Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Автор статьи

Виктория Ананьина

5 минут на чтение
16 просмотров
Содержание Содержание

Контроль состояния остатков ТМЦ, денежных средств, имущества, дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется с помощью инвентаризаций. Процедура носит плановый либо неплановый характер. В процессе проведения мероприятия выясняется соответствие документальных показателей фактическим, наличие расхождений в виде излишков или недостатков.

Порядок проведения инвентаризации

Законодательной нормой для проведения инвентаризации служит приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Процедура мероприятия контроля проводится на основании распоряжения руководителя предприятия. Проведение инвентаризации осуществляется при соблюдении условий:

  1. Право на проведение инвентаризации имеет постоянно действующая или временно назначенная комиссия. Перечень лиц, цели и задачи проверки определяются руководителем компании.
  2. Процедура проведения инвентаризации сопровождается обязательным письменным документооборотом, составленным с использованием техники или ручным способом.
  3. Записи, внесенные в ведомости, не должны иметь пропущенных строк. На каждой странице выводится промежуточный итог показателей.
  4. По результатам проверки комиссия представляет руководителю на утверждение акт, составленный на основании инвентаризационных, сличительных описей.

В ходе мероприятия члены комиссии используют данные предыдущей проверки. К данным остатков, выведенных на дату окончания прошлой инвентаризации, суммируют поступления, затем вычитают величины выбытия в связи с реализацией, естественной убылью, иными формами списания. Показатели сличительных ведомостей формируются в натуральных и стоимостных величинах.

Проверка соответствия фактических и документальных материальных ценностей может выявить расхождение данных. Отклонение показателей возможно в форме излишков или недостачи.

Случаи обязательного проведения инвентаризаций

Предприятия наряду с необходимостью организации внутреннего учета несут обязательства по проведению инвентаризаций.

Важно! Периодичность проверок должна быть отражена в учетной политике в разделе об обязательном документообороте.

По мнению Минфина, субъекты учета сами определяют сроки, объекты, порядок проведения инвентаризации, за исключением случаев обязательных проверок активов.

Директор Департамента С.В.Романов (Письмо Минфина РФ от 13.01.2015 № 02-06-10/70)

Необходимость проведения инвентаризацияВремя реализации мероприятия контроляОсобенности
Составление годовой отчетностиДо начала формирования данных, в 4 квартале отчетного годаИсключение составляет инвентаризация ОС, проводимая 1 раз в 3 года
Смена материально ответственного лица (МОЛ) при увольнении, призыве в ВС РФ, использовании отпуска, смерти, других причинПри передаче материальных ценностей от одного ответственного лица к другомуВ случае отсутствия МОТ (например, увольнения без отработки) инвентаризация проводится без его участия
Изменение организационной структуры предприятия в форме реорганизации или ликвидацииВ сроки, установленные приказом руководителя или решением учредителейИнвентаризация проводится до составления разделительного или ликвидационного баланса, подписания передаточного акта
Инициация конкурсного производства предприятия-банкротаВ течение 3 месяцев со дня начала процедуры с правом продления периодаПериод включает время, отведенное на проведение обязательной независимой оценки
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Участие в инвентаризации материально-ответственного лица

Подсчет наличия ТМЦ в ходе инвентаризации производится при обязательном участии материально-ответственных лиц (п. 2.8 Приказа № 49). Обязательного включения в состав комиссии МОЛ не требуется. В конце описи лицо обязано сделать запись о проведении ревизии в собственном присутствии, об отсутствии претензий к процедуре проверки. При передаче ТМЦ лицо должно поставить в описи подпись о сдаче имущества, лицо, принимающее ценности, подтверждает получение на ответственное хранение.

В практике возникают случаи увольнения без предварительного уведомления. Основания предусмотрены ст. 80 ТК РФ. В случае невозможности продолжения работы увольнение производится в сроки, установленные работником. Участие в инвентаризации сотрудника, являющегося МОЛ, становится невозможным.

Инвентаризация проводится и при отсутствии МОЛ. Вне зависимости от причин отсутствия лица необходимо предложить работнику участвовать в проверке ТМЦ. Документ, подтверждающий факт получения уведомления, прилагается к материалам проверки. В актах производится запись о причинах отсутствия в ревизии МОЛ.

Документальное сопровождение процедуры инвентаризации

Несоответствие документального оформления результатов инвентаризации требованиям приводит к признанию выводов недействительными. Ошибки, допущенные при оформлении результатов проверки, не позволят работодателю взыскать недостачу с виновных лиц. Предприятие обязано соблюсти условия, обязывающие:

  • Сформировать положение о порядке проведения инвентаризаций.
  • Издать приказы о создании комиссии, сроках проведения проверки. Распоряжения издают при отсутствии ежегодного приказа и при внеплановых ревизиях.
  • Получить расписку ответственного лица. Документ свидетельствует о том, что поступившие материальные ценности оприходованы, выбывшие ценности списаны, операции проведены по учету.
  • Провести проверку, используя методы натурального подсчета, сличения фактических остатков с данными учета.
  • Заполнить инвентаризационную опись.
  • Оформить сличительную ведомость (при выявлении расхождений между фактическими и учетными данными) формы № ИНВ-19 или иной аналогичный бланк, разработанный предприятием.
  • Составить акт по проверке. Документ подписывает каждый из членов комиссии, утверждается руководителем предприятия.

Форма документов произвольная, разрабатывается предприятиями в соответствии с условиями ведения внутреннего учета. За основу разрабатываемых форм традиционно принимают унифицированные формы из Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88, ранее обязательные к заполнению.

Распространенные причины недостач при инвентаризации

Недостача, выявленная при инвентаризации, возникает вследствие нескольких причин, определяемых объективными или субъективными факторами.

Причина недостачиОсобенностиДополнения
Ошибки, допущенные в приемке или выбытии активовСчетная ошибка допускается при отражении активов по счетам аналитического учетаОшибки исправляются в ходе инвентаризации
Пересортица номенклатурных групп при сохранении общего количества или массыИзлишки одной группы товаров при одновременной недостаче других номенклатурных видовНа основании ведомости № ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, производится взаимозачет
Естественная убыль в пределах установленных норм или сверхнормативных потерьПричинами убыли являются испарения влаги, усушка, утруска, потери при фасовке, розливе и другиеПотери в пределах установленных норм учитываются в составе расходов предприятия, сверх лимита – за счет виновных лиц
Потери в результате неконтролируемых обстоятельствК неплановым потерям относят выявление брака в продукции, нарушение условий хранения ТМЦПри выявлении виновного лица списание производится за счет работника
Технологические потери

сырья или материалов, возникающие при транспортировке или производстве продукции

Нормирование безвозвратных отходов не производится, размер определяется по фактическим издержкамПотери включают в состав расходов бухучета в зависимости от оснований возникновения, в налогообложении учитывают в полном объеме
Злоупотребление МОЛ служебным положением с нанесением работодателю прямого действительного ущербаНедостача покрывается за счет виновного лица, признанного самим МОЛ или по решению суда

 

Любое нарушение процедуры установления вины ведет к утрате прав на предъявление претензий

Законодательство предусматривает случаи, при которых МОЛ освобождается от ответственности (ст. 239 ТК РФ). При возникновении недостачи в результате форс-мажорных обстоятельств, условий крайней необходимости, отсутствии условий для обеспечения сохранности имущества ответственность можно оспорить.

Пример об отказе работодателя в предъявлении ущерба. Работник заключил с работодателем договор о материальной ответственности. На ответственное хранение лицу передана сыпучая продукция, подверженная влиянию влаги. При инвентаризации была выявлена порча продукции в связи с ненадлежащим обеспечением условий хранения. Руководитель принял решение об отказе в предъявлении МОЛ претензий.

Работодатель имеет право определять необходимость привлечения МОЛ, допустившего недостачу, к ответственности (ст. 240 ТК РФ). Условием принятия решения работодателя является согласие собственника имущества. В учреждениях муниципальной или федеральной собственности списание ущерба при определении виновных лиц запрещено учредительными документами.

Взыскание недостачи с ответственного лица

При выявлении в ходе ревизии недостачи, полученной по вине МОЛ, покрытие материального ущерба производится за счет ответственного работника. Работодатель, не получивший по окончании инвентаризации сведения о виновном лице, инициирует служебное расследование. Особенности взыскания материального ущерба:

  1. Работник, допустивший недостачу, обязан дать пояснения о причинах ее возникновения. При отказе в предоставлении пояснений составляется акт при свидетельстве 2 или более лиц. Сотрудники не должны быть членами инвентаризационной комиссии.
  2. Недостача, не превышающая размер среднемесячного заработка сотрудника, покрывается без участия суда. Условием погашения недостачи на основании приказа руководителя является добровольное согласие работника.
  3. Ущерб, нанесенный работником на значительные суммы или при отказе работника погасить недостачу, взыскивается по решению суда. Положительное решение суда возможно при соблюдении процедуры инвентаризации, документального оформления, наличия фактов вины сотрудника.

Наряду с индивидуальной предусмотрена коллективная ответственность, подтвержденная соответствующим договором. Степень ответственности каждого лица определяется отдельно, в зависимости от участия и стажа работы.

Ошибки, допущенные в учете

Ошибка № 1. Одной из распространенных ошибок при ведении записей по инвентаризации является неверное исправление неточного текста. Неверные записи должны быть перечеркнуты с внесением сверху верного текста. Исправление заверяется всеми членами комиссии и МОЛ, участвующим в проверке.

Ошибка № 2. Недостача, полученная в результате действий (бездействия) МОЛ, взыскивается за счет виновного. В ряде случаев работодатель допускает ошибку: при заключении договора о материальной ответственности не оформляет передачу материальных ценностей. К лицу, не принявшему на хранение ценности, невозможно предъявить материальные претензий по недостаче.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1. Имеет ли право работодатель взыскать ущерб с виновного материально-ответственного работника, если имущество застраховано?

Ущерб, нанесенный застрахованному имуществу, подтвержденный актом инвентаризации, покрывается за счет полиса. Работодатель имеет право переадресовать материальные требования по страхованию и непокрытой разнице к работнику, допустившему ущерб.

Вопрос № 2. Требуется ли издавать приказ о периоде проведения инвентаризации при наличии ежегодного распоряжения с указанием целей и сроков ревизии?

Дублирование ежегодного приказа не производится. В случае изменения сроков или ревизионного состава издается приказ о внесении дополнений.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи