Инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом при трудоустройстве на работу. В ней отдел кадров делает запись о приеме и об увольнении, в соответствии с Законодательством Российской Федерации. Существуют определенные требования к заполнению и ведению журнала учета.

Для чего необходимо наличие трудовой книжки, кто отвечает за ее заполнение

На территории России трудовая книжка служит подтверждением как трудового, так и страхового стажа граждан, без данного документа  невозможно оформление пенсии и различных пособий.

К основным функциям относятся:

  • Для отражения трудоустройства, перехода на другую должность, перевода
  • Для отметки награждений и сведений об увольнении

Важно! Ответственным за внесение записей является, при наличии, работник отдела кадров, в случае его отсутствия директор лично вносит данные в трудовые книжки работников.

Правила по оформлению трудовых книжек

  • При официальном трудоустройстве сотрудника, организация обязана не позднее 5 рабочих дней внести запись в его трудовую книжку
  • Это же правило распространяется и на временных трудоустроенных
  • Каждая запись должна нумероваться сквозным типом
  • Информация вносится на русском языке
  • Сокращения не допускаются, наименование предприятия вносится полностью
  • дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
  • используются арабские цифры, перед одинарными ставится 0
  • цвет чернил допускается синий, черный.

Читайте также статью ⇒ Оформляем иностранного сотрудника правильно.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Инструкция по заполнению трудовых книжек

1.Если работник впервые принес трудовую книжку, то работодателю необходимо заполнить титульный лист. Каждая книжка имеет свою серию и номер.

Строка заполненияСодержание
Фамилия, имя, отчествоЗаполняется полностью, необходимо взять информацию с паспорта либо водительского удостоверения
Дата рожденияАналогично с первоисточника
ОбразованиеПредоставляется документ об образовании в соответствии с которым и вносится запись
Дата заполненияДата фактического трудоустройства, месяц можно написать словами
Печать предприятияОбязательно проставляется на титульном листе

Важно! В случае, когда у сотрудника меняется фамилия по причине заключения брака или развода или по другим обстоятельствам, он обязан предоставить подтверждающий документ, на основании которого работник отдела кадров делает запись с указанием серии и номера документа.

Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации .

2.Сведения о работе

Этот раздел заполняется в соответствии с должностью сотрудника, его повышениях или понижениях, а также чины и разряды. Через весь раздел указывается полное название организации, а также сокращенное, если предусмотрено уставом.

Во второй графе указываем порядковый номер, затем дату принятия на работу, в сведениях о работе — на какую должность принят работник.

В четвертой графе ставим номер приказа и дату.

Пример:

№записичисломесяцгодСведения о работеоснование
    Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») 
2601062017Принята на работу на должность оператора АЗСПриказ №1 от 01.06.2017г.

3.Заполнение при увольнении:

При прекращении трудового договора вносится запись об увольнении с указанием причин и статьи, на основании которой это происходит.

Например:

«Уволена по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или по соглашению сторон согласно п.1 той же статьи

Как исправить запись в трудовой книжке

Не смотря на внимательность сотрудников отдела кадров, человеческий фактор никто не отменял. Каждый может случайно допустить ошибку в оформлении записи в трудовой книжке.

Так в разделе личных данных на титульном листе можно  ошибиться в :

  • Фамилия, имя, отчество – при возникновении ошибки такого характера, необходимо зачеркнуть чертой неверное, правильные пишутся рядом, а на внутренней стороне обложки указать основание внесения поправки

Важно!  Если вы допустили ошибку на титульном листе изначально при оформлении книжки, необходимо завести новую.

  • Дата рождения – при ошибке в самой дате, неверной цифре, исправление вносится тем же образом, что и в ФИО. Ранее писали месяц буквами, это не считается недочетом и исправлению не подлежит.
  • Образование – когда на первой странице не указано данных об образовании, новому работодателю стоит их аккуратно вписать, а при получении нового диплома в графе сведений внести запись о полученном образовании
  • Отсутствует печать организации и подпись ответственного лица: в этом случае обратитесь на прежнее место, для проставления недостающих штампов

В 3 и 4 разделе можно ошибиться в следующем :

  • Неверная нумерация
  • Неверно указаны данные документа, который взяли за основу исправления
  • Работник не поставил подпись о том, что он ознакомлен;
  • Данные о наградах внесли не в тот раздел

Внесение записи о корректировке данных возможно только с указанием основания и признания ее недействительной.

В случае обнаружения ошибки в записи предыдущего работодателя, поправку может вносить новый, но для этого необходимо потребовать от сотрудника документ, который подтвердит, что действительно есть факт ошибки и тогда ее можно устранить.

Когда ошибка допущена в нумерации, поправка вносится тем же образом, вся запись зачеркивается и делается новая.

Оформление выдачи дубликата трудовой книжки

Законодательство не запрещает в  случаях утери, кражи, порчи  оформить сотруднику дубликат трудовой книжки. Сделать это может работодатель. Информация, которая будет внесена в дубликат, должна в точности совпадать с оригиналом книжки и быть подтвержденной.

Важно! Переносу в дубликат подлежит только та информация, которая содержится в подтверждающих документах. Лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки, не имеет права вносить любую другую, даже проверенную информацию.

Указать, что данная книжка является дубликатом необходимо в правом верхнем углу титульного листа.

  1. При утере работнику следует обратиться за дубликатом на последнее место трудоустройства. Предприятие должно в течении 15 дней оформить выдачу дубликата.
  1. Если трудовая книжка испорчена и не может быть использована далее. В этом случае после оформления титульного листа и проставления отметки «Дубликат» надо просто аккуратно переписать всю информацию из книжки, пришедшей в негодность.
  2. Если трудовые книжки массово пропали у работодателя из-за чрезвычайного происшествия, то всем работникам выписываются дубликаты. Это делается на основании акта комиссии органов исполнительной власти, оформляемого при участии всех заинтересованных лиц.

О факте выдачи дубликата трудовой книжки , сотрудник кадров должен сделать запись в книге учета трудовых.

Читайте также статью ⇒  Оформление трудовых отношений с иностранными граж­данами.

Ответы на распространенные вопросы

1.Воспрос №1:

Можно ли официально трудоустроиться, а трудовую книжку предоставить позже?

Ответ:

Если вы устраиваетесь на работу  и хотите, чтобы работодатель принял вас на законных основаниях, то вы обязаны предоставить трудовую книжку  в течении пяти дней с момента заключения трудового договора. Поскольку сотруднику отдела кадров необходимо внести запись в книжку, а также ее саму в журнал учета трудовых. А так же бухгалтер длен будет заплатить налоги с вашей заработной платы.

2.Вопрос №2:

Какие штрафные санкции предусмотрены для работодателя за утерю, порчу трудовой книжки сотрудника?

Ответ:

Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек работников и при увольнении обязан выдать ее на руки. Если так сложилось, что он ее потерял или произошло какое-либо происшествие, то сотруднику можно сделать дубликат, однако, потребуется восстановление предыдущих записей, что очень хлопотно, поскольку нужно каждое место работы подтвердить документально. В случае отказа руководства в помощи при оформлении дубликата, вы имеете право обратиться с заявлением в трудовую инспекцию и требовать компенсацию , которая рассчитывается исходя из среднего заработка и начисляется за каждый возникший день просрочки.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (495) 018-08-54

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 628-71-73

Звонок в один клик