Форма ТОРГ-18

В данной статье мы рассмотрим: форма ТОРГ-18. Разберем пошаговую инструкцию учета ТМЦ на складе, а также изучим образец заполнения и узнаем, куда подавать форму ТОРГ-18.

Торговые предприятия и фирмы используют форму ТОРГ-18 для консолидации информации о движении и остатках складских товарах. Сегодня мы поговорим о тонкостях заполнения Журнала учета движения товара на складе: для чего он нужен, где используется и как его правильно оформить.

Форма ТОРГ-18: для чего предназначена и где используется

Форма бланка ТОРГ-18 утверждена законодательно и предназначена для учета движения товаров на складе. Бланк используется торговыми компаниями для отражения информации о движении ТМЦ на складе (приход/расход) и остатков товара на определенную дату. Показатели, указанные в форме ТОРГ-18, компания может использовать следующим образом

  • на основании информации об остатках ТМЦ руководство компании может проанализировать данные об остатках ТМЦ и принять решение о необходимости дополнительной закупки (или, наоборот, о снижении количества закупаемой продукции);
  • на основании данных об оборотах ТМЦ (приход/расход) фирма может провести мониторинг реализации товара, получить данные об уровне спроса на ту или иную продукцию, и, как следствие, откорректировать закупку (производство).

Кто заполняет ТОРГ-18

Согласно законодательству, ответственность за заполнение формы можно возложить на лицо, которое несет материальную ответственность за наличие товара на складе. Как правило, бланк документа заполняет завскладом, так как именно это лицо является МОЛом и отвечает за сохранность складского товара. Данный порядок заполнения документа применим для малых предприятий и небольших фирм. Читайте также статью: → «Форма МХ-18 (Накладная на передачу готовой продукции в места хранения)»

Если речь о крупном предприятии, в котором имеется несколько товарных складов, бланк могут заполнять несколько кладовщиков (по каждому из складов). В данном случае целесообразно вести электронную форму учета. Это позволит кладовщикам одновременно вносить данные о движении ТМЦ по нескольким складам. Ответственность за контроль и консолидацию информации следует возложить на заведующего складами.

Должность сотрудника (сотрудников), ответственного за заполнение бланка, следует зафиксировать в учетной политике. Если ТОРГ-18 заполняют кладовщики, а завскладом контролирует и обобщает данные в Журнале, то этот факт также следует прописать в учетной политике.

Основные требования и рекомендации к заполнению

Форма бланка ТОРГ-18 утверждена Постановлением Госкомстата. Данное Постановление также содержит основные требования к заполнению документа. Опишем основные требования и рекомендации по заполнению бланка:

Для того, чтобы документ был признан действительным, в нем нужно указать все необходимые реквизиты, а именно:

  • полное наименование организации;
  • подразделение, данные о котором вносятся в Журнал (например «Склад №5»);
  • коды организации (ОКУД, ОКПО, ОКПД).
  • информация о периоде заполнения (например, «за 1 кв. 2017», «за март 2018» и т.п.).
  1. Лицевая часть Журнала должна содержать информацию о МОЛе, ответственном за заполнения формы («заведующий складом Петрушкин В.Л. подпись»).
  2. Данные в Журнал следует вносить в разрезе наименования товара (номенклатуры). Сведения о движении и остатках ТМЦ должны формироваться отдельно по каждому из видов товаров. Благодаря данной методике заполнения, Журнал весьма удобен для контроля наличия остатков и анализа движения того или иного товара.
  3. Бланк Журнала используется совместно с приходными и расходными накладными на приход/отпуск товара. Именно эти документы являются основаниями для записей в Журнале. На крупных оптовых фирмах и на предприятиях, осуществляющих торговлю широким спектром разнообразных товаров, информация в Журнал вносится на основании накопительных ведомостей. Данный документ консолидирует информацию о приходе/расходе товара за день (в разрезе товарной номенклатуры). На основании накопительной ведомости кладовщик по итогам дня отражает информацию в Журнале (по каждому из товаров отдельно).

Как внести изменения в бланк

Форма бланка ТОРГ-18 является утвержденной, но, на усмотрение руководства, она может быть изменена в соответствии со спецификой деятельности фирмы. Компания вправе дополнить бланк графами, разделами и строками, если это необходимо. Главное условия для внесения изменения в бланк ТОРГ-18 – новая форма должна быть утверждена учетной политикой компании. В данном случае лучше разработать новый бланк (с учетом требований фирмы) и оформить его в виде приложения к учетной политике. При ежегодном пересмотре положений учетной политики компания может также видоизменять бланк ТОРГ-18. Читайте также статью: → «Форма КС-11 Акт приемки законченного строительством объекта»

Оформляем журнал учета ТМЦ на складе: пошаговая инструкция от А до Я

Форма бланка ТОРГ-18 является достаточно простой для заполнения. Главное, о чем нужно помнить при оформлении Журнала – точность в отражении информации и полнота внесения всех необходимых данных.

Шаг 1. Оформляем обложку Журнала.

При оформлении Журнала особое внимание следует уделить обложке документа. На первой странице обязательно укажите необходимые реквизиты (наименование, коды организации). Также на лицевой стороне Журнала должен быть прописан период, который охватывает внесенные данные. В зависимости от объемов товарооборота и количества разнообразной номенклатуры, отчетным периодом Журнала может быть год, квартал, месяц, декада и т.п. Чем больше оборот и шире номенклатура, тем меньше будет период учета Журнала.

ФИО, должность и подпись МОЛа, вносящего информацию в Журнал – данные реквизиты являются обязательными для отражения на обложке ТОРГ-18. Вносить данные в Журнал ТОРГ-18 может завскладом (актуально для небольшой фирмы) или кладовщик (если речь идет о крупной компании с несколькими складами или большим товарооборотом). В последнем случае обложку документа целесообразно дополнить данными о должности и ФИО завскладом, а также его контрольной подписью.

Шаг 2. Вносим информацию о движении и остатках товара.

Данные о движении и остатках товара следует отражать так:

  • по факту прихода (отпуска) товара в графу «Дата» вносите день осуществления операции. Основаниям для записей в Журнале могут служить исключительно первичные документы (приходные и расходные накладные, накопительные ведомости). Дата накладной (ведомости) должна соответствовать дате, указанной в Журнале;
  • в графе 2 «Номер документа» следует указать номер накладной (ведомости), на основании которой делается запись;
  • в зависимости от вида операции (приход или расход) кладовщик делает запись в графе 3 или 4. Если данные вносятся на основании накопительной ведомости, то в Журнале отражается количество прихода (отпуска) за день;
  • осуществив арифметические вычисления, кладовщик делает запись в графе 5 «Остаток»:

ОстНач + Прих – Расх,

где ОстНач – количественный показатель остатка товара перед началом операции;

Прих/Расх – количество товара согласно приходной/расходной накладной;

  • если имеется какая-либо информация, которая относится к операции и может повлиять на количественные (качественные) показатели товара, то ее вносят в графу 6.

Шаг 3. Корректируем данные Журнала.

В определенных ситуациях у кладовщика может возникнуть необходимость внести изменения в Журнал и откорректировать уже отраженные показатели (к примеру, при внесении данных была допущена механическая ошибка). В таком случае ошибочные данные следует зачеркнуть и вписать правильный показатель. Внесенные изменения следует заверить подписью «Исправленному верить».

При исправлении Журнала важно помнить следующее: вновь внесенные (откорректированные) данные должны быть подтверждены документами. Иными словами, корректировки в Журнал можно вносить только в случае, если новые данные полностью соответствуют накладным и ведомостям. Во избежание каких-либо рисков в части некорректного заполнения Журнала, все исправления следует подкрепить служебными записками кладовщика, в которых указать причину внесения исправлений и основания (документы).

Шаг 4. Сшиваем Журнал.

По окончанию периода, указанного на обложке Журнала, документ следует прошить, указать количество заполненный страниц, после чего заверить печатью компании и подписью руководителя. Читайте также статью: → «Форма КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ и затрат)»

Образец заполнения

Приведем пример заполнения бланка ТОРГ-18.

АО «Мидас» занимается торговлей фарфоровой посуды. В ассортименте «Мидаса» два вида товара: столовый сервиз «Аврора» и чашки «Галатея» На 12.05.17 остаток сервизов на складе – 104 ед., остаток чашей – 807 ед. 15.05.17 завскладом Сухомлину поступили:

  • приходная накладная № 704пр на столовый сервиз «Аврора» — 12 ед.;
  • расходная накладная №314рас на чашки «Галатея» — 46 ед.

Сухомлин сделал следующие записи в Журнале ТОРГ-18:

Наименование товара Столовый сервиз «Аврора»
Единица измерения
Дата Номер документа Приход Расход Остаток Примечание
15.05.17 704пр 12                              116

 

Наименование товара Чашки кофейные «Галатея»
Единица измерения
Дата Номер документа Приход Расход Остаток Примечание
15.05.17 314рас 46                              761

Куда подавать ТОРГ-18, сроки подачи

В связи с законодательными изменениями, вступившими в силу с 01.01.19, форма ТОРГ-18 не является документом, обязательным к заполнению. В связи с этим законом не прописаны обязательства по подаче документа в органы ФНС или Госстатистики. Также отсутствуют сроки по заполнению бланка. В то же время в случае, если компания применяет форму, контролирующие органы вправе запросить Журнал в качестве документа для проверки. Компания может его предоставить только при наличии письменно оформленного запроса.

В случае, если компания не оформляет ТОРГ-18 для отражения учета товара на складе, то какая-либо ответственность для фирмы в данном случае не предусмотрена. Так как форма не является обязательной к использованию, то контролирующие органы не могут оштрафовать компанию за незаполение бланка. В то же время фирмы, использующие бланк, могут предусмотреть внутреннюю ответственность за некорректное отражение информации в Журнале. Меру ответственности и порядок взысканий с ответственного лица следует закрепить во внутренних нормативных документах.

Ошибки при заполнении формы ТОРГ-18

Несмотря на простоту заполнения бланка ТОРГ-18, МОЛы, оформляющие Журнал, нередко допускаю следующие ошибки:

  1. Заполнение Журнала не по номенклатуре, а в разрезе групп товара. Информация о движении товара должна вноситься отдельно по каждому из наименований.
  2. Внесение данных с нарушением хронологической последовательности. В случае, если информация о товаре внесена позже даты совершения операции, то остаток товара может быть отражен некорректно.
  3. Одновременное внесение данных о неоднородном товаре. Если на склад фирмы поступил товар одного вида (например, мука), но в различных единицах измерения (часть – в кг, часть – в мешках), то запись в Журнал следует делать отдельно в разрезе каждой из единиц продукции.

Особенности заполнения электронной формы бланка

Подавляющее большинство торговых компаний использует электронную форму Журнала ТОРГ-18. Широкое распространение получила электронная форма ТОРГ-18 в различных конфигурациях ПО 1С:

  • Управление торговлей;
  • Комплексная автоматизация;
  • Управление производственным предприятием и т.п.

1С позволяет заполнять отчет автоматизировано, что значительно уменьшает количество механических ошибок и упрощает процесс внесения и корректировки данных. Кроме того, неоспоримым преимуществом электронной формы является удобство выборки и анализа данных.

Также на рынке бухгалтерского ПО представлены прочие автоматизированные программы, позволяющие составлять отчет в электронной форме, а также сервисы, с помощью которых можно сформировать отчет он-лайн (Торг-софт, Free-софт и т.д.).

В случае, если компания пользуется ЭЦП (электронная цифровая подпись) для подписи финансовых и статистических документов, то фирма вправе внедрить подобную практику и для ТОРГ-18. При этом важно соблюдение основных условий, таких как техническая возможность и наличие подписанного договора с специальным телекоммуникационным оператором.