Форма НДФЛ-1 + пошаговая инструкция по ее заполнению

В данной статье мы рассмотрим: Форма НДФЛ-1. Узнаем, когда и кто заполняет форму. Разберем пошаговую инструкцию по заполнению. Ответим на вопросы.

Бланк 1-НДФЛ используется для записи данных о работнике, его доходе, предоставленных льготах, исчисленном налоге. Основное назначение формы – получить информацию о начислении и уплате НДФЛ по каждому работнику. Бланк утвержден приказом МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.

Общая характеристика бланка как налогового регистра

Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.

Большинство налогоплательщиков применяют 1-НДФЛ как наиболее оптимальный бланк для записи показателей о налогообложении работников. Бланк или его видоизмененная форма включаются в график документооборота и утверждается в приложении к учетной политике. Положения бланка необходимо дополнить информацией, необходимой для налогового учета:

  • Датами проведения расчетных операций в течение месяца;
  • Указанием на реквизиты документов, подтверждающих операции;
  • Величинами дохода и вычетов, полученных в периоде от другого работодателя при трудоустройстве в течение года;
  • Размерами и основаниями для предоставления социального и имущественного видов вычетов, предоставляемых работодателями сотрудникам по уведомлениям ИФНС.

Запись информации в бланк производит налоговый агент – лицо, начисляющее работнику заработную плату и иные выплаты. В качестве агента могут выступать российские организации, ИП, адвокаты и нотариусы, иностранные представительства, выплачивающие физическим лицам вознаграждения. Читайте также статью: → «Нормативная база для расчета суммы НДФЛ к выдаче на руки»

Обязательная информация в составе данных формы

Бланк должен содержать информацию о данных, позволяющих определить верность исчисления базы, налога, применения льгот, перечислений в бюджет по каждому работнику.

Сведения Описание данных
Данные предприятия, исчисляющего налог с доходов Указываются реквизиты налогового агента
Данные сотрудника Вносятся личные сведения работника и его статус как резидента
Вознаграждения работника Указываются сведения о доходах, полученных при исполнении трудового договора в денежной или натуральной форме, а также при возникновении материальной выгоды из условий деятельности
Налоговые льготы Записываются данные вычетов, предоставленных на основании права, возникшего у работника
НДФЛ Вносятся показатели исчисленного и уплаченного налога с доходов физических лиц, даты проведения операций

В форме отражаются суммы, составляющие налоговую базу по НДФЛ. Формирование данных производится по каждой ставке налогообложения, установленных в зависимости от видов доходов и принадлежности сотрудника к резидентам. Отражение информации в 1-НДФЛ производится сразу после закрытия месяца, начисления всех доходов, облагаемых налогом. Учет производится в разрезе каждого работника. Данные налогового регистра должны совпадать с информацией по справке 2-НДФЛ, формируемой по итогам года. Вы можете ознакомиться с фрагментом раздела 3 налогового регистра по НДФЛ.

Учет информации ведется по начисленным показателям, за исключением дивидендов, сведения о которых и обязанность по их обложению возникает только при фактической выплате.

Работник Т. ОАО «Престиж» является одновременно акционером общества. По итогам года работнику произведена выплата дивидендов в размере 26 000 рублей. В налоговом регистре производятся записи:

  1. Произведено отражение дивидендов с указанием даты фактической выплаты;
  2. Указан налог, удержанный с выплаты в размере 13% как резиденту РФ (после 2015 года ставка изменена с 9 на 13%).

В 1-НДФЛ доходы в виде дивидендов указываются отдельно. Читайте также статью: → «Сроки сдачи отчетов по 6-НДФЛ в 2017 году»

Информация, не подлежащая включению в состав данных документа

В документе не отражаются сведения о необлагаемых выплатах, в состав которых входят:

  • Выплаты при рождении ребенка и пособия по уходу;
  • Командировочные выплаты в виде суточных;
  • Пайковые и компенсации за поднаем жилья;
  • Иные выплаты в пределах норм, установленных региональным законодательством;
  • Суммы компенсаций, предусмотренных внутренними актами.

Выплаты, имеющие освобождение от налогообложения в пределах лимита, отражаются в 1-НДФЛ в полном объеме. Вычитаемый лимит установлен для материальной помощи, подарков, призов, суточных выплат в составе командировочных расходов.

Пример записи о выданных работнику подарка

Работник С. организации ООО «Команда» получил от работодателя подарок ко дню фирмы стоимостью 8 500 рублей. В учете вознаграждений С. и 1-НДФЛ в месяце получения подарка указываются:

  1. Стоимостная величина полученного подарка в размере 8 500 рублей;
  2. Код вычета 501 на необлагаемая НДФЛ в размере 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

В карточке отражаются полная сумма, облагаемая и необлагаемая налогом, а также код и размер вычета.

Пользователи информации карточки 1-НДФЛ

Карточки 1-НДФЛ являются внутренними документами предприятия. Форма заполняется за календарный год накопительным итогом по каждому сотруднику и хранится в организации вместе с другими налоговыми регистрами. Документ представляется налоговой инспекции для контроля в период проведения проверки.

Отдельно подавать в ИФНС документ не требуется, за исключением необходимости возврата излишне уплаченного налоговым агентом суммы. Согласно абз. 8 п.1 ст. 231 НК РФ при обращении в ИФНС агент представляет выписку из налогового регистра и документы, указывающие на переплату налога. Излишне внесенные суммы могут быть возвращены предприятию или зачтены в счет уплаты одноименного бюджета по заявлению.

Форма и порядок хранения учетного регистра

Требование по ведению 1-НДФЛ на бумажном носителе с подписью ответственного лица не установлено. Допускается ведение учета в электронном виде без удостоверения ЭЦП. Хранение документа производится в течение 4 лет, установленных для архивации документов, предназначенных для подтверждения верности исчисления налогов. Отдельное указание о сроках хранения регистров в законодательстве отсутствует.

По окончании периода хранения документы подлежат утилизации. Для уничтожения документов, содержащих важные сведения личного характера о работниках, создается специальная комиссия. По факту утилизации составляются акты, включающие информацию о перечне документов, периоде их создания. При ликвидации предприятия документы налогового учета, касающиеся начислению заработной платы, в государственных архив не передаются.

Как заполняется карточка

Ведение документа осуществляется работниками бухгалтерии или другими лицами, в чьи обязанности входит начисление оплаты труда. При формировании данных используются специализированные программы. Данные ведомостей начисления используются только после закрытия месяца во избежание возникновения ошибок. При автоматическом заполнении документа и исправлении показателей ведомостей первоначальные данные изменяются программой без участия ответственного лица.

При ручном заполнении бланка в случае исправления данных ведомостей в документе производится корректировка. Неверные данные перечеркивают таким образом, чтобы исправленный текст был читаем. На свободном месте сверху или рядом с текстом производится верная запись с указанием лица, заверяющего исправление. Читайте также статью: → «Порядок исчисления и уплаты НДФЛ»

Пошаговая инструкция заполнения формы 1-НДФЛ

Бланк содержит несколько разделов для внесения информации по разным видам назначения.

Раздел Содержание Состав сведений
1 Информация о предприятии, налоговом агенте Наименование предприятия, ОКТМО, ИНН, КПП, регистрационный номер, контактный телефон, код ИФНС
2 Сведения о работнике Ф.И.О., ИНН при его наличии, номер СНИЛС, паспортные данные, место фактического проживания, статус резидента, наличие заявленных вычетов
3 Расчет базы для налогообложения Раздел посвящен показателям налоговой базы. Данные о начисленном доходе отражаются с разбивкой по месяцам
4 Информация о полученных дивидендах Сведения раздела содержат выплаченные дивиденды, размер налога, а также задолженность по уплате
5 Сведения о налогообложении по ставке 35% Раздел содержит данные о налоговой базе, вычетах, налоге и долгах лица
6 Общая сумма налогообложения Сведения отражают итоговую величину исчисленного, удержанного налога по всем ставкам с разбивкой по показателям, а также задолженность лица
7 Доходы, облагаемые ИФНС Раздел заполняется по необходимости
8 Пересчет показателей Включаются данные по ошибкам предыдущих периодов, требующих пересчета базы или налога
9 Сведения о предоставленных справках Содержится информация о справках, выданных ИФНС и налогоплательщику, данные о лице

Особенности заполнения формы налогового регистра

В разделах, отражающих размер дохода сотрудника, данные вносятся в разрезе каждой выплаты. При учете предоставленных работникам льгот в виде вычетов применяется ежемесячный порядок учета данных. Своевременность учетных операций позволит исключить случаи превышения предельной величины предоставленной льготы. При необходимости учета большого количества льгот форма дорабатывается с учетом условий внесения данных.

В связи с изменением в законодательстве с момента издания бланка требуется внести корректировки в состав данных разделов. Предприятия должны учитывать даты получения дохода, виды налоговых льгот, порядок предоставления которых налогоплательщикам изменился с момента утверждения первоначального вида бланка.

Для автоматизации учета и ведения 1-НДФЛ применяются программы:

  • 1С: Зарплата и управление персоналом. В программе уделено внимание датам начисления дохода, удержания и перечисления налога. Сведения отражаются в регистре на основании форм первичного учета;
  • Зарплата и кадры CompSoft. Ресурс предоставляет возможность изменения настроек согласно специфике начислений предприятия;
  • ПК «Налогоплательщик», обеспечивающий расчет оплаты труда, налогообложение и формирование регистров.

Большинство программ, используемые предприятиями при расчете заработной платы, имеют в составе документов регистр на базе 1-НДФЛ для учета данных по каждому работнику.

Ответственность за отсутствие форм налогового учета

НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.

Основание для наложения санкции Размер штрафа
Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета 10 000 рублей
Тоже, повторно 30 000 рублей
Ст. 126 за отказ от предоставления документов 200 рублей за каждый документ
Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информации От 300 до 500 рублей

Форма НДФЛ-1: ответы на вопросы

Вопрос № 1. Нужно ли в карточке регистра по НДФЛ отражать доходы, полученные по совместительству на другом предприятии?

Ответ: В 1-НДФЛ указываются только заработок, полученный у одного работодателя. Размер дополнительных доходов в регистре не отражаются.

Вопрос № 2. Нужно ли в 1-НДФЛ указывать величины дохода и предоставленного вычета предыдущей работы, если работник принят в течение года?

Ответ: В карточке работника содержаться данные о величине заработка и вычете другого работодателя, полученные в течение года. Карточка 1-НДФЛ должна быть дополнена соответствующей таблицей.

Вопрос № 3. Как производится формирование регистра по НДФЛ при наличии в организации обособленных подразделений?

Ответ: Формирование документов 1-НДФЛ производится в каждом подразделении отдельно.

Вопрос № 4. Как внести в карточку необходимость пересчета НДФЛ работника, сменившего статус нерезидента на резидента?

Ответ: Излишне удержанный в результате пересчета налог указывается как переплата.

Вопрос № 5. Вносятся ли в карточку 1-НДФЛ поступления, полностью освобожденные в соответствии со ст. 217 НК РФ?

Ответ: Вносятся, для контроля поступлений и льготы в случае получения в дальнейшем аналогичных выплат.