Инвентаризация финансовых вложений

Периодическая проверка активов, их наличия и состояния, – одна из важных составных контроля функционирования предприятия. Наряду с инвентаризацией имущества и денежной массы осуществляется инвентаризация финансовых вложений. О ее своеобразии и отличительных чертах идет речь ниже.

Основные задачи инвентаризации финансовых вложений

Под инвентаризацией финансовых вложений (ФВ) подразумевается сравнение того, что есть фактически в наличии, с учетными данными. Объектами описи выступают:

  • ценные бумаги;
  • вложения, которые фирма вносит в уставный капитал иных компаний;
  • займы и кредиты, предоставленные другим организациям.

Проведение инвентаризации ФВ позволяет установить:

  • насколько правильно и корректно проведено оформление и регистрирование ценных бумаг (ЦБ);
  • реальна ли стоимость ЦБ, по которой проводится их учет в балансе;
  • уровень сохранности ЦБ;
  • отражение размеров полученных доходов по ЦБ, процентов по предоставленным кредитам и займам;
  • насколько полно и своевременно проводятся соответствующие записи.

Опись следует осуществлять в те же дни, когда инвентаризируется денежная масса в кассе компании.

Инвентаризация финансовых вложений: этапы и порядок проведения

Инвентаризация состоит из нескольких стадий (этапов):

Этапы

Содержание
Подготовительный Разработка приказа о проведении работы по инвентаризации активов компании
Инвентаризационной комиссии, созданной ранее отдельным приказом, необходимо приступать к работе.

Изымание последних на дату инвентаризации документов: по приходу и расходу, отчетов

Непосредственная работа Документальная проверка: сопоставление фактического наличия подтвержденных финвложений с данными учета.
Внесение в инвентаризационную опись денежной оценки финвложений
Аналитический Анализ полученных результатов на предмет расхождений данных инвентаризации с бухгалтерскими записями, сравнение
Заключительный

Подписание инвентаризационной описи.

Члены комиссии готовят предложения по:

—        оценке выявленных неучтенных финвложений;

—        списанию неподтвержденных документально инвестиций;

—        привлечению к материальной ответственности виновных лиц

Руководство рассматривает предложения комиссии, проводившей инвентаризацию, и принимает конкретные решения. Полученные результаты описи обязательно отражаются в бухучете. Читайте также статью: → «Инвентаризация денежных средств в кассе»

Составление приказа об инвентаризации

Приказ формируется непосредственно перед проведением работы по инвентаризации. В нем прописывают:

  • дату начала и окончания описи;
  • причину проведения;
  • сроки предоставления итоговых документов в бухгалтерию.

Комиссия, как правило, создается в начале каждого года. В приказе дополнительно обозначается ее состав (председатель и члены). Прописывается должность каждого сотрудника и его ФИО. Рекомендуем ознакомиться с примером заполненного приказа на проведение инвентаризации.

Важно! При разработке приказа за основу принимается типовая форма № ИНВ-22.

Формирование акта инвентаризации финвложений

Для того, чтобы зафиксировать результаты инвентаризации, предусмотрена опись по ф. № ИНВ-16. В ней имеются графы для отражения:

  • финвложений фактических;
  • числящихся ФЗ за сведениями бухучета;
  • результатов. Это могут быть и излишки, и недостачи, или ни того, ни другого.

Опись подписывается председателем комиссии и ее членами.

Если в результате сопоставлений обнаружено несоответствие фактического наличия с учетными данными, сотрудник компании, материально ответственный, записывает в бланке причины выявленных недочетов, ставит свою подпись. Когда несоответствия значительные, ему потребуется оформить дополнительно расширенную объяснительную записку.

В последних строчках описи руководитель записывает свое решение по поводу выявленных отклонений. В частности, он может вынести виновному лицу предупреждение, выговор, либо обязать его возместить полученные убытки. Подобные решения дополнительно оформляются приказом. Читайте также статью: → «Инвентаризация объектов недвижимости»

Инвентаризационная опись выполняет функцию акта, поскольку отражает всю необходимую информацию. Документ можно заполнять с помощью компьютерных программ или от руки. Если при формировании описи что-то записано с ошибкой, то тогда неправильные данные нужно зачеркнуть, написать сверху верные сведения и подтвердить их подписями членов комиссии. Рекомендуем ознакомиться с примером заполненного бланка инвентаризационной описи.

В строках незаполненных необходимо провести прочерки.

Важно! Компания имеет право при составлении акта инвентаризации использовать не только ф. № ИНВ-16, но и разработать свой бланк, который бы учитывал ее специфику финвложений. Это не относится к описи ЦБ в документарной форме.

Документы для инвентаризации финвложений

Прежде чем приступить к проверке финвложений, необходимо определить, правомерно ли отнесены те или иные активы на сч. 58. Учитывается осуществление одновременно таких условий:

  1. Корректное оформление документации, дающей право распоряжаться активом и полученными от него доходами.
  2. Подтверждение того, что к компании перешли все риски по конкретному ФВ.
  3. Осуществимая вероятность получения от финвложения пользы.

Все особенности инвентаризационного процесса целесообразно зафиксировать в учетной политике компании.

Представители инвентаризационной комиссии отмечают объективное существование документов, на основании которых финвложения признаются таковыми:

  • контрактов и соглашений;
  • платежек и накладных на ТМЦ;
  • инвестиционных сертификатов;
  • актов по приему-передаче выполненных услуг.

Чтобы удостовериться в корректности оценки финансовых вложений, комиссия изучает:

  • расходы фактические на ЦБ и произведенные вложения в уставные капиталы других компаний;
  • кредиты, предоставленные другим организациям, правильность расчета процентов.

Комиссией анализируются данные по каждому ФВ. В акт инвентаризации финвложений вносится название документа, его серия, номер, цена (и фактическая, и номинальная). Если ЦБ сохраняются в специальном хранилище, проводится сравнение остатков сумм на счетах бухучета с выписками, предоставленными указанными организациями.

Важно! Прежде чем начать инвентаризацию ФВ, нужно удостовериться, что все необходимые первичные документы и регистры бухучета в наличии.

Особенности бухучета и оформления итогов инвентаризации

Когда инвентаризация обнаружит неучтенные ФВ, их оприходуют по ценам, сложившимся на рынке. Последние определяются:

  1. По биржевым котировкам для тех ЦБ, которые допущены к торгам на фондовой бирже.
  2. Экспертным путем. Этот способ приемлем для ЦБ, находящихся за пределами биржевого оборота, и для прочих ФВ.

Ошибка в бухучете, обнаруженная благодаря инвентаризации, исправляется так:

Дт 58              Кт 50 (или 51)                       покупка ЦБ отражена

Принятие к учету ФВ при отсутствии ошибок оформляется записью:

Дт 58              Кт 91 (1)

Когда инвентаризация выявила отсутствие документов, подтверждающих права компании на конкретное ФВ, необходимо попытаться их восстановить. Следует сделать официальный запрос дубликата или копии у фирмы, куда ФВ были направлены. Можно также обратиться в организацию, зарегистрировавшую сделку.

Если попытки не принесли позитивного итога, не подтвержденные документально финансовые вложения списываются:

Дебет

Кредит Комментарий
94 58 Отражение убытка, возникшего из-за нехватки финвложений
73 (2) 94 Взимание материального убытка с виновных
50 73 (2) Сумма утраты возмещена виновником через кассу
Или:
70 73 Сумма ущерба удержана из зарплаты виновного лица
Если виноватых не выявлено, либо суд своим решением отказал во взимании:
91 (2) 94

Списание потери на финансовый результат

Ошибки при инвентаризации финвложений

Опись результатов инвентаризации ФВ составляется в двух экземплярах. Проверка чаще всего выявляет такие ошибки:

  • ФВ оформлены некорректно;
  • документы, их подтверждающие, отсутствуют или составлены не по установленным требованиям;
  • ФВ отнесены к финансовым активам, хотя основания на то отсутствуют;
  • неточное определение стоимости ЦБ первоначальной;
  • доход, формируемый ФВ, отражается не полностью;
  • нарушены нормы законодательства.

Неточности фиксируются в акте. Его подписывают все члены комиссии, а утверждает – директор. Ошибки возможны и со стороны инвентаризационной комиссии. Нередко они состоят в неправильном оформлении итоговых документов, что чревато проведением повторной работы или ее продолжением:

Суть ошибки Описание
Порядок проведения инвентаризации нарушен 1.      Руководитель не утвердил распорядок инвентаризации.

2.      Не определены лица, формирующие состав комиссии.

3.      Не установлены сроки инвентаризации.

4.      Материально ответственные сотрудники не предоставили расписки о том, что они сдали документы в бухгалтерию.

5.      Кто-то из членов комиссии находится в отпуске, командировке или болеет

Некорректное оформление результатов инвентаризации

1.      Сроки отражения результатов инвентаризации нарушены.

2.      Подготовлен только один экземпляр описи (вместо двух).

3.      В описи присутствуют исправления, ошибки, не заверенные членами комиссии.

4.      Не подбиты итоги в последней строчке страницы. Присутствуют пустые строчки.

5.      Материально-ответственное лицо не поставило подпись, подтверждающую отсутствие с его стороны претензий к выводам комиссии.

Важно! Когда инвентаризация переносится на следующий день, помещение или место (сейф), где хранятся ЦБ, другие ФВ, опечатывается.

Инвентаризация финвложений при УСН – особенности

Процесс проведения инвентаризации в фирмах с УСН ничем не отличается от компаний с ОСНО. Но вот порядок отражения недостач несколько другой. Для «упрощенцев» с объектом налогообложения «доходы» уменьшить расходы на утраченные суммы нельзя никак, поскольку это не допускается. Поэтому они сразу «ложатся» на финансовый результат.

Для тех фирм, у которых объектом обложения налогом выступают «доходы за минусом издержек», в состав последних включаются недостачи в пределах норм естественной убыли. Но это касается только МПЗ, но не финансовых вложений. Читайте также статью: → «Инвентаризация при замене руководящего состава»

Когда размер ущерба компенсируется за счет виновников, то он учитывается в составе внереализационных доходов на дату, когда средства фактически поступили в распоряжение фирмы. Суммы, возвратить которые невозможно, списываются на затраты, не связанные с реализацией. Излишки включаются в состав доходов, полученных вне продаж. Все операции отражаются в Книге доходов и расходов (КДиР).

Пример. В ходе инвентаризации ФВ обнаружена недостача БСО на 120 рублей. Виновник – кассир Белова Р. О., которая является материально ответственным лицом. Она вовремя не списала испорченные бланки, о чем указала в объяснительной записке. Кассир согласилась внести сумму ущерба в кассу, что и сделала 25 ноября 2016 года. В КДиР появилась запись:

Доходы и расходы:

Регистрационная запись Сумма, которая учитывается в налоговой базе
№ п/п Дата и № первичного документа Содержание операции доходы расходы
1. ПКО № 8 от 25.11.2016 Внесение кассиром Беловой Р. О. суммы ущерба 120-00

Таким образом, недостача, выявленная комиссией, проводящей инвентаризацию, отражена документально.

Топ 5 популярных вопросов

Вопрос № 1. При инвентаризации ФВ можно использовать ф. 16-ИНВ?

Ответ. Именно ф. ИНВ-16 применяют для отражения результатов описи наличных ЦБ и БСО. Поэтому, если в компании не разработали собственный бланк, ИНВ-16 подойдет полностью.

Вопрос № 2. Можно ли дополнительно назначить инвентаризацию финвложений в межинвентаризационный период?

Ответ. Да. Распоряжением директора компании нередко назначается инвентаризация выборочная.

Вопрос № 3. В небольшой организации функционирует ревизионная комиссия. Допустимо ли ей поручить инвентаризацию?

Ответ. Подобное допускается, если небольшой объем работ. Но, опять же, руководитель пишет соответствующий приказ.

Вопрос № 4. Где хранятся акты инвентаризации?

Ответ. Документ составляется в двух экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй – хранится в архивах комиссии.

Вопрос № 5. Какие денежные единицы указываются в инвентаризационных описях и актах?

Ответ. Заполнение данных о стоимости ФВ проводится в рублях и копейках.

Проведение инвентаризации финвложений – не простая формальность. К данной работе следует относиться ответственно. Неточности приводят к искажению результатов функционирования компании, некорректному отражению ее финансового состояния, что может обернуться штрафами и утратой доверия инвесторов.