Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2019

Автор статьи

Виктория Ананьина

6 минут на чтение
38 просмотров
Содержание Содержание

Стандартная, привычная для всех работающих граждан трудовая книжка – это ключевой персональный документ работника с записями о трудоустройстве. Как принято, он содержит весь послужной список конкретного лица за время его трудовой деятельности, а также информацию о стаже. Наниматель (ИП либо юрлицо), обязан заводить трудовую на каждого гражданина, который проработал у него больше 5 дней. Данная норма закреплена законодательством и оспариванию не подлежит.

Для трудовой книжки разработана и введена отдельная типовая форма. Порядок ее оформления, заполнения также установлен на законодательном уровне. В этой связи следует учесть положения следующих актов:

  1. ПП РФ от 16.04.2003 № 225 (акт. ред. от 25.03.2013), определяет форму, а также правила оформления и хранения трудовых.
  2. Постановление № 69 от 10.10.2003 Минтруда РФ (акт. ред. от 31.10.2016), утверждает единую Инструкцию по заполнению.
  3. Приказ Минтруда № 589н от 31.10.2016, содержит разъяснения Минтруда по вопросу хранения, ведения трудовых, а также изготовления их типовых бланков.

Важно! На территории РФ используются трудовые исключительно отечественного образца.

Поэтому если иностранный гражданин трудоустраивается в РФ, то на него заводят российскую трудовую. Именно в нее далее заносятся все необходимые записи, имеющие отношение к работе иностранного сотрудника на территории России.

Форма, содержание трудовой и вкладыша к ней по состоянию на 2019 г.

ПП РФ № 225 в свое время была введена форма трудовой и вкладыша к ней, которая применяется с 2004 г. и по сей день. Настоящим Постановлением также определены Правила, с применением которых ее изготавливают, оформляют и хранят. Следует обратить внимание, что названые законодательные нормы должны одинаково применять как юрлица, так и ИП.

Таким образом, соискателю оформляют трудовую при трудоустройстве, в его же присутствии и на протяжении недели, но никак не позже. В типовую форму документа при этом и впоследствии записывают стандартные для всех сведения:

  • о соискателе, принятом на работу (ФИО, дата рождения по паспорту, образование, специальность согласно диплому либо иному документу);
  • по трудовой деятельности (принятие на работу, периоды военной службы, обучения, повышения квалификации, подготовки кадров, увольнении, прочее);
  • о награждениях за особые заслуги в труде и о прочих поощрениях (госнаграды, почетные грамоты, присвоение званий, премиальные и др.).

К сведению, назначение и выплата денежного вознаграждения в виде премиальных за выполнение особо важных заданий, за профессионально выполненную работу и иные достижения также записывают в раздел, предназначенный для награждений. Исключением являются премиальные, которые предусмотрены системой оплаты труда и выплачиваются постоянно – их в данный раздел не заносят.

Что касается вкладыша, то его форма полностью соответствует типовому шаблону трудовой книжки. Состоит он из тех же разделов. Причем разд. «Сведения о работе» включает девять разворотов, а раздел для награждений – восемь. Для сравнения, непосредственно в самой трудовой каждый из этих разделов содержит по 10 разворотов. По сути, только этим и отличается их структура.

Погрешности, ошибочные, неполные записи в трудовой (и вкладыше к ней) подлежат корректировке. Правки вносятся по правилам, которые определяет ч. 4 ПП РФ № 225. Во-первых, исправляют ошибки по месту работы, где они были совершены, либо на новом рабочем месте, но на основании документального подтверждения от нанимателя, который ее допустил. Во-вторых, ошибочные записи не зачеркивают, а признают недействительными, после чего рядом записывают правильный их вариант.

Оформленная надлежащим образом трудовая вместе с вкладышем выдается работнику по его письменному требованию на протяжении трех рабочих дней. Если она утрачена, то ее владелец должен сразу же сообщить об этом нанимателю на последнем рабочем месте путем подачи заявления. Ему должны будут оформить и выдать дубликат за 15 раб. дн. Как принято, в дубликат заносят все имеющиеся сведения его работе, даже если они неполные. Порядок заполнения дубликата имеет некоторые особенности, о которых будет сказано далее.

Основные положения Инструкции по заполнению, утв. Постановлением Минтруда № 69

Настоящая Инструкция разработана и введена для использования при заполнении не только трудовых и вкладышей к ним, но и дубликатов. Она представлена Прил. №1 к Постановлению Минтруда № 69 и состоит из 7 разделов.

Предваряют Инструкцию общие правила заполнения бланков. О чем говорится в остальных шести разделах, обозначено далее кратко в таблице (по разделам 2-7).

№ раздела ИнструкцииЕго содержаниеНекоторые нюансы заполнения трудовой, предусмотренные разделом
 

 

2

 

 

Персональная информация о сотруднике, которая записывается на титуле (стр. 1 бланка)

ФИО, дату рождения данного лица записывают полностью, как указано в паспорте либо ином удостоверяющем личность документе.

 

Записи об образовании делают согласно заверенным документам (по диплому, аттестату, а также зачетке и т. п.)

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

Данные, касающиеся работы, которые надо записывать

Указывают полное и сокращенное название организации–нанимателя.

Собственно информацию записывают по трем графам:

 

№ записи (гр. 1);

 

дата ее занесения (гр. 2);

 

запись о принятии на работу с указанием должности, отдела, либо иное (гр. 3);

 

реквизиты приказа либо иного документа, согласно которому сделана запись (гр. 4)

 

 

 

 

4

 

 

 

 

Как правильно записать сведения о награждении

Записи заносятся аналогично предыдущему порядку, по графам:

 

сначала порядковый № (гр. 1);

 

затем дата награждения (гр. 2);

 

вид поощрения (гр. 3);

 

название и прочие реквизиты документа, на основании которого внесена запись

 

 

5

В каком порядке заносится запись об увольнении

(о прекращении действия соглашения)

Увольнение в трудовой фиксируется так:

№ записи – дата увольнения – его причина – № и дата распоряжения нанимателя об увольнении

 

 

 

6

 

 

Что записать, если мотивированная причина увольнения – это перевод на другую работу либо переход на выборную должность

При мотивированном увольнении в порядке перевода важно отметить, что работника переводят по его согласию либо просьбе.

 

Если он переходит на выборную должность, следует записать, куда именно (т. е. название другого нанимателя–организации)

 

 

 

 

7

 

 

 

 

Как заполнить дубликат

Сначала делается запись об имеющемся трудовом стаже, наработанном до момента трудоустройства на новое место работы.

Что особенно важно, указанный в дубликате стаж должен подтверждаться документально.

Только после этого записывают сведения об увольнении, переводе и т. д. (если таковые имеются)

Таким образом, все графы разделов подлежат заполнению. Порядок внесения записей по каждому из них во многом схож. Сначала записывается порядковый №, дата, затем основные сведения о работе либо награждении, и, наконец, документальное основание для занесения данной записи.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Общие требования к заполнению трудовой, вкладыша, дубликатов

Общие правила следует соблюдать всем нанимателям при заполнении трудовых вне зависимости от того, в какой раздел заносится требуемая запись. Полномочное лицо, которое отвечает за ведение трудовых, должно знать следующий минимум обязательных требований:

  1. Все записи заносятся вручную. При этом текст, цифры пишутся без ошибок, понятным почерком и без сокращений.
  2. Разрешается использовать перьевую либо гелиевую ручку, а также световодостойкие черные, синие либо фиолетовые чернила.
  3. Даты пишутся только арабскими цифрами, например: «13.08.2019».
  4. Не допускается зачеркивание любых записей.
  5. При наличии недействительной записи работнику по его же заявлению выдают дубликат трудовой. Но в него недействительную запись уже не включают.

Из выше сказанного следует, что изменение любой записи производится одинаково. Например, неверную запись о приеме на работу можно изменить следующим образом.

Сначала указывают порядковый № записи и дату ее занесения. Затем пишут: «Запись за № … недействительна». Тут же записывается ее правильная версия, которая звучит, условно говоря, так: «Принят на должность…».

После этого в гр. 4 записывают реквизиты приказа нанимателя о принятии на работу, на основе которого сделана неверная запись. Как вариант, указывают реквизиты иного документа, согласно которому привнесены правки.

Пример 1. Образец записи об увольнении по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) в трудовой российского образца

Менеджера ООО «Стратегия защиты» Шаховскую Е. З. увольняют в связи со штатным сокращением. Последний день работы: 13.08.2019, основание: приказ нанимателя № 26. Требуемую запись об увольнении нужно сделать в разд. «Сведения о работе» трудовой книжки Шаховской Е. З. Далее в качестве образца приведен фрагмент этого раздела с уже занесенной записью.

 

№ зап.

ДатаСведения о приеме на работу, переводе на др. постоянную работу, квалиф-ии, увольнении

(с указанием причин и ссылкой на ст-ю, п-т закона)

Наименование, дата и № документа, на основании которого внесена запись
чис.мес.г.
1234
513082019Уволена по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 Трудового кодекса Российской ФедерацииПриказ от 13.08.2019 № 26

Поскольку мотивированная причина увольнения – штатное сокращение в ООО «Стратегия защиты», то сделанная запись в трудовой Шаховской Е. З. отображает именно это основание со ссылкой на п. 2 ст. 81 ТК РФ. Аналогичную запись при сокращении штата делает ИП.

Распространенные ошибки при оформлении трудовых

Ошибка 1. Информацию о взысканиях в трудовую не записывают. Исключением является увольнение, когда оно применяется как наказание за нарушение трудовой дисциплины, совершенное при отягчающих обстоятельствах.

Ошибка 2. Печать в трудовой проставляется, там, где это предусмотрено Правилами хранения, оформления (на стр. 1, во вкладыше и т. д.) и только при ее наличии. Поэтому все записи, сделанные в трудовой, при отсутствии печати заверяются подписью полномочного лица (нанимателя либо полномочного работника).

Данная норма в полной мере распространяется и на ООО, т. к. для них, а также акционерных обществ в 2015 г. обязанность по изготовлению и использованию печати отменена. Исключением является ситуация, при которой данное обязательство прописано в Уставе.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Что делать, если в трудовой закончилась страница по разделу и уже негде делать записи?

К ней подшивается вкладыш, который далее оформляется аналогичным порядком. При этом в трудовой проставляется штамп «Выдан вкладыш», а далее здесь же записывается его серия и №. Следует обратить внимание на тот момент, что вкладыш без трудовой считается недействительным.

Вопрос №2: Как осуществляется учет бланков?

Бланки причисляют к строгой отчетности, которые хранятся у нанимателя. Их получение, расходование строго фиксируется в приходно-расходной книге. Ее типовая форма представлена Прил. № 2 к выше названому Постановлению № 69 и в формате Excel имеет следующий вид.

Образец(1)

Помимо нее для целей учета используют книгу учета движения трудовых и вкладышей, утв. тем  же Постановлением. Она предназначена для фиксации сведений о всех трудовых, которые принимаются от соискателей при трудоустройстве. Также в ней учитывают те бланки, которые вновь выдаются поступающим на работу. Форма книги представлена Прил. № 2 к Постановлению № 69 в формате Word.

Образец

Обе формы необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить сургучом, далее заверить у нанимателя и опломбировать. Иных особенностей учета бланков и оформления учетных книг не имеется.

Единственный нюанс. Ежемесячно полномочный сотрудник должен отчитываться о наличии бланков и затраченных на них суммах. Для этого ему необходимо составлять отчет, приобщать к нему приходный кассовый ордер и сдавать все в бухгалтерию.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи