Бухгалтерский учет по корпоративной карте

Автор статьи

Виктория Ананьина

5 минут на чтение
2 873 просмотров
Содержание Содержание

Бухгалтерский учет по корпоративной карте не такой сложный, как кажется изначально.  Для опытных бухгалтеров не составляет никакой сложности в отражении операций. Как правило, сложность возникает при составлении отчета по корпоративной карте самого работника, на которого она была выпушена.

Общие понятия корпоративной карты

Корпоративная карта  — это расчетно банковская карта, которая принадлежит самому предприятию и привязана к его расчетному счету, но при этом выдается работнику предприятия.  Корпоративная карта предназначена для оплаты расходов, которые связаны с хозяйственной или основной деятельностью предприятия. К оплате по корпоративной карте можно отнести оплату накладных, представительских расходов, а так же транспортных и командировочных, а так возможность получать наличные средства для расчета с контрагентами.

Важно!!! Корпоративная карта не может быть использована для выплаты заработной платы и иных выплат социального характера.

Их выше сказанного можно сделать вывод, то,  что корпоративная карта представляет собой аналог выданных средств в подотчет.

Корпоративная карта может быть выдана как дебетовая, так кредитная.

Для выпуска корпоративной карты предприятию необходимо обратиться в обслуживающий банк и заключить договор о выпуске и обслуживания корпоративных  карт, где будут отражены все сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться корпоративными картами. Вместе с договором необходимо приложить заявления сотрудников и необходимо сразу на них оформить доверенность от самой организации. В обязательном порядке в течение семи дней после открытия корпоративной карты необходимо уведомить налоговую инспекцию. За нарушение данного требования предусмотрены штрафные санкции  в размере 5000 рублей  согласно статьи 118 НК РФ.

Читайте также статью ⇒ Можно ли предпринимателю не вести бухгалтерский учет.

Классификация корпоративных карт

Корпоративные карты можно разделить на два вида:

  • Дебетовая (расчетная) корпоративная карта – на данной карте находятся денежные средства, которые принадлежат самому предприятию и оплата производиться с расчетного счета организации или за счет овердрафта.
  • Кредитная корпоративная карта — на данную карту предоставляются заемные денежные средства, которые предоставляются кредитной организацией.

Особенности операции

Поступление денежных средств на корпоративную карту производиться безналичным путем с основного расчетного счета предприятия. Для этого необходимо составить платежное поручение и направить в банк для исполнения.

Расход денежных средств производиться только с использованием  корпоративной карты. Это могут быть как безналичные операции, например, оплата производиться по терминалу, или выдача в наличной форме, то есть снятие денежных средств в банкомате для оплаты расходов связанных с хозяйственной деятельностью предприятия.

На корпоративные карты не распространяются установленные лимиты ЦБ для расчетов наличными средствами. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущество корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет руководителю предприятия куда, когда и на что потрачены денежные средства предприятия сотрудником. Поэтому рассмотрим какие имеет корпоративная карта преимущества:

  • Производиться контроль за расходованием средств сотрудниками. Во-первых все операции проводимые сотрудником отражаются на расчетном счете предприятия. И во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражены все расходы, которые были проведены за конкретный период.
  • Возможность воспользоваться денежными средствами предприятия в любое время не привязываясь к работе кредитной организации, в которой открыт расчетный счет. То есть доступ к денежным средствам круглосуточный.
  • Возможность оперативно заблокировать корпоративную карту, если возникли какие-то проблемы.
  • Имеется возможность воспользоваться денежными средствами во время заграничной командировке. В данном случае не необходимости приобретать иностранную валюту при выезде из РФ. Так же в данном случае бухгалтер может в любое время пополнить корпоративную карту, в случае если у работника закончились денежные средства во время заграничной командировки.
  • Экономиться очень сильно время при бронировании билетов и оплате билетов и номеров в гостинице.

Составление внутренних документов

После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.

Для осуществления учета и контроля за движением корпоративной карты и средств на карточных счетах необходимо:

  • Внести соответствующие элементы в учетную политику экономического субъекта;
  • Разработать соответствующий регламент или положение в виде самостоятельного приложения к учетной политике.

Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:

  • Виды расходов средств;
  • Лимит по операциям, а именно безналичные расчеты, наличные расчеты, ограничения в день, месяц;
  • Сроки предоставления отчета за использование средств;
  • Какие документы необходимо приложить в отчету по использованию денежных средств;
  • ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.

Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).

Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский учет имущества, доходов и расходов в ломбардах, особенности налогообложения и проводки.

Бухгалтерский учет операций по корпоративной карте

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Дт Кт Содержание Примечание
55 51 Пополнение корпоративной карты Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету
55 66 Использование кредитных средств банка Для кредитной карты и овердрафта
91 55 Списана оплата услуг или комиссия банка по карте  
71 55
  1. Сотрудником оплачены расходы картой по безналу.
  2. Сотрудником получены наличные по карте
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк
25, 26, 44, 60, 76 71 Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам Проводка делается на дату принятия отчета
71 57 Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов
  1. В случае если нет оперативного контроля.
  2. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)
57 55 Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника На дату получения отчета банка
91 66 Начислены проценты за пользование кредитными средствами Для кредитных карт и овердрафта
66 55 Погашен кредит по кредитной карте Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1 В какие сроки сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией за использованные денежные средства?

Ответ: Сотрудник отчитывается перед бухгалтерией в тот срок, который указан в специально разработанном положение по корпоративным картам.

Вопрос №2 Может ли руководитель предприятия потребовать с работника ущерб за нецелевое использование денежных средств?

Ответ: Да, может, только при этом необходимо соблюдать ряд  условий, а именно: размер ущерба можно оценить, доказать, необходимо оформить приказ на удержание ущерба с заработной платы не позднее месяца с момента установления ущерба, размер производимого удержания соответствуют нормам согласно законодательству, а так же работник не оспаривает удержание.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи