Документы для замещения временно отсутствующего

При уходе работника в отпуск, выполнение его должностных обязанностей может возлагаться на другого сотрудника подразделения. В статье расскажем о том, как правильно оформить перевод, изучим документы для замещения временно отсутствующего сотрудника.

Когда может возникнуть необходимость замещения сотрудника

Один сотрудник предприятия может взять на себя выполнение обязанностей другого в случае, если последний временно отсутствует на рабочем месте. Причин для отсутствия может быть несколько: работник ушел в отпуск (ежегодный, дополнительный), заболел (больничный оформлен листом нетрудоспособности), отсутствует на работе по личным причинам (отпуск без сохранения среднего заработка), т.п.

В случае отсутствия работника, работодатель вправе распределить его трудовые обязанности между остальными сотрудниками подразделения.

Если речь идет о небольшом подразделении с двумя-тремя сотрудниками, то распределение между ними должностных обязанностей отсутствующего является нецелесообразным, в связи с высокой трудовой нагрузкой. В таком случае работодатель оформляет замещение временно отсутствующего работника.

Согласно данной процедуре, один из работающих сотрудников полностью выполняет обязанности отсутствующего (на время отпуска, больничного, т.д.), в то время как выполнение его функций приостанавливается или передается на третьего работника. Замещать отсутствующего сотрудника может как работник внутри отдела, так и сотрудник другого подразделения компании. Читайте также статью: → «Порядок замещения работника на время отпуска».

Законодательная база для оформления

Процедура оформления замещения отсутствующего работника регулируется трудовым законодательством. Обобщенная информация о действующих законодательных актах – в таблице ниже.

№ п/п Нормативный документ Описание
1 ТК РФ, ст. 72.2 Положения трудового законодательства устанавливают порядок перевода сотрудника на замещаемую должность. Согласно документу, замещение отсутствующего осуществляется при обоюдном согласии сторон (работника и работодателя). Также актом ограничены сроки перевода на замещаемую должность (до 1 года).
2 ТК РФ, ст. 60.2 В рамках ТК РФ за работодателем закрепляется право переводить сотрудника на совмещение должностей. Согласно процедуры, работник совмещает свои трудовые функции и обязанности временно отсутствующего сотрудника.
3 ТК РФ, ст. 151 Работник, заменяющий временно отсутствующего сотрудника, вправе претендовать на дополнительную оплату труда. Порядок назначения и сумма доплаты устанавливается работодателем в соответствии с внутренними нормативными документами компании.
4 Постановление Росстата №1 от 05.01.04 Документ регулирует порядок составления приказа о замещении временно отсутствующего сотрудника. Согласно Постановлению, работодатель может использовать форму приказа (Т-5 или Т-5а). Отметим, что применение унифицированной формы не является обязательным и остается на усмотрение компании.

Замещение временно отсутствующего

В случае производственной необходимости, при отсутствии одного из работников (отпуск, больничный, т.п.), работодатель может возложить на другого сотрудника компании выполнение обязанностей отсутствующего. При этом работник на замещении не выполняет свои основные должностные функции, а полностью замещает обязанности отсутствующего. Читайте также статью: → «Замещение на время больничного и особенности оформления».

Процедура и документы

При оформлении замещения временно отсутствующего сотрудника, работодателю следует придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1. Согласование замещения. Работодатель вправе временно перевести сотрудника на замещаемую должность только при его согласии. Получить согласование от работника необходимо в письменном виде, которое, как правило, оформляется в виде заявления. Документ составляется в свободной форме, с указанием следующей информации:

  • период замещения (дата начала и окончания, количество дней);
  • ФИО должность отсутствующего сотрудника;
  • порядок доплаты (указывается в соответствии с внутренними нормативными документами фирмы);
  • основание для замещения (номер и дата приказа об отпуске, листка нетрудоспособности, т.п.).

Также в заявлении должны быть отражены обязательные реквизиты:

  • наименование компании;
  • ФИО и должность руководителя, на имя которого составляется заявление;
  • ФИО и должность заявителя;
  • дата составления документа.

После оформления заявления, сотрудник подписывает документ и передает на согласование руководителю.

Шаг 2. Издание приказа. Заявление на замещение, подписанное работником и согласование руководителем, передается в отдел кадров для издания соответствующего приказа. Компания может применять утвержденный бланк приказа Т-5, либо иную форму, разработанную специально для использования внутри фирмы. Читайте также статью: → «Перевод во время больничного: особенности оформления».

В тексте документа должна быть отражена следующая информация:

  • данные компании;
  • дата и номер документа;
  • информация о сотрудниках (ФИО и должности замещающего и замещаемого);
  • период замещения (в том числе количество дней);
  • порядок доплаты;
  • основание для составления приказа (номер и дата заявления работника).

Документ вступает в силу после его подписания руководителем. Приказ не является основанием для изменения табеля рабочего времени, то есть какие-либо отметки, отражающие факт замещения, в табеле не отражаются.

Шаг 3. Доплата сотруднику за замещение. Сумма доплаты, выплачиваемой сотруднику по факту замещения, устанавливается в соответствии с внутренними нормативными нормами и трудовым договором. Размер доплаты может быть рассчитан исходя из оклада замещаемого сотрудника, либо устанавливаться в фиксированной сумме, независимо от должности временно отсутствующего сотрудника и работника, его замещающего.

Основание для расчета суммы доплаты отражается в приказе на замещение (номер и дата трудового договора, с указанием соответствующего пункта). Выплата дополнительного вознаграждения осуществляется в соответствии с утвержденными нормами (например, Порядок оплаты труда). В общем порядке, сумма доплаты перечисляется сотруднику в день выплаты зарплаты за прошедший месяц.

Перевод на замещение без согласия работника

В исключительных случаях работодатель вправе обязать сотрудника выполнять обязанности отсутствующего без его письменного согласия. Речь идет о чрезвычайных и форс – мажорных ситуациях, а именно:

  • природные, экологические, техногенные катастрофы;
  • эпидемии, голод;
  • землетрясения, наводнения;
  • аварии на производстве.

Полный перечень чрезвычайных ситуаций, при которых работодатель может перевести сотрудника на временно замещаемую должность, приведен в ТК (ст. 72.2).