Электронный документооборот с ПФР: как подключить, заявление

01.01.2017 года вступили в силу законодательные изменения, согласно которым работодатели с численностью сотрудников от 25-ти человек подает отчетность в ПФР исключительно в электронной форме. В статье разберем, как осуществляется электронный документооборот с ПФР и как к нему подключиться.

Преимущества электронного документооборота

С каждым годом увеличивается число компаний, применяющий документооборот для внутренних целей, а также в части взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами. Рост интереса к электронному обмену документами объясняется рядом преимуществ:

  • скорость обмена данными – адресат получает документ или информацию в течение нескольких секунд после ее отправки;
  • снижение расходов – компания не несет расходы на отправку документов почтой, также снижаются трудовые затраты на посещение контрагента (контролирующего органа) для передачи документов;
  • удобство использования – при наличии необходимых доступов, документ могут одновременно просматривать, редактировать, согласовывать несколько лиц.
Основанием для внедрения внутреннего документооборота на предприятии является локальный нормативный акт, в котором утверждается сфера использования электронных документов (применение внутри компании, обмен информацией с контрагентами, подача отчетности в контролирующие органы), а также определяется алгоритм и методика обмена электронной информацией.

Читайте также статью ⇒ «Договор с ОЭД (оператор электронного документооборота): как составить, образец».

Электронная отчетность в ПФР

Пенсионный фонд активно использует систему электронного документооборота с работодателями в течение последних нескольких лет. Ранее обмен электронными документами с ПФР был для работодателем добровольной процедурой: Пенсионный фонд предоставлял организациям право выбора формы отчетности (электронная или бумажная).

Однако, с 01.01.2017 года ситуация изменилась: на основании постановления ПФР работодатели, средняя численность сотрудников которых составляет 25 человек и  более, обязаны подавать отчеты в ПФР только в электронном виде. В случае предоставления документов на бумажном носителе, отчет признается несданным, а работодатель привлекается к мере взыскания в виде штрафа.

В 2019 году ПФР сохранил прежние требования в части предоставления отчетности работодателями:

  • организации и ИП, среднесписочное количество сотрудников которых равна 25 единицам (или более), предоставляют отчеты в ПФР только в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
  • работодатели с количеством сотрудников до 25 человек (24 и менее) могут подавать отчеты в ПФР в любой удобной форме – в электронном виде или на бумажном носителе.

Для определения обязательств по подаче отчета в электронной форме, работодатель рассчитывает среднюю численность работников по итогам отчетного месяца. В расчете учитываются не только штатные сотрудники, которые трудоустроены на основании трудовых договоров, но и лица, привлеченные к работе по договора ГПХ.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Электронный документооборот с ПФР: как подключиться

Электронный документооборот с ПФР
Электронный документооборот с ПФР

Для исполнения работодателем обязательств по подаче электронной отчетности в ПФР организации необходимо подключиться к электронному документообороту с Пенсионным фондом.

Особенности процедуры и перечень необходимых документов представлен в пошаговой инструкции ниже.

Шаг #1. Выбор оператора электронного документооборота

На первом этапе работодатель выбирает оператора электронного документооборота – организацию, которая оказывает услуги по обеспечению обмена электронными документами с ПФР, гарантирует безопасность документооборота, осуществляет техническое сопровождение телекоммуникационных сетей.

Работодатель может сотрудничать только с операторами, которые имеют госаккредитацию ПФР. С перечнем операторов электронного документооборота можно ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда → http://www.pfrf.ru/branches/spb/info/~strahovatelyam/2481.

Основанием для сотрудничества является договор, подписанный между работодателем и спецоператором. Как правило, форму договора предлагает оператор. Перед подписанием работодателю необходимо внимательно ознакомиться с текстом соглашения, обратив внимание на:

  • перечень услуг (обеспечение документооборота, гарантия безопасности данных, круглосуточная техническая поддержка);
  • тарифы (абонентское обслуживание, разовые платежи);
  • меры ответственности, предусмотренные при невыполнении условий договора.

Читайте также статью ⇒ «Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция».

Шаг #2. Заключение договора с Удостоверяющим центром Минкомсвязи

Для подписания электронной отчетности работодателю необходимо иметь ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП). Выпуском и выдачей ключей ЭЦП занимаются Удостоверяющие центры (УЦ), аккредитованные Министерством связи и массовых коммуникаций, на основании договора, заключенного с работодателем.

Для заключения договора представителю работодателя необходимо обратиться в УЦ со следующими документами:

  • заявление о выдаче средств криптозащиты;
  • заверенные копии правоустанавливающих и регистрационных документов организации (ИП);
  • документы, подтверждающие право владельцев ключей ЭЦП на подписание отчетности ПФР (устав – при оформлении ключа ЭЦП для директора, доверенности – при получении ключей для иных должностных лиц).

С перечнем аккредитованных УЦ, которые сотрудничают с ПФР, можно ознакомиться на сайте Пенсионного фонда → http://www.pfrf.ru/about/isp_dir/verification_center_pfr/.

Шаг #3. Приобретение и установка ПО

Заключив договор с УЦ, работодатель переходит к следующему этапу – поиску и установке ПО, необходимого для обеспечения обмена с электронными данными с ПФР.

При выборе ПО особое внимание следует уделить не только технической функциональности программы, но и совместимости ПО с программами, используемыми в ПФР. Если ПО работодателя и Пенсионного фонда не будут функционально совместимы, обмен электронными документами в таком случае невозможен.

Как правило, установка ПО для обмена электронными данными включена в перечень услуг оператора электронного документооборота. Если договор с оператором не содержит подобных условий, то для выбора ПО работодателю лучше обратиться в специалисту.

Шаг #4. Подготовка заявления

На данном этапе работодатель составляет заявление о подключении к системе электронного документооборота. Документ составляется на бланке установленного образца, который можно скачать здесь ⇒ Заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР.

Документ состоит из 3-х блоков для заполнения:

  • 1-й и 2-й блоки – информация о работодателе (юрлицо/физлицо-ИП);
  • 3-й блок – сведения об используемом средстве крипотазащиты.

Структура заявления и порядок его заполнения представлен в таблице ниже:

Блоки для заполнения1-й блок – информация о юрлице2-й блок – информация о физлице3-й блок – сведения об используемом средстве крипотазащиты
Кто заполняетОрганизацииФизлица-ИПВсе заявители
Как заполнить

Работодатель указывает информацию об организации:

  • полное наименование;
  • ИНН;
  • КПП;
  • контакты (адрес электронной почты, номер телефона);
  • регистрационный номер в ПФР;
  • банковские реквизиты;
  • юридический адрес;
  • фактический адрес местонахождения;
  • среднесписочное количество сотрудников.

Предприниматель отражает данные о себе:

  • ФИО;
  • ИНН;
  • паспортные данные;
  • контакты (адрес электронной почты, номер телефона);
  • регистрационный номер в ПФР;
  • банковские реквизиты;
  • адрес прописки;
  • фактический адрес проживание;
  • среднесписочное количество сотрудников.

Заявитель указывает:

  • наименование оператора, с которым заключен договор на передачу электронных данных;
  • используемые средства криптозащиты (ключ ЭЦП).

Оформленное заявление подписывает руководитель организации, после чего документ скрепляется печатью. Если заявление оформляет ИП, то на документе должна присутствовать подпись предпринимателя.

Шаг #5.  Обращение в ПФР

Заявление о подключении к системе электронного документооборота работодатель подает в территориальный орган ПФР по месту регистрации. Вместе с заявлением в Пенсионный фонд необходимо предоставить:

  • копию договора с оператором электронного документооборота;
  • копию соглашения с УЦ;
  • заверенные копии регистрационных и правоустанавливающих документов организации;
  • доверенность представителя (если в ПФР обращается представитель организации).

Шаг #6. Заключение соглашения об обмене электронными документами с ПФР

На основании обращения работодателя-страхователя с заявлением, ПФР предлагает заявителю заключить договор об обмене электронными документами.

Соглашение с ПФР является безвозмездным. На основании договора стороны признают юридическую силу электронной отчетности, подписанную ключом ЭЦП.

После подписания соглашения организация (ИП) приобретает статуса участника электронного документооборота с ПФР, в связи с чем может отправлять необходимые формы отчетности в электронном виде. Подтверждением получения документа выступает электронная квитанция, направленная страхователю от ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Читайте также статью ⇒ «Электронный баланс в 2019 году: как составить, срок предоставления».

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Бесплатная юридическая консультация

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

-->
Adblock detector