Переход на электронные счета-фактуры: как перейти

Девятый пункт 169 статьи НК РФ позволяет продавцу и покупателю обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Электронные счета-фактуры полностью заменяют собой бумажную документацию, упрощая и ускоряя процедуру обмена документами.

Преимущества для участников использующих электронные счета-фактуры

Электронный счет-фактура доставляется покупателю почти моментально после выписки, отпадает необходимость доставлять его клиенту на бумаге, достаточно воспользоваться услугами специализированных компаний, обеспечивающих надежную и быструю взаимосвязь между контрагентами в вопросах передачи сформированных счетов-фактур, их изменения и исправления. Данные компании именуются Операторами электронного документооборота и связывают продавца и покупателя высокоскоростными телекоммуникационными каналами.

Счет-фактура является важным для покупателя документом, так как позволяет воспользоваться законным правом возмещения «добавленного» налога. Обязанность продавца – своевременно сформировать счет-фактуру и доставить его до клиента. Последний на основании полученного бланка выполняет проводки по учету выделенного НДС на 19 счете обособленно от остальной стоимости имущества (Читайте также статью про счет-фактуру без НДС).

В случае оформления бумажного счета-фактуры, его нужно удобным способом транспортировать до клиента, однако это не всегда удобно для сторон. Хорошо, если счет-фактура прикладывается к прочей отгрузочной документации с отправляемыми ТМЦ. Если же покупатель перечисляет аванс, в ответ на который также необходимо выставлять в 5-тидневный срок счет-фактуру, то процедура передачи бумажных документов усложняется – продавцу нужно искать способы доставить бумагу до клиента, а это дополнительные затраты денег и времени. Выгодная альтернатива бумажным счетам-фактурам – передача электронным способом через Оператора.

Изменения с апреля 2016 года

Приказ Минфина №174н от 10.11.15 определяет, как осуществляется процедура электронной взаимосвязи двух участников деловых отношений при формировании счетов-фактур. Положения этого приказа начинают действовать с начала апреля 2016 года.

Как перейти на электронные счета-фактуры?

 Прежде всего, сторонам нужно согласовать этот момент между собой. Для этого лучше оформить письменное соглашение, в котором будет прописано согласие сторон на замену бумажных счетов-фактур электронными.

Электронные счета-фактуры
Электронные счета-фактуры: соглашение об обмене

Пример соглашения об обмене электронными счетами-фактуры

Если участники деловых отношений взаимно согласны на электронную передачу счетов-фактур, то следует:

  1. Убедиться, что обе стороны обладают требуемыми техническими возможностями для взаимной передачи и получения документации электронным способом;
  2. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) обоими участниками для заверения счетов-фактур и другой документации, подлежащей оформлению в процедуре электронной взаимосвязи (извещения, уведомления);
  3. Выбрать надежного Оператора электронного документооборота (допускается одновременное использование нескольких операторов);
  4. Заключить с Оператором договор, направив ему заявление с реквизитами, прописанными в подпункте б пункта 2.1 приказа №174н;
  5. Получить у Оператора необходимые сведения для использования электронных каналов связи в процессе обмена счетами-фактурами (идентификатор, параметры доступа и прочие данные).

Получение УКЭП предполагает оформление сертификатов квалифицированного типа для ключей электронных подписей в специализированных компаниях, данная процедура регламентируется законом №63-ФЗ от 06.04.11. Сертификаты получаются на тех представителей компании, которые будут подписывать счета-фактуры. Право заверения счетов-фактур, передаваемое ответственным лицам, должно подтверждаться доверенностью или приказом.

Сведения о том, что два экономических субъекта будут участвовать в электронном обмене счетами-фактурами, Оператором передаются в ФНС – в отделение, где каждый субъект числится на учете. Данная процедура осуществляется в 3-хдневный срок с момента подключения клиентов к электронным каналам связи.

При изменении реквизитов компании следует в трехдневный срок проинформировать об этом Оператора посредством направления заявления. Получив документ заявительного характера, Оператор в срок до трех дней вносит указанные корректировки в реквизиты участника электронной связи.

Сторонам нужно учесть такие моменты:

  • Каждый счет-фактура должен передаваться отдельно как самостоятельный документ;
  • Вся формируемая в процедуре электронная документация подлежит заверению УКЭП;
  • День выписки счета-фактуры – дата, отраженная в подтверждении Оператора о поступлении от продавца файла;
  • День получения счета-фактуры – дата из подтверждения Оператора о передаче файла с документом покупателю;
  • Недочеты технического характера исправляются в счете-фактуре путем передачи покупателем уведомления о корректировках продавцу через Оператора;
  • Исправленный счет-фактура повторно отправляется покупателю через Оператора.

Процесс отправки электронного счета-фактуры покупателю с апреля 2016 г.

Последовательность действий участников:

Субъект Действие
1. Продавец Для передачи счета-фактуры (с/ф) клиенту:

  • Выписывает электронный с/ф;
  • Убеждается в действительности своей УКЭП;
  • Заверяет счет-фактуру посредством УКЭП;
  • Зашифровывает содержимое документа при желании;
  • Отправляет файл с электронным бланком Оператору;
  • Сохраняет у себя сформированный электронный с/ф.
2. Оператор Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от продавца:

  • Передает продавцу подтверждение, подписанное УКЭП, о поступлении с/ф с указанием даты;
  • Сохраняет у себя это подтверждение;
  • Передает покупателю файл с электронным с/ф;
  • Отправляет покупателю подтверждение с датой передачи файла, подписанное УКЭП;
  • Сохраняет у себя это подтверждение.
3. Покупатель Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от Оператора:

  • Проверяет полученный с/ф на соответствие всем требованиям и актуальность электронной подписи;
  • Подготавливает и заверяет УКЭП извещение о получении электронного с/ф (не обязательно, по согласию сторон);
  • Отправляет это извещение Оператору;
  • Сохраняет у себя извещение.

 

Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф:

  • Составляет извещение о получении подтверждения Оператора;
  • Заверяет его УКЭП и отправляет Оператору.
4. Продавец В ответ на подтверждение Оператора с датой получения с/ф:

  • Составляет извещение о получении подтверждения;
  • Заверяет извещение УКЭП и передает Оператору.
5. Оператор Проверяет и сохраняет извещение продавца.

 

В ответ на извещение покупателя о получении с/ф:

  • Сохраняет его и передает продавцу;
  • Формирует подтверждение для покупателя о том, что извещение отправлено продавцу;
  • Заверяет подтверждение УКЭП и передает его покупателю.

 

Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении подтверждения с датой отправки с/ф.

6. Продавец Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении с/ф.
7. Покупатель В ответ на подтверждение об отправке извещения покупателя продавцу:

  • Составляет извещение о получении этого подтверждения;
  • Заверяет извещение и передает Оператору.
8. Оператор Проверяет и сохраняет последнее извещение покупателя.

Важно:

  • Все документы, извещения, подтверждения заверяются УКЭП;
  • Все электронные форматы документов сохраняются каждым участником электронных отношений.

По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП.

Продавец:

  • Сформированный счет-фактура;
  • Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем поступления файла с электронным с/ф от продавца;
  • Извещение покупателя о том, что к нему доставлен файл с электронным с/ф (если стороны договорились, что этот документ необходим).

Покупатель:

  • Предъявленный счет-фактура;
  • Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем отправки файла с электронным с/ф покупателю;
  • Подтверждение, предоставленное Оператором, о доставке извещение о получении с/ф покупателем продавцу.

Процесс исправления электронного счета-фактуры

Последовательность действий участников:

Субъект Действие
1. Покупатель Для информирования продавца о необходимости исправления:

  • Подготавливает уведомление о корректировке счета-фактуры;
  • Заверяет его и передает Оператору;
  • Сохраняет уведомление у себя.
2. Оператор Передает уведомление покупателя продавцу.
3. Продавец В ответ на полученное уведомление:

  • Подготавливает извещение о получении уведомления;
  • Заверяет его УКЭП и отправляет Оператору;
  • Сохраняет извещение у себя.
4. Оператор Передает извещение продавца покупателю.
5. Продавец Исправляет с/ф и заново проводит процедуру отправки.

Аналогичным образом отправляются корректировочные счета-фактуры. Электронные формы стандартного и корректировочного бланков можно найти в приказе №ММВ-7-6/93@ от 04.03.15, утвержденном налоговым органом.

Приведенный процесс обмена электронной документацией закреплен в приказе №174н и действует с начала второго квартала 2016 года.

Скачать соглашение на использование электронные счета-фактуры

1441897143_award_star_gold_2Спасибо, что читаете нас!

Подпишитесь на наши новости в facebook, чтобы быть в курсе событий!