Форма KM-5. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста

Компании и предприниматели, ведущие расчеты с наличными должны осуществлять расчеты с использованием кассового аппарата. Для поддержания кассовой дисциплины в надлежащем состоянии и обеспечить возможность передать сведения в инспекцию, разработана система первичных учетных документов. Формы, необходимые к заполнению утверждены Госкомстатом и успешно применяются в российских организациях. В данной статье мы рассмотрим, для чего необходима форма KM-5 при регистрации показаний счетчиков контрольно – кассовых машин и проанализируем особенности ее заполнения.

Форма КМ-5: что представляет собой и где она используется

В зависимости от специфики деятельности в компании и от того, на кого возложена обязанность отражать расчеты с клиентами в учетных документах, законодательство требует заполнять журналы регистрации КМ-4 или КМ-5.

Важно! Унифицированный журнал КМ-5 предназначен для тех компаний, в которых не предусмотрена должность кассира-операциониста и работу с кассовым аппаратом осуществляет любой, уполномоченный руководством организации, сотрудник.

В качестве примера таких компаний можно привести следующие:

  • В организациях общепита, когда расчеты с клиентами осуществляет официант (бармен);
  • В компаниях, деятельность которых связана с оказанием услуг, где выручку принимает уполномоченное лицо, занимающееся оформлением заказа;
  • В магазинах, когда отдельная позиция для кассового работника не выделена и операции на фискальнике пробивает продавец. Часто встречается в магазинах, не относящихся к категории магазинов самообслуживания, в которых ККТ находится в каждом отделе.

В чем же заключается предназначение журнала КМ-5? Образец бланка для ведения журнала формы КМ-5.

Важно! Назначением данной формы, определенным Госкомстатом России, является учет приходных операций наличной выручки отдельно по каждому элементу контрольно-кассовой техники компании (или ее подразделения). В дополнение, Журнал КМ-5 служит инструментов контроля над показаниями счетчиков.

Требования к ведению журнала КМ-5

К ведению журнала законодательством установлены определенные требования, целью которых является стандартизация журналов российских компаний и приведение их к единым сопоставимым формам. Помимо этого требования позволяют обеспечить безопасность учетного документа КМ-5 от внесения несанкционированных исправлений злоумышленниками. Читайте также статью: → «Форма KM-1: Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»

Принципы заполнения формы КМ-5:

  1. Прежде чем приступать к заполнению этого первичного учетного документа, его необходимо зарегистрировать в инспекции ФНС. Регистрация осуществляется либо одновременно с постановкой на учет кассового аппарата, либо, если журнал закончился в процессе работы, обратиться в инспекцию в иное время, заранее подготовив журнал к эксплуатации.
  2. Вносить записи в журнал можно только в том случае, если он пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации. Особых указаний относительно способов прошивки не установлено, поэтому следует исходить из обеспечения комфортного использования журнала. Следует оставлять небольшой запас нити, позволяющий полноценно открывать журнал, не повреждая при этом страницы документа.
  3. Все записи должны быть сделаны шариковой ручкой. В связи с тем, что этот документ должен быть прошит и пронумерован, законодательством не предусмотрен электронный способ заполнения формы.

Важно! На каждый кассовый аппарат должен быть оформлен отдельный журнал КМ-5, изменения в который необходимо вносить ежедневно (при наличие операций на ККТ).

Как заполнить титульную страницу журнала КМ-5

После того как документ прошит и прошнурован, необходимо заполнить титульный лист журнала КМ-5. Для этого необходимо указать на нем следующую информацию:

  • Название компании, ИНН, код по классификатору ОКПО, название подразделения;
  • Название ККТ, ее модель, регистрационный и заводской номер;
  • Временной интервал, отраженный в журнале;
  • Сведения об ответственном лице (ФИО, должность).

Порядок и рекомендации заполнения журнала регистрации показаний КМ-5

Рассмотрим порядок заполнения документа КМ-5. Каждый операционный день в компании отражается в журнале отдельной строкой. Читайте также статью: → «Форма КМ-6. Заполнение справки-отчета кассира-операциониста»

п/п При открытии кассовой смены уполномоченный сотрудник должен внести документ следующие сведения В конце операционного дня в журнал КМ-5 необходимо внести следующую информацию
1 Текущую дату; Показатели суммирующих счетчиков по состоянию на конец смены – 7-й столбец;
2 Номер отдела или структурного подразделения, если в нем установлен один кассовый аппарат; Для отражения величины выручки за рабочий день предназначен 8-й столбец;
3 Свое ФИО; Сведения о выручке, которая сдана в течение смены, заносят в 9-й столбец.
4 Сделать запись в 4-м столбце о номере фискального элемента ККТ по данным на конец предыдущей смены;
5 В 6-м столбце необходимо отразить показания контрольного счетчика на текущий день.

 

После внесения в форму журнала всех числовых показателей он подписывается уполномоченным сотрудником компании. Образец правильного заполнения формы КМ-5.

Типичные ошибки при заполнении журнала КМ-5 и способы внесения исправлений

Нередко при заполнении журнала КМ-5 уполномоченным сотрудником допускаются ошибки. Рассмотрим самые повторяемые нарушения в российских компаниях и степень ответственности организации. Читайте также статью: → «Форма КМ-7. Сведения о показаниях счетчиков контольно-кассовых машин и выручке организации»

Ошибки в заполнении журнала КМ-5
п/п Нарушения Ответственность компании
1 Отсутствие в компании журнала по форме КМ-5; Данная ошибка является грубейшим нарушением порядка ведения кассовой дисциплины в компании. В связи с этим фактом организация может быть привлечена к ответственности и выплатить солидный штраф;
2 Ошибка связана с указанием неверного количественного показателя в одной из строк или столбцов; В этой ситуации ни в коем случае нельзя пытаться стереть ошибочную запись ластиком, лезвием или корректирующим средством. За такое ведение журнала налоговики при проверке компанию оштрафуют. Неверное значение следует аккуратно зачеркнуть и заверить исправление подписью руководителя. Некоторые инспекции также советуют ставить печать.
3 В журнале КМ-5 пропущена строка. В этом случае необходимо поставить прочерк в пропущенной строке.

Важно!Журнал по форме КМ-5 требует ответственного отношения. Любое несанкционированное исправление может повлечь штрафные санкции для компании.

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос № 1. Как поступить при утере журнала КМ-5?

Ответ: В первую очередь, необходимо пригласить сотрудника ЦТО для снятия фискального отчета. После этого следует обратиться в инспекцию и написать заявление об утере документа и получить доверенность на регистрацию нового журнала. Далее необходимо приобрести новый журнал и зарегистрировать его в инспекции.

Вопрос № 2. Как необходимо произвести регистрацию нового журнала КМ-5?

Ответ: В компании назначается сотрудник, ответственный за выполнение этой операции. На основании доверенности организации и прошнурованного, пронумерованного журнала осуществляется его регистрация в инспекции.

Вопрос № 3. Если при закрытии кассовой смены и снятии Z-отчета выявлена ошибка, как заполнить журнал КМ-5?

Ответ: В этом случае перед заполнением формы следует проанализировать, по какой причине ошибка возникла и ее устранить. Необходимо обратиться в ЦТО и в бухгалтерскую службу (при ее наличии).