доказывают
Счет из отеля, договор об аренде квартиры (комнаты, дома), квитанция об оплате гостиничного номера. Должно быть указано количество дней пребывания в жилом помещении, цена 1 дня проживания, дополнительные услуги (завтрак).

Факт оплаты съемного жилья.

Билеты, квитанции, чеки, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, квитанция за оплату постельных принадлежностей.

Факт осуществления поездки по купленным проездным документам.
Бланки, билеты, чеки.

Факт пользования услугами частных перевозчиков (такси).

Путевой лист, чеки с АЗС, служебная записка.

Факт проезда в командировку на личном автомобиле.
Служебная записка (с указанием факта отсутствия подтверждающих расходы документов).

Факт утраты документов об оплате жилья и проезда.

Квитанция об оплате услуг связи и т.д.

Факт несения прочих расходов.

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец авансового отчета (2018 год).

Как оформить командировку сотруднику: возврат в кассу неиспользованных сумм (при наличии)

В том случае, если работник потратил во время командировки не все выданные ему деньги, он должен вернуть их в бухгалтерию в течение 3 дней с момента оформления авансового отчета. Бухгалтер должен составить приходный кассовый ордер. Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец приходного кассового ордера (2018 год).

Если сотрудник не может вернуть денежные средства в кассу в положенный срок, в течение месяца у нанимателя имеется возможность взыскать сумму из его заработной платы. Сотрудник может и сам дать письменное согласие на взыскание задолженности, после чего руководитель издает приказ. Следует помнить, что, если не произвести удержание в течение 30 дней с момента окончания срока добровольного возврата денег, придется подавать исковое заявление в суд и получать назад деньги только в судебном порядке. И еще — нельзя взыскать сумму, превышающую 20% зарплаты работника.

Как оформить командировку сотруднику: компенсация перерасхода средств (если таковой имеется)

Если выясняется, что вернувшийся из командировки работник потратил денег больше, чем ему было выдано, бухгалтер должен разобраться, обоснованы ли лишние затраты. Об обоснованности расходов будут говорить:

  • грамотно составленный авансовый отчет;
  • наличие всех правильно оформленных документов, свидетельствующих о несении сотрудником затрат;
  • наличие причин для несения дополнительных расходов по неотложным обстоятельствам.

Если траты необоснованны, компенсация работнику не выплачивается. Если руководство согласно на возмещение затрат, бухгалтер выдает наличные из кассы на основании расходного кассового ордера (смотреть Образец заполнения расходного кассового ордера) в течение 3 дней с момента оформления сотрудником авансового отчета. Если нет возможности сразу выдать всю сумму, составляется график погашения задолженности перед сотрудником, который должен быть подписан обеими сторонами соглашения. В противном случае подчиненный вправе подать исковое заявление и взыскать не только долг, но и проценты.

Читайте также статью ⇒ «Новое в расчете командировочных в 2018 году».

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Экспертное мнение к вопросу о том, какая может быть установлена длительность командировки

На сегодняшний день не действует ни одного законодательного акта, который не утратил бы силу, определяющего минимальную и максимальную продолжительность командировок — заграничных или внутрироссийских.

Длительность служебной поездки должна быть прописана в Распоряжении руководства о направлении работника в командировку. Продолжительность поездки должна быть обоснована — она определяется на основании объемов и сложности производственных целей (служебного задания) и времени, которое целесообразно выделить на осуществление данных работ.

В том случае, если внутренними нормативными актами установлена необходимость издания служебного задания, то в нем непременно должна быть прописана длительность командировки. Если в дальнейшем возникает необходимость сокращения периода пребывания в поездке или, наоборот, продления командировки, нужно издавать отдельное Распоряжение начальства.

Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают о том, что следует разграничивать понятия командировки, разъемного характера работ и перевода работника в другую местность — это три различных понятия. Соответственно, в расходы при расчете налога на прибыль нельзя отнести затраты, не относящиеся к оплате именно командировочных расходов.

Читайте также статью ⇒ «Положение о командировках 2018 году«.

Законодательное регулирование

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

Об изменениях в порядке оформления командировок сотрудникам

Типичные ошибки:

Ошибка: Бухгалтер оформил неоплачиваемый отпуск внутреннему совместителю, отправленному в командировку.

Комментарий: Внутреннему совместителю, уехавшему в командировку, нельзя оформлять основной или дополнительный отпуск. Необходимо оформить дополнительный отпуск с содержанием к ежегодному отпуску на период пребывания в поездке.

Ошибка: Работодатель отправил в командировку сотрудника, пребывающего в основном ежегодном отпуске.

Комментарий: Если имеется производственная необходимость отправить в командировку сотрудника, находящегося в отпуске, необходимо отозвать его из отпуска (если закон не запрещает отзывать из отпуска работника особой категории) и внести корректировки в график отпусков.

Ответы на распространенные вопросы о том, как оформить командировку сотруднику

Вопрос №1: Каких сотрудников фирмы запрещено отправлять в командировку даже с их письменного согласия?

Ответ: К такой категории работников относятся работники, принятые в организацию по ученическому договору, несовершеннолетние сотрудники (кроме представителей творческих профессий и спортсменов), беременные женщины, подписавшие трудовой контракт.

Вопрос №2: Каких сотрудников фирмы можно направить в служебную поездку только с их письменного согласия?

Ответ: Предварительное получение письменного согласия на командировку требуется в отношении инвалидов (если командировки запрещены положениями индивидуальной программы реабилитации), работников, ухаживающих за членом семьи, родителей детей-инвалидов, одиноких матерей и отцов с детьми младше 5 лет, работников с детьми младше 3 лет, матерей малолетних детей.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик