Электронный листок нетрудоспособности (как заполнить)

Листки нетрудоспособности в электронном виде вводятся с 1 июля 2017 года в рамках пилотного проекта по регионам. Ранее проект с 2014 года работал в тестовом режиме для отладки технических процессов. Электронные формы возникли наряду с документами, выдаваемыми на бумажном носителе. На переходном этапе действительны обе формы листка, имеющие равную юридическую силу. В статье расскажем про электронный листок нетрудоспособности, рассмотрим особенности получения.

Получение электронной формы документа

Выдачей бюллетеня, как и ранее, имеют право заниматься аттестованные врачи государственного учреждения или лицензированные специалисты частной практики. Имеют ограничения в отношении медицинских учреждений. Так, станции скорой помощи не имеют права на выдачу бюллетеней. Для получения электронной формы листка медицинскому учреждению и работодателю требуется стать участниками системы электронного оборота.

Лицо, на имя которого оформляется больничный, должно дать письменное согласие на размещение индивидуальных сведений. Документ о согласии оформляется на каждый страховой случай обращения в медицинское учреждение, при котором выписывается бюллетень. Дополнительно у застрахованного лица уточняется, является ли работодатель обратившегося в медучреждение лица участником пилотного проекта. Читайте также статью: → «Порядок и сроки оформления электронного больничного листа в 2018 году».

Составление электронного листка нетрудоспособности

Процедура оформления имеет определенный алгоритм действий. Традиционно заполнение данных листка осуществляет средний медицинский работник с последующим удостоверением верности сведений лечащим врачом. Окончательное оформление документа осуществляется по завершении лечения.

Действие Описание
Получение медицинским учреждением согласия работника на публикацию личных данных Предоставляется работником в письменном виде
Запрос в систему ФСС на предоставление номера документа, формирование бюллетеня Документ подписывает медицинский работник квалифицированной подписью

 

Отправка документа в базу ФСС Сформированный документ, подписанный ЭЦП, переправляется в базу ФСС
Выдача лицу (пациенту) номера документа На основании данных о номере работодатель получает информацию документа
Оперирование с информацией больничного Производится расчет суммы, выдача, включение сведений в отчетность предприятия

Листок нетрудоспособности электронной формы (ЭЛН) удостоверяется медицинским работником и учреждением с помощью ЭЦП. При выдаче документа на срок свыше 15 дней дополнительно ставится подпись председателя врачебной комиссии и главврача учреждения. Читайте также статью: → «Как получить электронную подпись в 2018 (ЭЦП)?».

Возможности личного кабинета работодателя

Информация об оформленном документе размещается в защищенной базе ФСС. Доступ к сведениям работодатель получает после регистрации личного кабинета на сайте cabinets.fss.ru. Подключение личного кабинета позволяет пользователю осуществить ряд функций:

  • Просмотр бюллетеней, выданных и закрытых медицинским учреждением.
  • Заполнение раздела работодателя и вывод документа на печать.
  • Выгрузка документов ЭЛН в виде файла для последующей загрузки в программное обеспечение предприятия.
  • Работа с электронными носителями – формирование реестра листков предприятия с последующей выгрузкой файла в ФСС, просмотр переданных реестров и протоколов ошибок.
  • Получение данных о пособиях, выплаченных ФСС напрямую.
  • Обмен данными по запросам, спискам ошибок, реестрам, просмотр полученных ранее сведений между страхователем и ФСС.

Дополнительным плюсом использования электронного обмена является возможность подключения обслуживающей учет программы к личному кабинету. По листкам, полученным из базы ФСС, расчет производится в учетной программе.

Работодатель имеет возможность получить доступ только к ЭЛН, закрытым медицинским учреждением после выздоровления пациента. Если бюллетень не оформлен полностью, операции с листком нетрудоспособности не производятся. В дальнейшем листку присваивается статус «Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем».

Бумажная форма бюллетеня

Наряду с ЭЛН сохраняется выдача бюллетеней на бумажном носителе. Работники страхователя, не оформившего личный кабинет, лишаются возможности получения бюллетеня в электронной форме и имеют право на листок, составленный на бумажном носителе. Предприятия, не подключившиеся к электронному обороту, лишаются преимуществ, связанных с электронным оборотом:

  • Получение доступа к информации более ранних периодов.
  • Оперирование обменом сведений с ФСС после регистрации электронной подписи.
  • Получение уверенности в достоверности документа, предоставленного работником.
  • Отсутствие необходимости в хранении бумажных архивов.

Полный переход на ЭЛН планируется после проведения модернизации медицинских учреждений. При разработке перспективных планов учитываются ограничения по использованию электронной системы обмена данными. Ряд медицинских учреждений, преимущественно расположенные в отдаленных районах, не имеют технических условий осуществлять обмен документами.

Больничный лист

Регистрация работодателя на портале ФСС

Использовать электронный обмен документами с фондом в настоящее время имеют возможность только участники проекта, реализуемого в ряде регионов. Постепенно возрастает число участников проекта. Для получения возможности электронного обмена документами работодателю потребуется:

  • Оформить сертификат на усиленную квалифицированную электронную подпись, выдачу которых осуществляют центры, аккредитованные Министерством связи. УКЭП является равнозначной по отношению к собственной подписи лица. Срок действия сертификата ограничен и требует продления по истечении срока действия.
  • Заключить соглашение с ФСС на взаимодействие по информационному обмену.
  • Зарегистрироваться на портале государственных услуг.

Операции с электронными носителями бюллетеней осуществляются в личном кабинете, доступ к которому страхователь получает после регистрации. В рабочем режиме постоянный доступ предоставляется после ввода пользователем логина и пароля. В личном кабинете пользователь имеет возможность ознакомиться со списком ЭЛН, воспользоваться закладками с журналами по обмену данными, реестрами, пособиями.

Порядок взаимодействия работодателя с фондом

Работа с информацией личного кабинета осуществляется путем реализации последовательных действий.

Действие пользователя Описание
Поиск портала Стартовая страница будет открыта после выбора: http://cabinets.fss.ru
Выбор пункта «кабинет страхователя» Необходимо осуществить вход в кабинет
Авторизация пользователя Ввод логина и пароля
Проверка сертификата для ключа После подтверждения доступа пользователь получает возможность получения информации
Использование фильтра для поиска ЭЛН Поиск осуществляется по выбранному пользователем параметру – фамилии, имени, отчеству, СНИЛС, статус ЭЛН, № ЭЛН
Запрос ЭЛН в базе данных фонда Доступ к данным осуществляется после нажатия кнопки «получить ЛН» по номеру листка и СНИЛС

Существует возможность у работодателя осуществить взаимодействие с фондом через обслуживающую учетную программу. Например, электронный обмен с ФСС поддерживает программное обеспечение 1С: «Зарплата и управление персоналом 8». При использовании программного обеспечения ответственное лицо работодателя:

  • Осуществляет запрос об электронном листке напрямую из программы 1С. Данные получают по номеру выданного бюллетеня.
  • Производит расчет суммы к выплате по листку в автоматическом режиме. Необходимая для произведения расчета информация о лице, стаже, суммах, предшествующих году наступления страхового случая, имеется в базах программы.
  • Направляет реестр в фонд социального страхования.

Использование варианта открытия личного кабинета или обмена посредством обслуживающей программы зависит от выбора работодателя. Минусом ведения учета напрямую через личный кабинет служит необходимость выгрузки в обслуживающую программу для расчета и сохранения учетных данных. Преимуществом использования личного кабинета является широкий набор возможностей по формированию журнала данных, получению данных по истории страховых случаев.

Варианты оплаты ЭЛН в рамках пилотного проекта

Существует 2 варианта оплаты листков нетрудоспособности в зависимости от применяемого в регионе. Ряд регионов воспользовались возможностью осуществления оплаты напрямую через ФСС по данным, рассчитанным работодателем.

Способы оплаты ЭЛН Прямая оплата в ФСС Оплата через работодателя
Движение бюллетеня Направляется в ФСС через реестр работодателя Работодатель производит все операции с бюллетенем
Расчет положенной суммы Производит работодатель Работодатель
Выплата суммы ФСС на счет работника или почтовым переводом Работодатель из кассы либо на зарплатную карту
Покрытие суммы Не производится Сумма засчитывается в счет отчислений взносов либо возмещается ФСС

В перспективе развития социального страхования планируется исключить предприятия из плательщиков пособий, покрываемых в конечном итоге за счет средств ФСС.

Одним из преимуществ электронных больничных является точное определение даты получения работодателем закрытого бюллетеня для осуществления выплат работникам. Ранее фиксация поступления листков нетрудоспособности осуществлялась в журнале учета входящих документов кадрового органа. При использовании ЭЛН поступление и расчет осуществляется в более оперативном режиме.

Случаи нетрудоспособности, при которых не выдаются ЭЛН

Случаи нетрудоспособности служащих силовых ведомств также подтверждаются больничными листками. Оплата периода болезни по бюллетеням осуществляется в рамках законов силовых структур и не покрывается за счет средств социального страхования. Данное условие одинаково действует как для стандартных случаев заболеваний, так и для бюллетеней, выданных по беременности и родам. Читайте также статью: → «Больничный по беременности и родам в 2018 году: пример расчета».

Организации силовых структур не входят в систему социального страхования, подконтрольного ФСС. С организациями нет возможности наладить электронный обмен данными. Служащие имеют право на получение листов нетрудоспособности только на бумажных носителях.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Установлен ли штраф при отказе работодателя от подключения к электронной системе обмена информацией с ФСС?

Работодатели самостоятельно выбирают, подключаться ли к системе электронного обмена информацией с ФСС. Санкций за отказ от участия не предусмотрено.

Вопрос №2. Имеется ли установленная форма образца предоставления согласия пациента на публикацию личных данных?

Форма согласия пациента на формирование бюллетеня в электронном виде предоставляется на бланке, разработанном Минтруда.

Вопрос №3. Может ли лицо, которому был выписан лист нетрудоспособности в электронном виде, ознакомиться с ним?

Работники, которым были оформлены ЭЛН, могут открыть на портале ФСС свой личный кабинет. Лица получают доступ к информации о бюллетене, личных данных, ранее выданных листках. Дополнительно можно получить данные о справке-расчете пособия. Все документы, доступные застрахованному лицу, можно вывести на печать.

Вопрос №4. Предоставляет ли ФСС информацию о порядке обмена, получения данных, использованию личного кабинета?

Фонд выпустил несколько видов инструкций пользователей, предназначенных для застрахованного лица, страхователя, и пользователей кабинета МСЭ. Информацию о порядке пользования можно получить в электронном виде или на бумажном носителе после вывода на печать.

Вопрос №5. Имеет ли возможность работодатель получить доступ к ЭЛН, выданным работнику другими работодателями, например, при трудоустройстве сотрудника по совместительству?

Страхователь имеет возможность доступа к информации о ЭЛН, выписанных только в рамках организации. Также работодатель не имеет доступа к сведениям о заболевании лица, название которого заменяет уникальная кодировка.