Порядок заполнения формы МХ-9 + образец весовой ведомости

Наличие в организации товарно-материальных ценностей предполагает построение системы качественного складского учета, которая, с одной стороны, создаст условия для сохранности ТМЦ и предотвращения фактов хищения, а, с другой, обеспечит всех заинтересованных пользователей необходимой информацией. Предусматривается множество форм, позволяющих организовать систему учета максимально эффективно. Большая их часть разработана Госкомстатом и представляет собой унифицированные бланки. Одним из документов, служащих для контроля сохранности ценностей, является весовая ведомость МХ-9. В статье расскажем, как заполняется форма МХ-9 «Весовая ведомость», дадим ее образец.

Что собой представляет весовая ведомость и каково ее предназначение

Ведомость по форме МХ-9 представляет собой унифицированный бланк, разработанный и утвержденный постановлением Госкомстата РФ № 66 от 09.08.99г. и предназначается для контроля над вывозом товарно-материальных ценностей с территории баз, складов и иных мест хранения.

Утвержденный документ не является обязательным к применению в соответствие с Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Каждая компания может самостоятельно разработать и утвердить форму бланка, учитывая специфику деятельности, конкретные потребности в информации, а также форму ее представления.

Важно! Главным требованием при разработке собственных учетных форм является наличие в документе обязательных реквизитов, которые содержатся в унифицированном бланке.

Пошаговая инструкция по заполнению

Утвержденный бланк весовой ведомости не вызывает сложностей при заполнении. Документ условно можно разделить на две части:

  1. Шапка бланка, служащая для отражения сведений об организации и составляемом документе;
  2. Табличная часть, раскрывающая информацию о передаваемых ценностях, их получателе и основании для перемещения.

Рассмотрим, порядок заполнения весовой ведомости более подробно. Шапка формы МХ-9 должна отражать следующую информацию:

  • Наименование организации и ее структурного подразделения;
  • Коды ОКПО и ОКДП в соответствии с принятым классификатором;
  • Номер и дата составления ведомости МХ-9.

Вся информация о передаваемых ценностях и лице их получающем находит свое отражение в табличной части документа:

  • Порядковый номер;
  • Данные о получателе (наименование и код ОКПО);
  • Сведения о транспортном средстве: его вид и регистрационный номер;
  • Наименование ценностей, подлежащих передаче, с указанием кода для учета в организации;
  • Наименование единицы измерения и ее код в соответствии с классификатором ОКЕИ;
  • Масса транспортного средства с грузом, без груза и в отдельной графе масса самого груза (ТМЦ);
  • Подразделение компании, которое отпустило продукцию;
  • Номер пропуска;
  • Сведения о документе, являющимся основанием для передачи ТМЦ: номер и дата накладной. Читайте также статью: → «Форма МХ-18 (Накладная на передачу готовой продукции в места хранения)».

В нижней части документа должна стоять подпись и расшифровка уполномоченного на заполнение формы лица компании.

Рекомендации по заполнению МХ-9

Весовая ведомость должна быть заполнена весовщиком, который по окончании смены сдает составленный документ в отдел бухгалтерии. Сведения о массе транспортного средства с грузом и без груза должны быть установлены на основании результатов взвешивания на автомобильных весах.

Типичные ошибки при составлении

На составление любого документа может оказать влияние, так называемый, «человеческий фактор». Вследствие чего, бланк составляется с ошибками. Однако исправить ситуацию можно, используя основные правила корректировки первичных документов. Вся «первичка», за исключением банковских и кассовых документов, отражающих движение денежных средств, может быть скорректирована при выявлении ошибок. Читайте также статью: → «Типовые ошибки в бухгалтерском учете и их исправление».

Рассмотрим в таблице типичные нарушения, с которыми сталкиваются лица, ответственные за заполнение и проверку ведомости МХ-9.

п/п Типичные нарушения, выявленные в весовой ведомости МХ-9
Нарушение Метод корректировки
1 Весовщик, ответственный за заполнение документа по форме МХ-9 допустил ошибку в числовом показателе, отражающем массу груженого и порожнего транспортного средства, перепутав графы. Нарушение было выявлено ответственным лицом при заполнении. При выявлении нарушении такого рода, внести корректировки в документ следует, использую общую методику исправления первичных учетных документов. Для этого следует аккуратно зачеркнуть ошибочно сделанные записи, рядом указать верные значения ячеек и заверить произведенные исправления подписью ответственного за заполнение документа лица и фразой «Исправленному верить».
2 Весовая ведомость не содержит в себе подписи ответственного за выдачу лица (весовщика) Как применение унифицированного образца бланка, так и самостоятельно разработанных учетных форм требует заполнения всех обязательных реквизитов. В случае отсутствия хотя бы одного из них документ автоматически относится к категории составленных с нарушениями, и его правомерность вызывает сомнения.
3 В весовой ведомости не указан документ-основание для выдачи материальных ценностей. Бланк по форме МХ-9 служит лишь для отражения самого факта передачи товара со складов. Однако причина, по которой ценности передаются получателю, должны быть отражены в документе-основании на передачу, например в накладной. Данные этого документа (номер и дата) в обязательном порядке должны быть списаны в 15 и 16 графы формы МХ-9.

В каких программах можно оформить

В настоящее время заполнение бланков первичной документации от руки производится очень редко. Это связно с повсеместным внедрением специализированного программного обеспечения, позволяющего вести автоматизированный учет.

Важно! В зависимости от направления и вида учета, компании могут применять разные виды ПО.

Ответим на вопрос о том, в каких программах можно сформировать документ МХ-9 в виде таблицы.

В каких программах можно составить ведомость МХ-9
п/п Программа Возможно Невозможно
1 1С:Бухгалтерия +
2 1с:Управление торговлей +
3 Контур +

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос №1. Компания, имеющая несколько складов, организовала систему учета таким образом, что все заполненные весовые ведомости подлежат хранению на складах. Весовщики отвечают за сохранность ведомостей. Разрешено ли организациям не передавать документы на хранение в бухгалтерию?

Каких либо документов, обязывающих компании передавать документы бухгалтеру, не существует. Но компании, прежде чем, полностью передавать весовщику право обеспечивать сохранность документов, должны убедиться, что документы составляются без ошибок, к ним всегда будет обеспечен доступ бухгалтера и будет организована их сохранность на протяжении пяти лет. Читайте также статью: → «Форма ОП-4 (Накладная на отпуск товара)».

Вопрос №2. Организация самостоятельно разработала бланк ведомости, который включает все обязательные реквизиты. Должна ли она как-то отразить в учете применение неунифицированного бланка?

Да, применение самостоятельно разработанных бланков должно быть утверждено приказом руководителя. Необходимо также, чтобы бланк в качестве приложения был зафиксирован в учетной политике компании на текущий год.

Вопрос №3. Каков срок хранения весовых ведомостей в компании?

Особых указаний насчет бланков МХ-9 не предусматривается, соответственно, хранить этот документ необходимо в течение пяти лет.