01.01.2017 года вступили в силу законодательные изменения, согласно которым работодатели с численностью сотрудников от 25-ти человек подает отчетность в ПФР исключительно в электронной форме. В статье разберем, как осуществляется электронный документооборот с ПФР и как к нему подключиться.
Преимущества электронного документооборота
С каждым годом увеличивается число компаний, применяющий документооборот для внутренних целей, а также в части взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами. Рост интереса к электронному обмену документами объясняется рядом преимуществ:
- скорость обмена данными – адресат получает документ или информацию в течение нескольких секунд после ее отправки;
- снижение расходов – компания не несет расходы на отправку документов почтой, также снижаются трудовые затраты на посещение контрагента (контролирующего органа) для передачи документов;
- удобство использования – при наличии необходимых доступов, документ могут одновременно просматривать, редактировать, согласовывать несколько лиц.
Читайте также статью ⇒ «Договор с ОЭД (оператор электронного документооборота): как составить, образец».
Электронная отчетность в ПФР
Пенсионный фонд активно использует систему электронного документооборота с работодателями в течение последних нескольких лет. Ранее обмен электронными документами с ПФР был для работодателем добровольной процедурой: Пенсионный фонд предоставлял организациям право выбора формы отчетности (электронная или бумажная).
Однако, с 01.01.2017 года ситуация изменилась: на основании постановления ПФР работодатели, средняя численность сотрудников которых составляет 25 человек и более, обязаны подавать отчеты в ПФР только в электронном виде. В случае предоставления документов на бумажном носителе, отчет признается несданным, а работодатель привлекается к мере взыскания в виде штрафа.
В 2024 году ПФР сохранил прежние требования в части предоставления отчетности работодателями:
- организации и ИП, среднесписочное количество сотрудников которых равна 25 единицам (или более), предоставляют отчеты в ПФР только в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
- работодатели с количеством сотрудников до 25 человек (24 и менее) могут подавать отчеты в ПФР в любой удобной форме – в электронном виде или на бумажном носителе.
Для определения обязательств по подаче отчета в электронной форме, работодатель рассчитывает среднюю численность работников по итогам отчетного месяца. В расчете учитываются не только штатные сотрудники, которые трудоустроены на основании трудовых договоров, но и лица, привлеченные к работе по договора ГПХ.
Электронный документооборот с ПФР: как подключиться
Электронный документооборот с ПФР
Для исполнения работодателем обязательств по подаче электронной отчетности в ПФР организации необходимо подключиться к электронному документообороту с Пенсионным фондом.
Особенности процедуры и перечень необходимых документов представлен в пошаговой инструкции ниже.
Шаг #1. Выбор оператора электронного документооборота
На первом этапе работодатель выбирает оператора электронного документооборота – организацию, которая оказывает услуги по обеспечению обмена электронными документами с ПФР, гарантирует безопасность документооборота, осуществляет техническое сопровождение телекоммуникационных сетей.
Работодатель может сотрудничать только с операторами, которые имеют госаккредитацию ПФР. С перечнем операторов электронного документооборота можно ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда → http://www.pfrf.ru/branches/spb/info/~strahovatelyam/2481.
Основанием для сотрудничества является договор, подписанный между работодателем и спецоператором. Как правило, форму договора предлагает оператор. Перед подписанием работодателю необходимо внимательно ознакомиться с текстом соглашения, обратив внимание на:
- перечень услуг (обеспечение документооборота, гарантия безопасности данных, круглосуточная техническая поддержка);
- тарифы (абонентское обслуживание, разовые платежи);
- меры ответственности, предусмотренные при невыполнении условий договора.
Читайте также статью ⇒ «Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция».
Шаг #2. Заключение договора с Удостоверяющим центром Минкомсвязи
Для подписания электронной отчетности работодателю необходимо иметь ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП). Выпуском и выдачей ключей ЭЦП занимаются Удостоверяющие центры (УЦ), аккредитованные Министерством связи и массовых коммуникаций, на основании договора, заключенного с работодателем.
Для заключения договора представителю работодателя необходимо обратиться в УЦ со следующими документами:
- заявление о выдаче средств криптозащиты;
- заверенные копии правоустанавливающих и регистрационных документов организации (ИП);
- документы, подтверждающие право владельцев ключей ЭЦП на подписание отчетности ПФР (устав – при оформлении ключа ЭЦП для директора, доверенности – при получении ключей для иных должностных лиц).
С перечнем аккредитованных УЦ, которые сотрудничают с ПФР, можно ознакомиться на сайте Пенсионного фонда → http://www.pfrf.ru/about/isp_dir/verification_center_pfr/.
Шаг #3. Приобретение и установка ПО
Заключив договор с УЦ, работодатель переходит к следующему этапу – поиску и установке ПО, необходимого для обеспечения обмена с электронными данными с ПФР.
Как правило, установка ПО для обмена электронными данными включена в перечень услуг оператора электронного документооборота. Если договор с оператором не содержит подобных условий, то для выбора ПО работодателю лучше обратиться в специалисту.
Шаг #4. Подготовка заявления
На данном этапе работодатель составляет заявление о подключении к системе электронного документооборота. Документ составляется на бланке установленного образца, который можно скачать здесь ⇒ Заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР.
Документ состоит из 3-х блоков для заполнения:
- 1-й и 2-й блоки – информация о работодателе (юрлицо/физлицо-ИП);
- 3-й блок – сведения об используемом средстве крипотазащиты.
Структура заявления и порядок его заполнения представлен в таблице ниже:
| Блоки для заполнения | 1-й блок – информация о юрлице | 2-й блок – информация о физлице | 3-й блок – сведения об используемом средстве крипотазащиты |
| Кто заполняет | Организации | Физлица-ИП | Все заявители |
| Как заполнить |
Работодатель указывает информацию об организации:
|
Предприниматель отражает данные о себе:
|
Заявитель указывает:
|
Оформленное заявление подписывает руководитель организации, после чего документ скрепляется печатью. Если заявление оформляет ИП, то на документе должна присутствовать подпись предпринимателя.
Шаг #5. Обращение в ПФР
Заявление о подключении к системе электронного документооборота работодатель подает в территориальный орган ПФР по месту регистрации. Вместе с заявлением в Пенсионный фонд необходимо предоставить:
- копию договора с оператором электронного документооборота;
- копию соглашения с УЦ;
- заверенные копии регистрационных и правоустанавливающих документов организации;
- доверенность представителя (если в ПФР обращается представитель организации).
Шаг #6. Заключение соглашения об обмене электронными документами с ПФР
На основании обращения работодателя-страхователя с заявлением, ПФР предлагает заявителю заключить договор об обмене электронными документами.
Соглашение с ПФР является безвозмездным. На основании договора стороны признают юридическую силу электронной отчетности, подписанную ключом ЭЦП.
После подписания соглашения организация (ИП) приобретает статуса участника электронного документооборота с ПФР, в связи с чем может отправлять необходимые формы отчетности в электронном виде. Подтверждением получения документа выступает электронная квитанция, направленная страхователю от ПФР по телекоммуникационным каналам связи.
Читайте также статью ⇒ «Электронный баланс в 2024 году: как составить, срок предоставления».
Загрузка...