Индивидуальный персонифицированный учет застрахованных лиц

В соответствие с положениями Пенсионной реформы, работодатель обязан подавать в контролирующие органы данные персонифицированного учета по каждому из сотрудников. В статье разберем, как организации следует вести индивидуальный персонифицированный учет застрахованных лиц, какова форма и сроки подачи отчетов по персонифицированному учету в 2018 году.

Работодатель как страхователь в системе обязательного пенсионного страхования

Действующая в РФ система обязательного пенсионного страхования предусматривает участие трех субъектов – страховщика, страхователя и застрахованного лица:

  1. Страховщик – орган Пенсионного фонда, который гарантирует осуществление выплат при наступлении страхового случая (в общем порядке – достижение гражданином пенсионного возраста).
  2. Застрахованное лицо – гражданин, трудоустроенный по трудовому договору или договору подряда, либо самозанятое лицо, который при наступлении страхового случая выступает получателем страховых выплат.
  3. Страхователь – организация, которая выступает работодателем по отношению к застрахованному лицу и выплачивает страховые взносы страховщику в установленном порядке.

Согласно системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) в обязанности работодателя-страхователя вменяется:

  • исчисление страховых взносов;
  • выплата страховых взносов за счет собственных средств;
  • подача отчетности по страховым взносам в ПФР и ФНС;
  • ведение индивидуального персонифицированного учета застрахованных лиц.

Самозанятые лица, будь то ИП или адвокаты, совмещают функции застрахованного лица и страхователя. Как страхователь, ИП начисляет и выплачивает страховые взносы (как за себя, так и за наемных работников), как застрахованное лицо – выступает получателем страховых выплат при наступлении страхового случая.

Читайте также статью ⇒ «Страховые взносы для ИП без работников».

Индивидуальный персонифицированный учет застрахованных лиц

Под понятием индивидуального (или персонифицированного) учета понимают консолидацию данных о каждом сотруднике, которые выступает застрахованным лицом по отношению к работодателю страхователю.

Для чего необходим индивидуальный персонифицированный учет

Цель ведения персонифицированного учета – консолидация данных о застрахованном лице для последующей передачи в ПФР.

На основании данных индивидуального персонифицированного учета в ПФР:

  • определяется страховой стаж для расчета будущей пенсии;
  • производится расчет пенсионных баллов (при сравнении данных персонифицированного учета и отчета РСВ);
  • рассчитывается сумма пенсионных выплат.

Читайте также статью ⇒ “Заявление на возврат переплаты по страховым взносам“.

Какие сведения содержит индивидуальный персонифицированный учет

В 2018 года данный персонифицированного учета консолидируются в отчете СВМ-М, который содержит следующую информацию о застрахованном лице:

  • ФИО;
  • СНИЛС – индивидуальный страховой номер, который заполняется работодателем на основании свидетельства, предоставленного застрахованным лицом;
  • ИНН.

Бланк отчета СЗВ-М можно скачать здесь ⇒ Форма СЗВ-М.

Важно знать, что ведение персонифицированного учета не подразумевает подачу в ПФР данных о доходах, начисленных работнику по итогам отчетного периода, а также о суммах выплаченных страховых взносах. Эти данные работодатель подает в отчете РСВ (бланк можно скачать здесь ⇒ РСВ (бланк)).

Как вести индивидуальный персонифицированный учет: пошаговая инструкция

Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет работодателю разобраться в особенностях ведения индивидуального персонифицированного учета на каждом из этапов ведения деятельности.

Этап-1. Приобретение обязанностей по ведению персонифицированного учета

Организация или ИП приобретают обязательства по ведению индивидуального персонифицированного учета в момент наступления одного из событий:

  • принятие сотрудника в штат на основании трудового договора;
  • наем работника на основании договора гражданско-правового характера.

В день заключения трудового договора (договора подряда) организация приобретает статус работодателя, а значит, обязательства по ведению персонифицированного учета.

Работодатель вправе вести учет сведений о застрахованных лицах в электронном виде либо на бумажном носителе. Форма ведения учета может иметь следующий вид:

№ п/пФИОИННСНИЛСОснование для трудоустройстваДата принятия на работуДата увольнения
1Сергеев Владимир Геннадьевич124575114551541357426651Трудовой договор08.08.2018 года

На основании учетных данных работодатель составляет форму СЗВ-М, указывая в бланке следующую информацию:

  1. Раздел 1 – Реквизиты страхователя:
  • регистрационный номер работодателя в ПФР;
  • сокращенное наименование компании;
  • ИНН;
  • КПП.
  1. Раздел 2 – Отчетный период:
  • месяц (01 – январь, 02 – февраль, и т.п.) и год (2018).
  1. Раздел 3 – Тип формы:
  • «исх» – исходящая, подается при первоначальной подаче отчета;
  • «доп» – дополняющая, подается при корректировке ранее поданных данных в сторону увеличения;
  • «отмн» – отменяющая, подается при корректировке ранее поданных данных в сторону уменьшения.
  1. Раздел 4 – Сведения о застрахованных лицах:
  • ФИО;
  • СНИЛС;
  • ИНН.

Отчет подается в территориальный орган ПФР ежемесячно в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Читайте также статью ⇒ “Страховые взносы на подарки сотрудникам“.

Этап-2. Актуализация сведений индивидуального персонифицированного учета

Работодатель обязан постоянно актуализировать сведения индивидуального персонифицированного учета и в случае каких-либо изменений уведомлять органы ПФР.

Актуализация сведений персонифицированного учета производится в следующих случаях:

  • работник сменил фамилию;
  • сотруднику выдано новое свидетельство обязательного пенсионного страхования с новым номером;
  • работнику присвоен ИНН (в случае если ранее застрахованный гражданин не имел ИНН по религиозным мотивам).

Работодатель-страхователь обязан подавать актуальные данные по мере их обновления. К примеру, если застрахованный гражданин сменил фамилию в марте 2018, то в отчете СЗВ-М за март организация обязана отразить данные о работника с новой фамилией.

Этап-3. Персонифицированный учет при увольнении сотрудников

В отчете СЗВ-М работодатель отражает информацию о сотрудниках, которые в течение отчетного месяца:

  • приняты на работы;
  • проработали весь месяц;
  • уволены с работы.

При увольнении сотрудника работодатель прекращает подачу данный персонифицированного учета по такому сотруднику в месяце, следующем за месяцем увольнения. Данный порядок действует как в отношении сотрудников, с которыми расторгнут трудовой договор, так и в отношении работников, срок действия договора подряда с которыми истек в установленном порядке.

Рассмотрим пример. В штате ООО «Золотой фазан» числиться 3 работника (Жуков, Зубров, Хомов). 22.05.2018 года Зубров уволен по собственному желанию.

01.06.2018 года бухгалтер ООО «Золотой фазан» подал в ПФР отчет по форме СЗВ-М за май 2018, в котором отразил следующую информацию:

№ п/пФамилия, имя, отчество (при наличии)

застрахованного лица

(заполняются в именительном падеже)

Страховой номер индивидуального лицевого счета

(заполняется обязательно)

ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)
1Жуков Петр Петрович163-648-564 96222490425273
2Зубров Сергей Михайлович152-254-564 22213418532541
3Хомов Станислав Леонидович154-654-758 12225321458844

Так как Зубров уволен в мае, работодатель обязан отразить данные по сотруднику в отчете за май 2018.

При заполнении отчета за июнь данные по уволенному сотруднику не включаются:

№ п/пФамилия, имя, отчество (при наличии)

застрахованного лица

(заполняются в именительном падеже)

Страховой номер индивидуального лицевого счета

(заполняется обязательно)

ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)
1Жуков Петр Петрович163-648-564 96222490425273
2Хомов Станислав Леонидович154-654-758 12225321458844
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Ответственность за непредоставление данных персонифицированного учета

В случае нарушения работодателем порядка предоставления данных индивидуального персонифицированного учета, контролирующий орган вправе взыскать штраф в размере 500 руб. за каждого сотрудника.

Взыскание штрафа производится в следующих случаях:

  • несвоевременная подача отчета СЗВ-М;
  • в отчет включены недостоверные данные о сотрудниках (неверный ИНН, СНИЛС);
  • форма СЗВ-М заполнена в неполном объеме (часть сотрудников не включена в отчет).

Рассмотрим пример. В штате ООО «Экипаж» числится 5 сотрудников. В апреле 2018 года на работу в «Экипаж» принят новый сотрудник (Шведов Л.Д.). При подготовке отчета СЗВ-М за апрель, в документ включены только 5 сотрудников. Новый работник Шведов отражен в отчете за май.

Отражение данных о сотрудниках в отчете СЗВ-М производится, начиная с месяца их трудоустройства, то есть бухгалтер ООО «Экипаж» обязан был включить Шведова в отчет за апрель.

За нарушение порядка ведения персонифицированного учета на работодателя налагается штраф в сумме 500 руб.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Бесплатная юридическая консультация

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Adblock detector