Ивентаризация, учет и проводки при ведении забалансовых счетов

Существует мнение, что ведение забалансовых счетов – работа необязательная. Но если так поступать, то информация о том, какое на самом деле имущественное положение предприятия, будет неполной и недостоверной. В статье расскажем, как проводится инвентаризация забалансовых счетов, как ее правильно сделать и оформить.

Необходимость ведения забалансовых счетов

Данные об имуществе, учет которого ведется за балансом, дают возможность корректно оценить все активы предприятия. Без этой информации ни одна аудиторская фирма не сможет представить положительное заключение. Полный учет имущества придет на помощь не только предприятию, но и налоговикам, инспектирующим его деятельность. Например, фиксируя на счете 001 данные о взятых в аренду основных средствах, всегда можно обосновать затраты на их ремонт.

Если же предприятие передает другим компаниям свое имущество в залог или в аренду, то информация об этом, отраженная на забалансовых счетах (ЗС), придется кстати для составления финансового плана и ведения управленческого учета. Данные забалансового учета все чаще используются при разработке бухгалтерских отчетов. Поэтому так важно вести ЗС и периодически проводить их инвентаризацию. Читайте также статью: → «Забалансовые счета — как и для чего используются?».

Информация, отражающаяся на забалансовых счетах

Предприятие вправе использовать одиннадцать ЗС, предусмотренных в законодательном порядке. Их совокупность условно разделяется на такие блоки (группы):

Группы ЗС, учитывающие
1 имущество, которое предприятию не принадлежит
2 обязательства и обеспечения
3 имущество иное

Предназначение ЗС:

  • фиксация ценностей, которыми предприятие не владеет, но временно ими пользуется или хранит;
  • контроль над проведением хозяйственных операций определенного вида.

Если наявными ЗС не предусмотрены какие-то объекты, специфические для конкретного предприятия, то возможно дополнить их состав. Иное решение – ввести субсчета к уже используемым. Все подобные действия обязательно следует зафиксировать в учетной политике. Читайте также статью: → «Учетная политика организации (ПБУ 1/2008)».

Учет на ЗС происходит с помощью упрощенной системы бухгалтерских заметок: любая операция фиксируется лишь по дебету или по кредиту определенного счета.

Ведение ЗС не стоит считать простой формальностью. Когда на предприятии отсутствует отражение объектов, находящихся за балансом, сведения о составе имущества некорректны. Тем самым нарушается принцип достоверности и полноты учета. За подобную небрежность предусмотрен штраф. Платить его должен руководитель из собственного кармана. Минимальная сумма – 5 тыс. руб.

Особенности инвентаризации активов на забалансовых счетах

Инвентаризацией называют форму контролирования того, в каком состоянии находится имущество и обязательства предприятия, каково их фактическое наличие. Следует сопоставить данные, содержащиеся в учете, с реально существующими. Без результатов инвентаризационной работы никак не обойтись, когда придет время составления годового отчета.

Необходимость проводить опись имущества, учтенного за балансом, закреплена в ФЗ, Положении по ведению бухучета. За указанными документами, этим способом фактического контроля охватываются все обязательства предприятия и его активы. В полной мере инвентаризация касается имущества, числящегося в учете, но не принадлежащего предприятию. Читайте также статью: → «Виды инвентаризации в бухгалтерскому учете».

Отличительные черты инвентаризационного процесса таковы:

  1. Организация часто не располагает достоверными данными о том, какова стоимость забалансового имущества. Подобной информацией должен владеть арендодатель, либо придется воспользоваться независимой оценкой. Поэтому важно в договоре аренды отмечать отдельным пунктом стоимостное выражение объекта. Не составит труда записать ее в соответствующий ЗС и перенести в инвентаризационную опись.
  2. Когда основные средства арендуются или же берутся с целью хранения, нужно составить на них отдельные описи. Нельзя, чтобы они путались среди активов собственных. В описях следует отмечать все документы, подтверждающие прибытие ОС на предприятие.
  3. Некоторые виды активов оценить почти невозможно, например, ценные бумаги, бланки строгой отчетности (БСО). Поэтому на ЗС они отражаются по условной стоимости. Инвентаризируются БСО по видам, местам сохранения и лицам, ответственным за их целостность. Такие особенности нужно указать в учетной политике.
  4. На забалансовые активы необходимо составить отдельные сличительные ведомости и зафиксировать результаты проведенного контроля в инвентаризационных описях.

Необходимость в инвентаризации не касается ИП. Для них этот контроль – не обязанность. Но воспользоваться приемами и методикой инвентаризации активов ИП имеют полное право.

Проводки, отражающие результаты проведенной инвентаризации

В завершении инвентаризационных работ итоговые акты подписываются:

  1. Каждым членом комиссии.
  2. Работниками, на которых возложена материальная ответственность.

Контроль может пройти гладко и не выявить никаких расхождений. Но обнаружение излишнего имущества или недостачи активов, числящихся на ЗС – явление вполне возможное. Подобные факты отражаются соответствующими бухгалтерскими заметками:

Дебет Кредит Описание
003 Списание недостачи материалов, принятых с целью переработки
91.2 76 Убытки отнесены на прочие расходы. Они получены из-за отсутствия материалов, ранее взятых на переработку

Когда обнаружены излишки забалансовых активов, их позволено учесть в балансе, как прочие доходы:

Дебет Кредит Описание
003 Оприходование излишков
10.1 91.1 Излишки взятых в переработку материалов, включены в активы предприятия

Процесс инвентаризации забалансовых счетов: пошаговая инструкция

Проводится инвентаризация до составления годовой отчетности. К началу такой серьезной работы вся информация о фактическом состоянии активов на ЗС должна поступить в распоряжение бухгалтера. Вполне допустимо:

  • не инвентаризировать имущество, когда оно уже проверялось аналогичным способом за два-три месяца до окончания года (октябрь-декабрь);
  • опись библиотечных фондов проводить каждую пятилетку, а основных средств – раз в 3 года;
  • предприятиям, размещенным на Крайнем Севере, инвентаризировать оборотные активы тогда, когда в остатках их числится меньше всего.

Последовательность инвентаризационного процесса:

Этапы Содержание Объяснение
Первый Создание инвентаризационной комиссии Формируется приказом руководителя, обладает полномочиями весь год.

Если работы много, можно создать рабочую комиссию

Второй Выдача приказа о проведении инвентаризации Указываются конкретные сроки и причины контроля.

Определяются члены комиссии

Третий Фиксация остатков активов за учетными данными Предоставляются бухгалтером на число старта инвентаризации
Четвертый Непосредственно инвентаризация Проходит в присутствии лиц, несущих материальную ответственность.

Выявляется количество активов фактическое и то, насколько реальны учтенные финансовые обязательства.

Сведения фиксируются в документах: актах и описях

Пятый Оформление итогов Обобщение производится в Ведомости результатов

Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией

Ниже содержится пример Ведомости результатов:

№ п/п Наимен. сч. № сч. Результат, выявленный в ходе инвентар. Установленная порча активов Из общей ∑ недостач и потерь
недостача излишек Зачтено при пересорт. Спис.в пред. норм убыли Отнесено на виновников Спис. на расходы по производству
1. ОС 01, 03
:

:

Забалансовые счета
1 Арендованные ОС 001
2 Материалы, принятые на переработку

А

Б

В

003  

 

 

 

10 000

 

 

 

4000

 

 

 

4000

 

 

 

 

6 000

 

Директор                                                                                                                           Молотов Р. Ю.

Главн. бухгалтер                                                                                                            Пронина А. О.

Председатель комиссии                                                                                                Малин Н. Д.

Установленные излишки материала А зачтены пересортицей, а недостача по материалу Б списывается на расходы (с учетом пересортицы).

Важно! При наличии пересортицы, можно засчитать между собой излишки и недостачи. Работники, ответственные за сохранность активов, обязаны предоставить объяснения, написанные собственноручно.

Когда возникает необходимость в инвентаризации по забалансовым счетам

Инвентаризацию имущества следует проводить:

  1. Передавая активы в субаренду, продавая или выкупая их.
  2. Перед тем, как приступить к составлению годового отчета.
  3. Когда установлены хищения, порча активов.
  4. При чрезвычайных ситуациях, причиной которых стали экстремальные условия, стихийных бедствиях.
  5. Когда предприятие ликвидируется или реорганизуется.
  6. Если происходит смена ответственных лиц. Примером может быть прием на работу нового кассира. Предыдущий работник должен передать дела, а комиссия в тот же день проводит инвентаризацию кассы. Под ответственностью кассира находится не только движение наличных денег, но и хранение бланков строгой отчетности. Их учет ведется на забалансовом счету 006.

Пример основной части необходимой описи приведен ниже:

Инвентаризационная опись ЦБ и БСО № ________ 

Организация _ООО Август
Структурная един.                 Касса
Основание для инвентаризации:

приказ

Номер                                              Дата

25
19.04.16
Дата начала инвент. 20.04.16
Дата окончания инвент. 20.04.16
Номер счета бухучета 006

 

№ п/п ЦБ,БСО Ед. изм. Факт. наличие По данным бухучета Результат
наимен. код наимен. код по СОЕИ серия номинал, руб. колич. сумма, руб. серия номинал, Руб. колич. сумма, руб. излишек недостача
серия колич. сумма, руб. серия колич. сумма, руб.
1. БСО 012 шт. 012 12-22 КА 100,0 12 1200 12-22 КА 100,0 12 1200

Особенности инвентаризации забалансовых счетов в бюджетных организациях

В бюджетном учете существует намного больше ЗС – 30. Кроме того, учреждения могут дополнительно вводить еще, если это поможет собрать необходимые данные для ведения объективного управленческого учета. Ведется он по так называемой, «простой системе», которая предусматривает отражение:

По дебету:

  • ценностей поступивших;
  • гарантий полученных или выданных.

По кредиту:

  • удаление ценностей;
  • погашение тех обязательств, которые были обеспечены гарантиями.

Корреспонденция ЗС отсутствует. Отражение операций на них происходит в зависимости от того, что произошло с объектом учета. Производятся записи, отражающие его увеличение (поступление) или уменьшение (выбытие). Инвентаризация забалансовых счетов проводится в порядке, описанном выше.

Важно! Только комиссия может принять решение, например, о списании со счета 04 задолженности неплатежеспособных дебиторов.

Топ 5 наиболее популярных вопросов

Вопрос №1. Насколько долго нужно хранить приказы об инвентаризации?

Они хранятся постоянно, поскольку являются приказами по основной деятельности.

Вопрос №2. Что делать, если кто-то из членов комиссии не смог по уважительной причине участвовать в инвентаризации?

Необходимо дополнительным приказом заменить его другим работником. 

Вопрос №3. В приказе об инвентаризации подпись работника, материально ответственного, должна присутствовать?

Все сотрудники, упомянутые в приказе, должны с ним ознакомиться обязательно. Подпись, которая это удостоверяет, ставится на приказе или в отдельном листе ознакомления.

Вопрос №4. При оформлении результатов инвентаризации допущена ошибка. Как ее исправить?

Неправильную запись нужно зачеркнуть и над ней написать правильную. Никаких подчисток не допускается. Исправления обязательно необходимо заверить подписями каждого члена комиссии и лица, материально ответственного.

Вопрос №5. Кассир переходит на другую работу. Как провести инвентаризацию кассы?

Она проводится в том же порядке, как любая инвентаризация. Приказом назначается комиссия, которая определяет фактическое наличие всего, хранящегося в кассе:

  • денежных средств и документов (почтовых марок, проездных билетов, оплаченных путевок на санитарно-курортное лечение);
  • акций, сертификатов, векселей;
  • БСО.

Все фиксируется в Ведомости результатов и Акте, которые подписываются членами комиссии и кассиром, оставляющим должность.

Наличие качественного забалансового учета является обязательным для всех юридических лиц, и правом для ИП. Предусмотрено законодательно проведение инвентаризации ЗС. Ее правила и сроки ничем не отличаются от подобной процедуры для собственных активов предприятия, хотя и имеет некоторую специфику.