Если подотчетное лицо не отчиталось в срок

В деятельности организаций возникают ситуации, когда работники получают средства, которые имеют целевое направление (закупка материалов, канцтоваров, поездка в командировку и т.д.). Произведя расходы в интересах компании, работник обязан их подтвердить документально в определенные сроки в доказательство того, что средства были потрачены на то, куда они и должны быть направлены. Рассмотрим порядок отчетности по реализованным средствам.

Нормативное регулирование отчета подотчетного лица

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У устанавливает срок 3 дня на предоставление авансового отчета

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н отражает действия по подотчетным суммам по счету 71 в бухгалтерском учете

Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Правила внутреннего распорядка, Положение о командировках и т.д.

Основание для выдачи денег под отчет

В основном на произведение затрат в интересах компании работнику заблаговременно выделяются определенные средства.

Для того, чтобы получить эти средства необходимо предъявить один из документов, предусмотренный локальными актами:

  • приказ (распоряжение) руководителя
  • заявление лица на получение подотчетной суммы, написанное в произвольной форме, подписанное руководителем

В этом документе должно быть отражено:

  • цель выдачи денег
  • ФИО работника, которому должны быть выданы средства
  • сумма
  • период, на который выдаются средства (важен для составления отчета работника)

Средства не всегда могут быть выданы сразу (если выдаются наличными через кассу) по причине отсутствия средств, лимита остатка кассы, но деньги будут выданы в определенный срок. На сегодняшний день подотчетные суммы в большинстве случаев перечисляются на банковскую карту.

Читайте также статью ⇒ Как оформить командировку сотруднику в 2018 году.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Форма предоставления авансового отчета

Авансовый отчет должен быть составлен в определенной форме:

  • в бюджетных и казенных учреждениях используется унифицированная форма 0504505 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н)
  • коммерческие организации вправе применять унифицированную форму N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) или самостоятельно разработанную и документально утвержденную форму (с 01.01.2013).

К авансовому отчету работник обязан приложить документальное подтверждение о расходах, пронумеровать их в соответствии с записями в отчете.

Заполнение авансового отчета по форме 0504505

Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н утвержден для бюджетных и казенных организаций бланк авансового отчета по форме 0504505, применяемый для учета расчетов с лицами, получившими подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в отчет, составленный в 1 экземпляре или от руки, или в распечатанном виде, должно внести:

  1. на лицевой стороне: сведения о получателе аванса (о себе)
  2. на оборотной стороне: заполняет графы 1-6 с указанием приложенных подтверждающих документов по произведенным расходам

На лицевой и оборотной сторонах делаются отметки бухгалтером проверяются на целевое использование и вносятся принятые к учету расходы и бухгалтерские проводки.

Авансовый отчет после проверки утверждается руководителем (уполномоченным лицом) учреждения.

Заполнение авансового отчета по форме АО-1

Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 разработан бланк отчета N АО-1, применяемый коммерческими организациями, которые могут доработать или разработать самостоятельно и утвердить локальными актами.

Подотчетное лицо в отчет (в 1 экземпляре, написанный от руки или в распечатанном виде) вносит:

  1. на лицевой стороне: сведения о себе
  2. на оборотной стороне: графы 1-6 с указанием приложенных подтверждающих документов по произведенным расходам

Остальная информация вносится бухгалтером по результатам проверки принятых к учету расходов (целевое направление) и бухгалтерские проводки.

Документ по результатам проведенной проверки утверждается руководителем (уполномоченным лицом) организации.

Документы, прилагаемые к авансовому отчету

Авансовый отчет необходимо проверить на достоверность, утвердить руководителем и принять к учету. Достоверность сведений в отчете должна быть подтверждена такими документами:

Виды расходовПрилагаемые документы
ХозяйственныеКассовые и товарные чеки
Командировочные1.      Проездные документы (билеты, чеки)

2.      Квитанции о предоставлении постельных принадлежностей

3.      Чеки из гостиницы или договор найма жилья

4.      Командировочное удостоверение (если используется в организации)

5.      Чеки о прочих расходах с ведома организации

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ М. Пивоварова

Возмещение расходов и возврат недостатка

Точно определить сумму средств, предоставляемых под отчет, невозможно. В связи с этим при получении авансового отчета и окончательного расчета согласно подтверждающим документам рассчитывается излишек или недостаток по расходам подотчетного лица:

  • если по авансу имеется остаток, то он сдается в кассу по приходному кассовому ордеру
  • при перерасходе средств – излишек возвращается по расходному кассовому ордеру

Важно! Данные утвержденного руководителем авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные суммы.

Непредставление отчета по подотчетным суммам

Сотрудник, получивший подотчетную сумму обязан в трехдневный срок отчитаться по ней.

Но иногда возникают ситуации, когда работник не предоставил отчет. В этом случае сумма аванса должна быть возмещена из заработной платы в соответствии со ст. 137 ТК РФ, но имеется ограничение, которое отражено в ст. 138 ТК РФ: удержания должны составлять до 20% от заработной платы. Приказ (распоряжение) об удержании из заработной платы должно быть принято в срок 1 месяц со дня, следующего за последним днем предоставления отчета. Работник должен быть ознакомлен с документом и в случае согласия эта сумма удерживается, в противном случае – деньги могут быть взысканы в течение 1 года через суд.

При этом удержание подотчетных сумм производится только после удержания НДФЛ.

Своевременная сдача отчета работником необходима для своевременного списания на расходы организации.

Пример по удержанию подотчетных сумм

Работник вернулся из командировки 30.06.2018г. Сумма аванса составляла 5000 руб. Заработная плата составляет 20000 руб. В понедельник, 02.07.2018 г. он выходит на работу и в период со 2 по 4 июля должен предоставить отчет. При не предоставлении отчета (независимо от причины) с 05.07.2018 г. в течение месяца (до 04.08.2018г.) издано распоряжение на удержание подотчетной суммы.

При расчете заработной платы за июль вся сумма аванса не может быть взыскана, так как составляет 25%, т.е. сумма, которая, может быть возмещена составляет:

20000 * 0,2 = 4000 руб.

Работник будет перечислена сумма:

20000 – 20000 * 0,13 – 4000 = 13400 руб.

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Подотчетные суммы, выданные работнику, отражаются по дебету счета 71 и кредиту 50 (51) в зависимости от того, наличным или безналичным способом получают работники подотчетные суммы.

По результатам полученного отчета утвержденная сумма списывается по дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44, 10, 08) и кредиту 71.

Если отчет не предоставлен, то подотчетная сумма списывается по дебету 94.

А на основании приказа руководителя сумма возмещается за счет заработной платы работника по дебету 70.

Пример по учету подотчетных сумм

Рассмотрим как будут отражены операции в учете на предыдущем примере.

ПроводкаСуммаОперация
Д71 К505000Из кассы выдана подотчетная сумма
Д94 К715000Подотчетная сумма отнесена на недостачи
Д73 К945000Задолженность отнесена на работника
Д20 К7020000Начислена заработная плата за июль
Д70 К682600Удержан НДФЛ
Д70 К734000Удержан долг по подотчетной сумме
Д70 К5113400Перечислена заработная плата работнику

Ошибка при сдаче отчета

При сдаче отчета подотчетное лицо выяснило, что утеряна часть отчетных документов и не сдало своевременно документы.

В этой ситуации есть возможность восстановить документы, запросив копии чеков, квитанций и т.д., если нет возможности предоставить копии документов, необходимо к отчету приложить объяснительную с указанием причин утери документов.

Читайте также статью ⇒ Страховые взносы на путевки работникам в 2018 году.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как поступить в ситуации, когда подотчетное лицо не предоставило отчет в отведенный 3-дневный срок и ему необходимо выдать другую подотчетную сумму?

Ответ: Пока лицо не отчиталось по предыдущей сумме, ему нельзя выдать следующую, независимо от суммы расходов до тех пор пока не будет возмещена сумма (вычет из заработной платы или возврат сотрудником суммы по приходному кассовому ордеру). Сотрудник может отказаться от командировки.

Вопрос №2: Оплачиваются ли работнику суточные, если на несколько дней командировки оформлен больничный лист?

Ответ: Не оплачивается, так как работнику будет начислено пособие по временной нетрудоспособности.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик