АДВ-1 – это одна из форм отчетов, которые необходимо предоставить в Пенсионный фонд. Не всегда у соискателей, которые устраиваются на работу, есть СНИЛС. Поскольку этот документ важен для каждого физического лица, при его отсутствии работодатель должен совершить некоторые действия для исправления ситуации. При этом необходимо направить в Фонд форму АДВ-1.
Что такое АДВ-1 и кто подает форму в Пенсионный фонд
Существует огромное количество форм отчетов, которые налогоплательщики во множество контролирующих органов. АДВ – 1 особенная форма. Она введена в действие Постановлением Правления Пенсионного фонда №2п от 11.01.2017 года. В этом же постановлении рассказывается, как правильно заполнять бланк.
Форма отчета представляет собой анкету, в которую заносятся все основные сведения о сотруднике. Если у работника, который устраивается на работу, по какой – либо причине отсутствует СНИЛС, то его работодатель должен подать в Пенсионный фонд сведения для его оформления. Это закреплено законом №27-ФЗ от 01.04.1996 года. Подача документов осуществляется в течение двух недель с момента трудоустройства, само свидетельство оформляется 5 дней.
Например, сотрудник, у которого отсутствует свидетельство СНИЛС, принят на работу 7 марта 2024 года. Бухгалтер сформировал и отослал в Пенсионный фонд анкету АДВ-1 15 марта 2024 года. Срок подачи отчета соблюден. Свидетельство для сотрудника будет готово в срок до 25 марта 2024 года.
Для того чтобы оформлением документа занимался работодатель, сотрудник должен написать заявление и указать информацию, необходимую для передачи в Фонд.
Заявление может иметь следующий вид.
Образец заполнения формы отчета
Бланк формы состоит всего из одного листа. В анкете отражаются данные о работнике. Внизу обязательно ставится подпись работника, а также дату подачи отчета.
Порядок заполнения отчетной формы
Как и многие другие формы, АДВ-1 состоит из полей, которые необходимо заполнить. При этом каждый символ ставится в своей ячейке. Форма содержит обязательную для заполнения информацию:
- Фамилия, имя и отчество работника, по которому составляется анкета
- Указываем каков пол заявителя
- В сведениях о рождении прописывает дату и место рождения
- Проставляем гражданство физического лица
- Далее следует указать адрес по прописке и по месту жительства. Если они совпадают, то можно заполнить только прописку
- Также следует указать телефон для связи
- В последнем пункте прописываем паспортные данные сотрудника
В самом низу формы необходимо проставить подпись сотрудника (если отчет сдается на бумаге) и дату, когда отчет подается.
АДВ-6-1 неотъемлемая часть анкеты по форме АДВ-1
Форма АДВ-6-1 идет обязательным приложением к анкете АДВ-1. АДВ-6-1 – это опись. Бланк документа визуально разделен на три части:
- Шапка отчета содержит основную информацию об организации: номер регистрации в Фонде, ИНН, КПП, а также название страхователя
- Табличная часть включает в себя сведения о том, какие документы и в каком количестве были поданы в Пенсионный фонд
- Последний блок содержит данные о номерах регистрации пакетов и подписи исполнителей и руководителя компании.
Заполнение и подача описи является обязательным при формировании и подаче АДВ-1.
Программы для заполнения отчета в электронном виде
Кроме заполнения формы отчета вручную, существует несколько способов его формирования в электронном виде.
- Самым распространенной и часто встречающейся программой для оформления отчета является программа для передачи электронной отчетности в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. Например, посредством СБИС. Большими плюсами сервиса является то, что не нужно следить за актуальностью бланков, а также возможность проверки правильности отчета еще до его отправки по назначению
- Можно воспользоваться программой, которая в свободном доступе есть на сайте Пенсионного фонда
- Кроме этого, можно работать со справочными системами и через специальный сервис отправлять отчеты в Фонд. В таком направлении работает, например, Контур, а также другие подобные системы
Какой бы вариант отправки отчета не выбрал работодатель, это будет происходить онлайн, в режиме реального времени.
Заполнение отчетной анкеты в электронном виде
В зависимости от того, какой сервис для заполнения формы отчета используется, необходимо заполнить все поля, которые будут предложены программой.
| ВАЖНО! Следует помнить, что при заполнении отчета в электронном виде, в каждом пункте не может быть более 80 знаков |
Рассмотрим, какая информация должна содержаться в тех или иных графах отчета.
| Графа отчета | Какая информация вносится |
| ФИО | Сведения о ФИО лица, на которое подаются сведения, должны указываться в именительном падеже. Графа заполняется в обязательном порядке |
| Пол | Указываем одну букву М или Ж, в зависимости от пола физического лица. Заполняется обязательно |
| Дата рождения | В дате рождения необходимо указать число, месяц прописью и год (4 цифры). Если в паспорте содержатся какие – то ошибочные или неполные сведения о дате рождения, то информация в форму переносится именно так, как указано в паспорте, но с пометкой «особое». Реквизит является обязательным |
| Место рождения | Графа заполняется строго, как в паспорте. Если в паспорте сведений нет, то и в анкете они будут отсутствовать |
| Гражданство | Графа обязательна для заполнения. Необходимо указать страну, гражданство которой имеет физическое лицо |
| Адрес регистрации и фактический адрес | В графе необходимо указать почтовый адрес гражданина, он должен быть полным. Если адрес регистрации и фактический совпадают, то последний заполнять не нужно. Если у гражданина нет прописки, то заполняется только фактический адрес. Следует учитывать, что для тех, кто проживает в России, страна не заполняется |
| Телефон | Указывается телефон, по которому можно связаться с гражданином, на которого оформляется СНИЛС |
| Документ, который удостоверяет личность | Эти сведения заполняются обязательно. Данные заносятся в заявление с точным соответствием записям в паспорте. |
| Дата | В последнюю очередь проставляется дата отчета. |
После заполнения всех предложенных полей, нажимаем кнопку «Сохранить». Формируются пачки с отчетом, затем происходит проверка на правильность, логичность заполнения формы. После того, как проверка пройдена, можно отправлять файл в Пенсионный фонд.
Заполнение анкеты АДВ-1 на ребенка и иностранца
Дети с самого рождения получают номер СНИЛС. Для них обязательное оформление документа применяется с 2012 года. Правило регламентировано законом №313 от 29.11.2010 года.
Начиная с возраста 14 лет, ребенок может самостоятельно обратиться в Пенсионный фонд, при условии наличия паспорта. Однако в большинстве случаев, оформлением свидетельства для детей занимаются родители, поэтому и форму АДВ-1 заполняют они.
В отношении иностранцев действует правило: они должны встать на учет в Пенсионном фонде, если работают в нашей стране. Такой порядок регламентирован в Федеральном законе №167 от 15.12.2001 года. Чтобы иностранцу встать на учет, необходимо перевести паспорт иностранного гражданина на русский язык и предоставить его заверенную нотариусом копию.
Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме
Вопрос 1
Как завести в АДВ-1 номер паспорта работника – иностранца?
Номера паспортов иностранных работников содержат буквы, а серия, как правило, не проставляется. Российское программное обеспечение не адаптировано к таким номерам. Поэтому рекомендуется вносить номер такого паспорта в поле, где должна быть указана серия.
Вопрос 2
В паспорте вновь принятого работника указана несуществующая дата рождения. Как заполняется форма АДВ-1 в этом случае?
Согласно установленного порядка, вся информация в анкету АДВ-1 переносится в строгом соответствии с паспортом, не зависимо от наличия ошибок. В рассматриваемом случае дата должна быть записана как в паспорте, с проставлением пометки «особое».
Ошибка
Обнаружилась ошибка в данных работника в свидетельстве СНИЛС.
Если сотрудник работает в компании, то изменение его данных – обязанность работодателя. В соответствии с Постановлением Правления Пенсионного фонда №192п, необходимо заполнить листок исправлений и переслать его в Фонд вместе со СНИЛС, содержащим ошибки и сопроводительной ведомостью. После этого нужно ждать выпуска нового свидетельства для работника.
Форма АДВ-1 заполняется в том случае, если вновь пришедшему сотруднику компании необходимо оформить свидетельство о регистрации в пенсионной системе. Этот документ также применяется при оформлении такого документа иностранцам, которые приехали работать в нашу страну и детям. В каждом из случаев есть свои нюансы, которые нужно учитывать. Удобным способом подачи анкеты является ее заполнение и отправка в Фонд онлайн.
Загрузка...