Порядок заполнения формы МХ-20. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения

Руководители компаний стремятся обеспечить сохранность принадлежащих им ресурсов, как денежных, так и материальных. С этой целью в организации должна быть создана качественная система учета и определены показатели ответственности сотрудников. В статье расскажем, как заполняется форма МХ-20 (Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения), рассмотрим основные ошибки.

Ведение грамотного складского учета позволяет осуществлять контроль над расходованием материалов, ответственность за которое возлагается на материально-ответственных лиц.

п/п Ведение складского учета
Преимущества Недостатки
1 Организация контроля над сохранностью материальных запасов компании; Необходимость подбора квалифицированного и честного персонала для работы в местах хранения ТМЦ;
2 Своевременное обеспечение информацией о наличии ТМЦ бухгалтера для составления отчетности; В некоторых случаях организация складского учета требует внедрения современного программного обеспечения.
3 Получение информации о фактическом наличии товаров на складах для осуществления расчетов с контрагентами.

Что представляет собой форма МХ-20

Для целей отражения в учете информации о движении материальных ценностей применяется форма МХ-20 «Отчет о движении товарно-материальных ценностей». Из этого документа бухгалтер получает сведения об использовании материальных ценностей, их прибытии в компанию и организации хранения в подразделениях. Читайте также статью: → «Порядок заполнения журнала учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение». Отчет МХ-20 является унифицированным и представлен в общероссийском классификаторе форм документов.

Важно! Каждая организация имеет право определить количество копий отчета, необходимое для учета материалов. Эти сведения компания должна утвердить в учетной политике.

Помимо закрепления количества экземпляров составляемого отчета компания может указать, что для более качественного ведения учета материально-ответственным лицам необходимо дополнять представляемый отчет о движении материалов подтверждающими документами. Эта информация находит свое отражение в строке «Приложение» унифицированной формы.

Порядок заполнения отчета МХ-20: рекомендации

Для заполнения отчета МХ-20 материально-ответственное лицо обращается к таким документам, как:

  1. Поступление товаров и услуг;
  2. Реализация товаров и услуг;
  3. Акт приема-передачи;
  4. Счет-фактура. Читайте также статью: → «Счет фактура: образец заполнения, бланк».
  5. Универсальный передаточный документ;
  6. Лимитно-заборная карта.

Форму документа МХ-20 условно можно разбить на две части: «шапка» документа, предназначенная для отражения регистрационных сведений о компании и структурном подразделении, в котором находятся материалы, и табличная часть, раскрывающая информацию о движении ТМЦ, их количестве и учетных ценах. Информация о поступлении и выбытии материалов характеризует приходные и расходные операции с участием материальных ценностей. Все данные вносятся на основании учетных документов, подтверждающих проведение этих операций.

Заполненный документ заверяется подписью лица, ответственного за хранение материалов, и передается на проверку бухгалтеру организации в конце каждого месяца с приложением первичных учетных документов.

Для правильного заполнения формы отчета МХ-20 в этом документе необходимо указать следующую информацию:

  • Наименование материалов и их краткая характеристика;
  • Единица измерения товарно-материальных ценностей;
  • Количество ТМЦ в организации;
  • Учетные цены на каждый вид материалов;
  • Остаток материалов на начала периода;
  • Поступление и расход ТМЦ в течение указанного периода.

Несмотря на то, что в большинстве случаев за сохранность материалов отвечает кладовщик или заведующий складом, руководитель организации может назначить иное лицо, ответственным за составление отчета по форме МХ-20. Сделать это следует на основании приказа руководителя компании.

Для организации качественного учета в компании отчет о движении материалов принято составлять отдельно на каждую группу ценностей, если они учитываются на разных синтетических счетах. Важно! При заполнении поступления и выбытия материалов в отчете итоги должны быть подведены, как по каждой группе ТМЦ, так  в целом по отчету.

Организация имеет право установить срок предоставления материальными лицами в бухгалтерию отчета по форме МХ-20 в учетной политике. В общепринятом случае отчет МХ-20 сдают по итогам каждого календарного месяца.

Ошибки при заполнении отчета о движении материалов

Несмотря на то, что заполнение формы отчета МХ-20 не вызывает сложностей у ответственных лиц, приведем некоторые ошибки которые в редких случаях возникают в системе складского учета отечественных компаний:

п/п Типичные ошибки
Ошибки Решение
1 Неверно указана дата составления отчета. По общим правилам отчет о движении материалов должен быть составлен в последний день отчетного периода, наиболее часто календарного месяца. Именно эту дату необходимо указать в графе «Дата составления».  

 

 

Если при проверке отчета о движении бухгалтером выявлены ошибки, ему следует внести необходимые корректировки во все экземпляры, которые должны быть подтверждены ответственным лицом.

2 При заполнении отчета название ТМЦ указано обобщенно, без предоставления сведений о типе, модели или краткой характеристике.
3 Арифметические ошибки при заполнении сведений о приходе, расходе и конечном остатке.

Можно ли подписать отчет электронной цифровой подписью

Осуществлять деятельность с применением системы электронного документооборота организация может, как с внешними контрагентами, так и между своими подразделениями. В этом случае для обеспечения контроля над сохранностью МПЗ документ по форме МХ-20 должен содержать электронную цифровую подпись ответственных лиц. Для целей подтверждения правомерности применения ЭЦП компании следует заверить эту особенность в учетной политике.

Если организация принимает решение использовать внутренний электронный документооборот, ей следует создать условия для хранения отчета о движении товарно-материальных ценностей в течение пяти лет.

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос №1. Возможно ли обеспечение складского учета без заполнения формы МХ-20?

Отчет по форме МХ-20 является внутренним документом организаций и служит для передачи сведений о материалах в наличии и их фактическом расходе в бухгалтерию. В связи с этим, никакого наказания, как за отсутствие данной формы, так и за ведение складского учета законодательством не предусмотрено.

Вопрос №2. Возможна ли организация внутреннего электронного документооборота в компании и составление отчета о движении материалов в электронном формате?

Унифицированный отчет по форме МХ-20 может быть составлен в электронном формате и подписан электронной цифровой подписью, если такое оформление документа прописано в учетной политике компании. Читайте также статью: → «Как получить электронную подпись (ЭЦП)?».

Вопрос №3. Сколько экземпляров отчета о движении материалов ответственное лицо должно передать на проверку бухгалтеру?

Законом не установлено количество экземпляров отчета о движении ТМЦ, необходимое в учете. Таким образом, исходя из своих потребностей, а также из количества заинтересованных в этом документе пользователей складской информации, компания может утвердить в учетной политике любое количество экземпляров.