Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями на сегодняшний день уже очень распространен. Огромное число компаний уже применяют электронные формы документов, заполняют электронные декларации и т.д. Некоторые компании даже перевели в электронный вид все свои первичные документы.

Электронный документооборот, его преимущества недостатки

Электронный документооборот является одним из способов работы с электронными документами. Основной особенностью электронных документов является то, что подписываются они электронной цифровой подписью, при этом такие документы равны по своему значению документам, составленным на бумажном носителе.

В качестве плюсов применения электронного документооборота можно выделить следующие:

• очень быстро можно найти нужный документ;
• централизованная структура документооборота;
• систематизирование хранение электронных документов в архиве;
• простота регистрации документов и их согласования;
• возможность подписания документов электронной подписью и направление по каналам связи, что позволяет сэкономить время;
• возможность быстрого составления аналогичного документа;
• аудит в электронном виде.

Помимо плюсов также можно выделить и минусы электронного документооборота:

• необходимость в ЭЦП (электронно-цифровая подпись), что потребует определенных затрат;
• использование возможно только в том случае, если контрагент применяет электронный документооборот;
• дополнительные расходы, связанные с электронным документооборотом;
• отсутствие утвержденных форм документооборота;
• недоверие некоторых контрагентов к электронным документам.

Несмотря на обилие отрицательных моментов электронного документооборота, он с каждым годом набирает все больше оборотов. В первую очередь это связано с тем, что предусмотрен он налоговым законодательством. К примеру, компании обязаны сдавать отчеты по НДФЛ и страховым взносам в электронном виде, если численность компании более 25 человек. Кроме того, в бухгалтерском учете также принят электронный документооборот. В соответствии с законом 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом при использовании последнего способа потребуется электронная подпись.

Важно! Одной из причин широкого распространения электронного документооборота является то, что довольно много компаний функционируют в различных регионах и городах и для ускорения обмена документами вводится электронный документооборот.

Как вводится электронный документооборот

Важно! Если руководство компании принимает решение о введении электронного документооборота, то это должно оформляться соответствующим приказом. В некоторых компаниях составляются специальные акты, регламентирующие документооборот и согласование документов в компании. Например, особенности согласования документов между отделами компании, подписание документов руководителем, а также их хранение в электронном архиве.

После этого необходимо определиться с видом электронной подписи, которой компания будет пользоваться.Выбрать нужно будет одну из 3 видов подписей:

• простую, которая подтверждает формирование подписи конкретным лицом путем использования кодов, паролей и т.д.;
• неквалифицированную, которая позволяет определить лицо, которое подписывает электронный документ, а также определить тот факт, что в электронный документ после подписи вносились изменения.
• квалифицированную, которая помимо признаков неквалифицированной подписи также обладает дополнительными признаками, например, ключ проверки подписи указывается в сертификате.

После определения с видом подписи нужно будет выбрать удостоверяющий центр (УЦ), который в соответствии с законом №63-ФЗ «Об электронной подписи» является юридическим или иным лицом, осуществляющим функции по созданию и выдаче электронной подписи. При этом оценивается стоимость услуг УЦ, возможность предоставления ими дополнительных функций, а также формат ответственности, которую несет центр в случае сбоев в документообороте.

Важно! Завершающим этапом является непосредственное внедрения электронного документооборота в компании. При этом счета-фактуры составляются в виде электронных документов только при взаимном согласии сторон, а также при наличии у них технических средств и возможностей для приемки документов в электронном виде.

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот в соответствии с действующим законодательством возможен только по согласованию обеих сторон. Для того, чтобы была возможность обмениваться данными, требуется подключение всех участников к одному оператору. После этого нужно будет направить запрос на включение контрагентов в список. После того, как запрос будет подтвержден, участники смогут обмениваться электронными документами.

Модуль электронного документооборота выполняет следующие функции:

• приглашение контрагентов для обмена данными;
• формирование адресной книги;
• интеграция с ПО, к примеру с программой 1С;
• подписание документов;
• структурирование корреспонденции;
• отслеживание статусов писем.

Осуществление электронного документооборота между компаниями происходит при помощи сертификатов. Подключение к серверу происходит посредством персонального сертификата. Цифровая подпись будет выдана каждому пользователю данной системы, хранится она на электронном носители и защищена кодом. Для доступа к документам, пользователю потребуется ввести логин и пароль от своего личного кабинета.

До направления электронного документа контрагенту, его потребуется подписать ЭЦП. Для этого потребуется программа Криптопро. После этого документ через электронный документооборот направляется контрагенту и представитель контрагента получает уведомление о его поступлении. В том случае, если контрагент принимает документ, он также ставит цифровую подпись. А если в документ требуется внесение правок, то создается новая версия документа. После внесения изменений в документ они сохраняются с помощью ЭЦП. Измененный документ вновь направляется контрагенту.

Какое оборудование потребуется для электронного документооборота между организациями

Для осуществления электронного документооборота между компаниями потребуется выбрать оператора связи, а на свой компьютер установить программное обеспечение, позволяющее обмениваться информацией. После этого, потребуется заключить «Соглашение об обмене электронными документами» с каждым из своих контрагентов, с которым планируется ведение электронного обмена документами. Установить также нужно будет сервер ЭДО, где будут храниться документы (Читайте также статью ⇒ Организация документооборота в бухгалтерском учете).

Хранение электронных документов

Для того, чтобы организовать хранение электронных документов потребуется выполнить следующее:

1. Подготовить номенклатуру дел компании, которая различается в зависимости от сферы ее деятельности.
2. Формируются дела, для чего проводится экспертиза ценности электронных документов.
3. Проставляется отметка о том, что сведения хранятся в электронном виде.
4. Документы архивируются. При этом до помещения электронного дела на хранение необходимо выгрузить его из электронной системы, сохранить в нужном формате и записать на носитель информации. Формат, в котором хранятся электронные документы — PDF/A, предназначенный для долгосрочного архивного хранения.

Составление описей, которые включают в себя электронные дела, сформированные по электронным документам. При этом вместо количества листов, указываемых при формировании дела на бумажном носителе указывается объем электронных документов (Читайте также статью ⇒ Как получить электронную подпись (ЭЦП)?).