Контроль состояния остатков ТМЦ, денежных средств, имущества, дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется с помощью инвентаризаций. Процедура носит плановый либо неплановый характер. В процессе проведения мероприятия выясняется соответствие документальных показателей фактическим, наличие расхождений в виде излишков или недостатков.
Порядок проведения инвентаризации
Законодательной нормой для проведения инвентаризации служит приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Процедура мероприятия контроля проводится на основании распоряжения руководителя предприятия. Проведение инвентаризации осуществляется при соблюдении условий:
- Право на проведение инвентаризации имеет постоянно действующая или временно назначенная комиссия. Перечень лиц, цели и задачи проверки определяются руководителем компании.
- Процедура проведения инвентаризации сопровождается обязательным письменным документооборотом, составленным с использованием техники или ручным способом.
- Записи, внесенные в ведомости, не должны иметь пропущенных строк. На каждой странице выводится промежуточный итог показателей.
- По результатам проверки комиссия представляет руководителю на утверждение акт, составленный на основании инвентаризационных, сличительных описей.
В ходе мероприятия члены комиссии используют данные предыдущей проверки. К данным остатков, выведенных на дату окончания прошлой инвентаризации, суммируют поступления, затем вычитают величины выбытия в связи с реализацией, естественной убылью, иными формами списания. Показатели сличительных ведомостей формируются в натуральных и стоимостных величинах.
Проверка соответствия фактических и документальных материальных ценностей может выявить расхождение данных. Отклонение показателей возможно в форме излишков или недостачи.
Случаи обязательного проведения инвентаризаций
Предприятия наряду с необходимостью организации внутреннего учета несут обязательства по проведению инвентаризаций.
Важно! Периодичность проверок должна быть отражена в учетной политике в разделе об обязательном документообороте.
По мнению Минфина, субъекты учета сами определяют сроки, объекты, порядок проведения инвентаризации, за исключением случаев обязательных проверок активов.
Директор Департамента С.В.Романов (Письмо Минфина РФ от 13.01.2015 № 02-06-10/70)
| Необходимость проведения инвентаризация | Время реализации мероприятия контроля | Особенности |
| Составление годовой отчетности | До начала формирования данных, в 4 квартале отчетного года | Исключение составляет инвентаризация ОС, проводимая 1 раз в 3 года |
| Смена материально ответственного лица (МОЛ) при увольнении, призыве в ВС РФ, использовании отпуска, смерти, других причин | При передаче материальных ценностей от одного ответственного лица к другому | В случае отсутствия МОТ (например, увольнения без отработки) инвентаризация проводится без его участия |
| Изменение организационной структуры предприятия в форме реорганизации или ликвидации | В сроки, установленные приказом руководителя или решением учредителей | Инвентаризация проводится до составления разделительного или ликвидационного баланса, подписания передаточного акта |
| Инициация конкурсного производства предприятия-банкрота | В течение 3 месяцев со дня начала процедуры с правом продления периода | Период включает время, отведенное на проведение обязательной независимой оценки |
Участие в инвентаризации материально-ответственного лица
Подсчет наличия ТМЦ в ходе инвентаризации производится при обязательном участии материально-ответственных лиц (п. 2.8 Приказа № 49). Обязательного включения в состав комиссии МОЛ не требуется. В конце описи лицо обязано сделать запись о проведении ревизии в собственном присутствии, об отсутствии претензий к процедуре проверки. При передаче ТМЦ лицо должно поставить в описи подпись о сдаче имущества, лицо, принимающее ценности, подтверждает получение на ответственное хранение.
В практике возникают случаи увольнения без предварительного уведомления. Основания предусмотрены ст. 80 ТК РФ. В случае невозможности продолжения работы увольнение производится в сроки, установленные работником. Участие в инвентаризации сотрудника, являющегося МОЛ, становится невозможным.
Инвентаризация проводится и при отсутствии МОЛ. Вне зависимости от причин отсутствия лица необходимо предложить работнику участвовать в проверке ТМЦ. Документ, подтверждающий факт получения уведомления, прилагается к материалам проверки. В актах производится запись о причинах отсутствия в ревизии МОЛ.
Документальное сопровождение процедуры инвентаризации
Несоответствие документального оформления результатов инвентаризации требованиям приводит к признанию выводов недействительными. Ошибки, допущенные при оформлении результатов проверки, не позволят работодателю взыскать недостачу с виновных лиц. Предприятие обязано соблюсти условия, обязывающие:
- Сформировать положение о порядке проведения инвентаризаций.
- Издать приказы о создании комиссии, сроках проведения проверки. Распоряжения издают при отсутствии ежегодного приказа и при внеплановых ревизиях.
- Получить расписку ответственного лица. Документ свидетельствует о том, что поступившие материальные ценности оприходованы, выбывшие ценности списаны, операции проведены по учету.
- Провести проверку, используя методы натурального подсчета, сличения фактических остатков с данными учета.
- Заполнить инвентаризационную опись.
- Оформить сличительную ведомость (при выявлении расхождений между фактическими и учетными данными) формы № ИНВ-19 или иной аналогичный бланк, разработанный предприятием.
- Составить акт по проверке. Документ подписывает каждый из членов комиссии, утверждается руководителем предприятия.
Форма документов произвольная, разрабатывается предприятиями в соответствии с условиями ведения внутреннего учета. За основу разрабатываемых форм традиционно принимают унифицированные формы из Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88, ранее обязательные к заполнению.
Распространенные причины недостач при инвентаризации
Недостача, выявленная при инвентаризации, возникает вследствие нескольких причин, определяемых объективными или субъективными факторами.
| Причина недостачи | Особенности | Дополнения |
| Ошибки, допущенные в приемке или выбытии активов | Счетная ошибка допускается при отражении активов по счетам аналитического учета | Ошибки исправляются в ходе инвентаризации |
| Пересортица номенклатурных групп при сохранении общего количества или массы | Излишки одной группы товаров при одновременной недостаче других номенклатурных видов | На основании ведомости № ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, производится взаимозачет |
| Естественная убыль в пределах установленных норм или сверхнормативных потерь | Причинами убыли являются испарения влаги, усушка, утруска, потери при фасовке, розливе и другие | Потери в пределах установленных норм учитываются в составе расходов предприятия, сверх лимита – за счет виновных лиц |
| Потери в результате неконтролируемых обстоятельств | К неплановым потерям относят выявление брака в продукции, нарушение условий хранения ТМЦ | При выявлении виновного лица списание производится за счет работника |
| Технологические потери
сырья или материалов, возникающие при транспортировке или производстве продукции |
Нормирование безвозвратных отходов не производится, размер определяется по фактическим издержкам | Потери включают в состав расходов бухучета в зависимости от оснований возникновения, в налогообложении учитывают в полном объеме |
| Злоупотребление МОЛ служебным положением с нанесением работодателю прямого действительного ущерба | Недостача покрывается за счет виновного лица, признанного самим МОЛ или по решению суда
|
Любое нарушение процедуры установления вины ведет к утрате прав на предъявление претензий |
Законодательство предусматривает случаи, при которых МОЛ освобождается от ответственности (ст. 239 ТК РФ). При возникновении недостачи в результате форс-мажорных обстоятельств, условий крайней необходимости, отсутствии условий для обеспечения сохранности имущества ответственность можно оспорить.
Пример об отказе работодателя в предъявлении ущерба. Работник заключил с работодателем договор о материальной ответственности. На ответственное хранение лицу передана сыпучая продукция, подверженная влиянию влаги. При инвентаризации была выявлена порча продукции в связи с ненадлежащим обеспечением условий хранения. Руководитель принял решение об отказе в предъявлении МОЛ претензий.
Работодатель имеет право определять необходимость привлечения МОЛ, допустившего недостачу, к ответственности (ст. 240 ТК РФ). Условием принятия решения работодателя является согласие собственника имущества. В учреждениях муниципальной или федеральной собственности списание ущерба при определении виновных лиц запрещено учредительными документами.
Взыскание недостачи с ответственного лица
При выявлении в ходе ревизии недостачи, полученной по вине МОЛ, покрытие материального ущерба производится за счет ответственного работника. Работодатель, не получивший по окончании инвентаризации сведения о виновном лице, инициирует служебное расследование. Особенности взыскания материального ущерба:
- Работник, допустивший недостачу, обязан дать пояснения о причинах ее возникновения. При отказе в предоставлении пояснений составляется акт при свидетельстве 2 или более лиц. Сотрудники не должны быть членами инвентаризационной комиссии.
- Недостача, не превышающая размер среднемесячного заработка сотрудника, покрывается без участия суда. Условием погашения недостачи на основании приказа руководителя является добровольное согласие работника.
- Ущерб, нанесенный работником на значительные суммы или при отказе работника погасить недостачу, взыскивается по решению суда. Положительное решение суда возможно при соблюдении процедуры инвентаризации, документального оформления, наличия фактов вины сотрудника.
Наряду с индивидуальной предусмотрена коллективная ответственность, подтвержденная соответствующим договором. Степень ответственности каждого лица определяется отдельно, в зависимости от участия и стажа работы.
Ошибки, допущенные в учете
Ошибка № 1. Одной из распространенных ошибок при ведении записей по инвентаризации является неверное исправление неточного текста. Неверные записи должны быть перечеркнуты с внесением сверху верного текста. Исправление заверяется всеми членами комиссии и МОЛ, участвующим в проверке.
Ошибка № 2. Недостача, полученная в результате действий (бездействия) МОЛ, взыскивается за счет виновного. В ряде случаев работодатель допускает ошибку: при заключении договора о материальной ответственности не оформляет передачу материальных ценностей. К лицу, не принявшему на хранение ценности, невозможно предъявить материальные претензий по недостаче.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос № 1. Имеет ли право работодатель взыскать ущерб с виновного материально-ответственного работника, если имущество застраховано?
Ущерб, нанесенный застрахованному имуществу, подтвержденный актом инвентаризации, покрывается за счет полиса. Работодатель имеет право переадресовать материальные требования по страхованию и непокрытой разнице к работнику, допустившему ущерб.
Вопрос № 2. Требуется ли издавать приказ о периоде проведения инвентаризации при наличии ежегодного распоряжения с указанием целей и сроков ревизии?
Дублирование ежегодного приказа не производится. В случае изменения сроков или ревизионного состава издается приказ о внесении дополнений.
Загрузка...