Инвентаризация при замене руководящего состава

Глава организации — лицо, которое несет полную материальную ответственность, оттого при его замене предусматривается прохождение инвентаризации. Организация здесь — действующее согласно российским законам юрлицо (за исключением банков). Рассмотрим в статье, как проходит инвентаризация при смене руководителя, какие документы нужно составлять, в  какие сроки.

Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава

Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.

Нормативный акт Краткое описание
Положение по ведению бухучета и отчетности в РФ, ч. 2

(приказ Министерства финансов РФ N 34н, редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)

Ведение бухучета, инвентаризация имеющегося имущества, финансовых обязательств
Методические указания по части инвентаризации

(приказ Министерства финансов РФ № 49, редакция от 08.11.2010)

Порядок осуществления, оформления
ФЗ № 402 «О бухучете» от 2016г. (гл. 2, ст.11) Обобщенные требования к инвентаризации
Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнени

Первостепенной задачей инвентаризации при замене главы организации (либо ее собственника) является проверка:

  • реального наличия имущества, включая находящегося на ответственном хранении, неучтенного и его остатков (средства, товары, продукция в готовом виде, финансовые и капитальные вложения, нематериальные и другие активы);
  • состояния всех видов финансовых обязательств (резервы, займы, кредиторские и дебиторские обязательства, прочие пассивы);
  • полноты, достоверности соответствующих сведений по бухучету.

Процедура проходит по месту нахождения имущества и требует документального доказательства результатов. Проводит ее уполномоченная на это группа лиц (инвентаризационная комиссия)

Сроки осуществления инвентаризационного контроля при ротации руководящего состава

Правила, сроки в отношении инвентаризации определяет глава организации, руководствуясь нормативными стандартами законодательства РФ. Методическими указаниями по части инвентаризации устанавливается ревизия основных средств раз в 3 года, фондов библиотек — единожды за 5 лет. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-23: Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации».

Исключение составляет проверка обязательного характера, которая имеет место при ротации кадрового состава (замене главы организации, лиц, несущих материальную ответственность), а также смене собственника (в случае аренды, выкупа либо реализации имущества).

Осуществление обязательной инвентаризации правомерно в день приема-передачи дел от одного руководителя другому. При прекращении деятельности организации сроки привязываются преимущественно к составлению ликвидационного баланса (Методические указания по части инвентаризации, гл. 1, п.1.5 и 1.6).

Распоряжение о начале инвентаризации при ротации руководящего состава

Ход обязательной инвентаризационной проверки, ее итоги оформляются согласно требованиям Постановления Федеральной государственной службы статистики РФ №88. Не позже чем за 10 дней дается распоряжение в форме приказа о предстоящей инвентаризации, который надлежащим образом регистрируется в учетном журнале по контролю над исполнением приказов в отношении инвентаризации (форма № ИНВ-23).  Приказ устанавливает:

  • место, сроки исполнения мероприятий (время начала и окончания);
  • основание для инвентаризационного контроля;
  • содержание, объем работ (список реального имущества, финансовых обязательств, которые будут инвентаризировать и т. д.);
  • подобранный состав проверяющих.

В действительности подобное распоряжение является заданием по осуществлению контроля над сохранением средств и имущества. Готовый приказ может содержать планирование, четкое распределение обязанностей между уполномоченными лицами. На подготовительном этапе не исключается разработка дополнительных внутренних документов с включением детальной обрисовки действий проверяющих, последовательности рассмотрения, улаживания спорных ситуаций и т.д. Читайте также статью: → «Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении? Инструкция, документы».

Поэтапная инструкция по проведению инвентаризации при ротации руководящего состава

Процедура проходит под патронажем и ведением уполномоченной группы лиц, состав которой утверждается распоряжением руководства организации. В число проверяющих входят:

  • председательствующий (руководитель либо замещающее его лицо);
  • опытные специалисты (финансисты, начальники отделов и т. д.).

Могут включаться в группу проверяющих представители внутреннего аудита и уполномоченные лица независимых организаций. В случае значительного объема предстоящих работ формируются рабочие комиссии, а при их малом количестве процедуру вправе провести ревизионная комиссия.

Стержневые функции уполномоченных лиц — подготовка, обеспечение прохождения процесса, инструктажа, контрольной проверки. Предусмотренные проверкой мероприятия проходят в несколько последовательных этапов.

Этап инвентаризационного контроля Описание действий проверяющих лиц
Издание приказа о начале проверки По форме № ИНВ-22, утвержденной Федеральной службой статистики РФ
Подготовка к ревизии Собрание членов комиссии:

 

руководитель с главным бухгалтером проводит инструктаж,

 

проверяющим передаются последние приходно-расходные документы с отчетами,

 

берутся расписки с ответственных лиц о передаче этих документов бухгалтерии и комиссии;

 

опломбирование помещений, где имеются на хранении ценности и будет проходить инвентаризация,

 

проверка приборов измерения на исправность

Ревизия реального имущества, финансовых обязательств Ревизия осуществляется путем взвешивания, обмеривания, пересчета, описывания материальных ценностей;

 

по результатам подготавливаются описи в 2 экземплярах, где принявший имущество руководитель расписывается о его получении, а сдавший — о его передаче;

 

сопутствующие оформленные документы (акты обмеров, расчеты и т. д.) закрепляются за описью

Сопоставление информации по описям и бухучету Ключевое требование ревизии — точность, правдивость бухучета и отчетности, вследствие этого при сравнении выявляются несоответствия по сопоставляемой информации и их причины;

 

обнаруженные несоответствия отображаются в сличительных ведомостях (формы № ИНВ-18, № ИНВ-19)

Подведение итогов Корректировка обнаруженных несоответствий в бухучете, привлечение виновных к ответственности;

 

контрольная проверка на предмет правильности порядка проведенной инвентаризации, по итогам которой составляется соответствующий акт с последующей его регистрацией в учетной книге

Пребывание материально-ответственных лиц в местах проверки обязательно. Глава организации как материально ответственное лицо несет все виды ответственности за свои действия. При раскрытии прямого реального ущерба, нанесенного по вине главы организации, последний обязан по требованию учредителей его возместить (ст. 277 ТК РФ).

Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава

Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).

Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.

Наименование операции Используемые проводки
Отображение излишков имущества ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91
Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли:

 

ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества,

 

ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм

Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п. ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества,

 

ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей,

 

ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных,

 

ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы

Список некоторых счетов, применяемых бухгалтерией в проводках:

  • 01 — основные средства;
  • 10 — материалы;
  • 41 — товары;
  • 43 — продукция в готовом виде;
  • 50 — средства в кассе;
  • 73 — расчеты по иным затратам;
  • 91 — прочие затраты и доходы;
  • 94 — утрата по причине порчи имущества.

Обнаруженные во время инвентаризационного контроля излишки и потери имущества отображаются в бухучете по состоянию на дату его прохождения.

Пример 1. Отображение излишек в бухучете по итогам инвентаризации при ротации руководящего состава

При смене руководящего состава ООО «Василек» прошла полная инвентаризация реального имущества и всех видов финансовых обязательств. В результате ревизионной комиссией были раскрыты излишки стройматериалов.

Во время собрания уполномоченных лиц был составлен протокол по итогам проверки, содержащий решение проверяющих. На его основании учетной бухгалтерией отображены излишки при помощи соответствующей проводки: ДТ 10, КТ 91 (учтен избыток стройматериалов согласно результатам инвентаризации).

Пример 2. Отображение в бухучете недостачи по итогам инвентаризации при ротации руководящего состава

По итогам полной инвентаризации при ротации руководящего состава в ООО «Линия» раскрыта утрата стройматериалов сверх норм естественной убыли. Бухгалтерия при учете отображает потерю материалов так: ДТ 94, КТ 10 (обнаружение потери, списание цены утраченных материалов) и ДТ 73, КТ 94 (отнесение суммы потери на виновное лицо).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Можно ли вообще исключить инвентаризацию при замене руководящего состава или не затрагивать при подобной проверке расчеты с покупателями, заказчиками, поставщиками?

Нет. Нужно провести обязательную полную инвентаризацию на день вступления в должность нового руководителя. Читайте также статью: → «Порядок проведения инвентаризации на складе».

Вопрос №2. Как и кем оформляется акт инвентаризации?

Акт содержит итоги контрольной инвентаризационной проверки. Основанием для его составления является опись. Заполненная типовая форма — ОКУД 0504835 — визируется председательствующим и членами комиссии.

Вопрос №3. Можно ли выборочно проводить инвентаризацию при замене руководителя?

В единичных случаях, когда ротация руководящих кадров приходится на начало года, можно. То есть бывший руководитель уволился в самом начале года, а новый в это время вступил в должность. Получается, только что прошла годовая инвентаризация, соответственно, сведения по прошлому году уже имеются. Поэтому допускается инвентаризировать только материальные запасы с денежными средствами.

Вопрос №4. Можно ли вносить исправления в инвентаризационный список учитываемого имущества?

Можно. Ошибку перечеркивают, рядом пишут правильный вариант, заранее оговоренный уполномоченными ответственными лицами. Затем внесенное изменение заверяют подписями члены комиссии. Только тогда исправление будет считаться действительным.

Вопрос №5. Когда инвентаризация признается недействительной или приостанавливается?

Порядок осуществления проверки регламентируется законодательством. Отступление от его норм может стать нарушением порядка и, соответственно, являться основанием приостановки или недействительности всего процесса.

Так, основными причинами признания недействительности проверки могут быть документальное подтверждение отсутствия одного проверяющего или оформление одного экземпляра описи. Считается, что нет оснований для проведения процедуры, когда не утвержден состав комиссии или в распоряжении не указаны сроки по проведению.

1441897143_award_star_gold_2Спасибо, что читаете нас!

Подпишитесь на наши новости в facebook, чтобы быть в курсе событий!