Необходимые документы при приеме на работу для сотрудника и организации

Все трудящиеся граждане хотя бы раз в жизни проходили процедуру оформления на работу. При этом им приходилось предоставлять работодателю определенный законом пакет документов для своего трудоустройства.

А организация, принимающая нового сотрудника, обязана трудоустроить его по всем правилам, предусмотренным законодательством. На большинстве предприятий этим занимается отдел кадров.

В случае нарушения порядка и сроков оформления нового сотрудника трудовая инспекция вправе подвергнуть компанию и ее руководство штрафным санкциям. В данной статье мы рассмотрим какие необходимые документы при приеме на работу важно оформить при устройстве на работу для работника и организации.

Необходимые документы при приеме на работу для работника

При оформлении в новую организацию, нанимающееся лицо должно представить ряд обязательных документов и некоторые дополнительные. Для систематизации информации о том, какие и для чего предоставляются данные составлена таблица ниже.

что необходимо предъявить

зачем нужны эти сведения

Обязательно предъявляются:
паспорт или подтверждающий личность другой документ взамен него для удостоверения личности
трудовая книжка для учета стажа
свидетельство СНИЛС для индивидуального учета страховых взносов
для военнообязанных –билет военного или призывное свидетельство для обеспечения военного учета
Дополнительно могут быть истребованы:
документ, подтверждающий полученное образование для должностей со специальными требованиями к знаниям
справка о пройденном медосмотре или медицинскую книжку для определенных специальностей
загранпаспорт для определенных категорий работников
справка о судимости или ее отсутствии для определенного законом круга специалистов и должностных лиц
Добровольно могут быть представлены:
свидетельство о присвоении ИНН для отражения в отчетах по НДФЛ
справка по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы для корректного учета стандартных вычетов, предоставляемых в течение рабочего года
справка о заработке за текущий и двухгодичный предшествующий период в интересах трудоустраивающегося для правильного начисления пособий соцстраха.

Вся перечисленная документация по данному перечню предъявляется в оригинале. В компании оставляются их копии, за исключением трудовой книжки, хранящейся там в оригинале. На рисунке ниже представлены необходимые документы при приеме работника на работу.

Необходимые документы при приеме работника на работу

С чем знакомят соискателя на работу

Первое, что должен сделать наниматель при оформлении новенького после проверки всех представленных кадровикам документов – это до оформления и подписания трудового договора организовать знакомство нанимающегося на работу:

  1. С проектом своего договора с предприятием.
  2. С должностными обязанностями.
  3. С трудовым графиком.
  4. С Положением об оплате и поощрении, договоренностью коллектива с руководством при его наличии о прочих условиях труда и предоставления льгот.

Ознакомившийся с локальной документацией кандидат на вакантное место расписывается, удостоверяя факт их прочтения. Более подробно про этапы приема на работу читайте в статье: → «Пошаговая инструкция при приеме на работу нового сотрудника«.

Оформляем трудовой договор

Первое, что делают все принимающие на работу компании – заключают трудовой договор с новым коллегой.

В нем обязательно указываются следующие пункты:

  1. Полностью название компании и Фамилия, имя и отчество (при наличии) нанимаемого лица.
  2. Время действия срочного договора.
  3. Дата преступления ктрудовой деятельности нанимающегося.
  4. Должность, квалификация при наличии.
  5. Место осуществления трудовой функции.
  6. Трудовой распорядок.
  7. Что обязаны делатьподписанты и каковы их права.
  8. Другие значимые для сторон условия подписываемого документа.

Трудовой договор вправе быть подписан сторонами ранее даты преступления к трудуновенького, но не далее, чем через 3 дня после первого трудового дня.

Подписываются 2 его экземпляра: один для организации, другой – для трудящегося.

Оформление работника приказом

Второй по значимости документ при трудоустройстве – это приказназачисление на работу.

Он выпускается с использованием форм, утвержденных органами статистики Т-1 или Т-1а.

Обязательными для заполнения являются все его пункты, в том числе:

  • присвоенная нумерацияи дата;
  • срокпервого выхода на работу;
  • в случае срочного договора фиксируется и последний день его действия;
  • нумерацияновичка в табеле;
  • отдел, цех, структура компании, куда он зачислен;
  • должность и соответствующая ей квалификация;
  • согласованные условия труда;
  • параметры заработка;
  • принципиальные моменты испытательного периода.

Помимо вышеперечисленного, указываются сведения о подписанном договоре, проставляется фирменная печать, виза уполномоченного подписывать документацию по работающему составу со стороны предприятия и лично роспись принимаемого в компанию, подтверждающая факт того, что ему известны параметры и принципиальные условия договора.

Запись в трудовую книжку

Дальнейший шаг – запись о зачислении на работу в трудовой книжке.

Про то, как исправить запись в трудовой книжке работника читайте в статье: «Исправления в трудовой книжке. Алгоритм»

Пример #1. Запись в трудовой книжке

Пример оформления книжки при поступлении в компанию отражен в таблице ниже. Допустим, что это запись 23 от 24 июня 2016 года о зачислении в организацию «Облачко» на должность управляющего производством согласно приказу № 27 от 24.06.2016.

Сначала вписывается полностью название организации и сокращенное, если такое присутствует в учредительной документации фирмы.

Иные сокращения в трудовой книжке не предусмотрены. Слово «Приказ» пишется так как есть, № приказа указывается после даты.

N записи Дата Сведения о приеме …, переводе …, увольнении Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
    Организационно-правовая форма «Облачко»

(сокращенно ОПФ «Облачко»)

 
23 24 06 2016 Принят на должность управляющего производством Приказ от 24.06.2016 № 27

Если у зачисляемого в штат бланк трудовой отсутствует, то в недельный срок с начала выполнения им своих функций новичку после подачи им соответствующего заявления заводится новая книжка.

Открываем личную карточку работника

На основании предоставленной трудоустроившимся документации кадровики заполняют по единому бланку Т-2 Личную карточку на нового сотрудника.

Первые 2 листа карточки фиксируют основанные на предоставленной документации данные о зачисленном в штат лице в предназначенном для них в бланке месте:

  • Данные, удостоверяющие его личность:
  1. Ф.И.О.;
  2. сведения о рождении;
  3. основные сведения из паспорта;
  4. ИНН, СНИЛС;
  5. где зарегистрирован;
  6. где фактически проживает.
  • Сведения о квалификации и стаже.
  • Кто ближайшие родственники.
  • Наличие воинской обязанности.
  • Данные о заключенном трудовом договоре, характере работы.

На первом листе обязательно указывается присвоенный работнику табельный номер.

После оформления этих листов учетной карточки правильность заполненных данных подтверждается росписью сотрудника снизу на втором листе.

На третьей странице учитываются все, касающееся кадровых перемещений, изменения квалификации, аттестации трудящихся. При первоначальном заведении карточки здесь вписывается строка только о приеме в третий раздел «Прием на работу и переводы на другую работу», пример заполнения которого выполнен в таблице ниже.

Пример #2. Заполнение личной карточки работника

Заполним раздел III бланка сотрудника на основе данных из Примера 1. Допустим, что сотруднику был положен оклад 58 тысяч рублей.

Дата …подразделение Должность … Тарифная ставка … Основание Личная подпись …
24.06.2016 производство управляющий производством 58 000 Приказ от 24.06.2016 № 27 V

Четвертый лист заведенного формуляра отражает:

  • чем был награжден или поощрен сотрудник;
  • когда и в счет какого отработанного периода ему предоставлялся отпуск;
  • прочая информация, касающаяся кадрового учета;
  • когда и на каком основании был уволен.

Прочие документы для оформления при приеме на работу

Остальная документация для завершения процедуры приема на работу заполняется либо кадровиками, либо бухгалтерами зарплатного отдела:

1. Лицевой счет по общепринятой форме Т-54 или Т-54а для накопления информации обо всех оплатах, производимых сотруднику, а также обо всех видах удержаний из заработка и начислений обязательных страховых взносов. Для поступившего – это наиболее важный формуляр, фиксирующий его стаж и заработок.

Лицевые счета должны храниться не менее 75 лет либо на самом предприятии, либо в государственном архиве, куда все без исключения организации обязаны сдавать личные дела сотрудников при ее ликвидации или по мере накопления таких дел.

2. Специальный бланк учета сумм начисленных выплат и начислений страховых взносов для ведения индивидуального учета в ПФР.

3. Налоговый регистр доходов, удержанного и перечисленного с них НДФЛ.

Помимо этого,при поступлении иностранца предприятию понадобится за 3 дня с момента подписания трудового договора с ним уведомить Федеральную миграционную службу о зачислении в штат такого лица.Иначе организации грозит очень крупный штраф.

Дополнительные вопросы о приемных документах на работу

Вопрос №1. Претенденту на конкретное рабочее место было отказано в связи с тем, что он не предъявил трудовую книжку, сославшись на ее потерю. По этой причине он не смог представить доказательства наличия трехлетнего стажа по должности, на которую он желал трудоустроиться.

Права ли компания, отказав данному лицу в этой должности?

Ответ

Да, права. Так как стаж по должности, для которой необходим трехлетний опыт работы не был ничем подтвержден.

Вопрос №2. Вышедшая более месяца назад замуж женщина не успела поменять паспорт в связи присвоением ей фамилии мужа. Но никакого временного документа, удостоверяющего ее персону, при попытке устроиться на работу она не предъявила. Организация отказалась удостоверять ее личность на основании просроченного документа, посчитав его недостоверным.

Правомерно ли поступили в кадровой службе?

Ответ

Да, правомерно. На замену паспорта законом отводится 30 дней. В процессе его замены выдается временное удостоверение,подтверждающее личность гражданина. Без действующего удостоверения личности человека нельзя трудоустроить.

Вопрос №3Устраивающийся на предприятие решил, что потерял трудовую книжку и попросил оформить ему новую. Позже он обнаружил пропажу и принес кадровикам предыдущую.

Должны ли они перенести данные из нее в новый экземпляр? Можно ли учесть стаж по записями с найденной книжки?

Ответ:

Обязанность переносить сведения о стаже из старого бланка трудовой книжки в новый не предусмотрена нормативными актами. Но учесть его, основываясь на данных из обнаруженного документа можно.

Вопрос №4Трудоустраиваемое лицо с российским гражданством имеет отметку в паспорте о снятии с регистрационного учета и позднее нигде больше зарегистрировано не было.

Правомерно ли зачислить его в штат?

Ответ:

Да, правомерно.

При оформлении поступающий в компанию работать,должен представить обязательный пакет документов, но в кодексе нет указания об обязательном наличии отметки о регистрации в качестве условия для оформления на работу.

Организация не вправе отказать нанимающемуся лицу в поступлении на должность при отсутствии в паспорте штампа о регистрации.

Вопрос №5Можно ли вместо трудовой сдать копию книжки до момента окончания испытательного периода?

Ответ:

Нет, нельзя. В отдел кадров предоставляется оригинал трудовой книжки.

Вопрос №6Работник, работавший в Севастополе до момента включения его в состав РФ, после переезда в Курскую область в этом году представил в новую компанию бланк трудовой украинского образца.

Обязано ли новое предприятие оформить для него бланк российского образца?

Ответ:

Да, обязано. Если место работы, куда трудоустраивается данный гражданин, будет для него основным.

Вопрос №7. Какую документацию при трудоустройстве, помимо обязательной, предусмотренной кодексом о труде, вправе представить трудоустраивающийся, для получения стандартных налоговых вычетов по НДФЛ?

Работник, претендующий на стандартные налоговые вычеты, имеет право письменно обратиться за их предоставлением, предъявив документально право на такие вычеты.

Например, для получения детских стандартных вычетов, необходимо будет предъявить свидетельства о рождении детей, а для Чернобыльских вычетов – соответствующее удостоверение.

Скачать необходимые документы при приеме на работу. Бланки