Бухгалтерский учет аренды автомобиля у физических, юридических лиц и в иных случаях

В статье мы рассмотрим как осуществляется бухгалтерский учет аренды автомобиля у физических, юридических лиц.

Аренда автотранспорта: что нужно знать бухгалтеру организации

Для передачи во временное пользование имущества (в данном случае — автотранспорта) арендатор (наниматель) заключает с арендодателем-наймодателем (физическим либо юридическим лицом) договор аренды (см. → учет аренды основных средств: проводки). Правовой аспект по части договора аренды автотранспорта определяет и регулирует в России Гражданский кодекс (гл. 34 ГК РФ). Любая организация вправе для своих нужд:

  • арендовать автомобиль у юридического лица, своего работника, стороннего гражданина с экипажем (фрахтование на время) или без него;
  • заключить договор безвозмездного временного пользования машиной (без вознаграждения) → скачать ;
  • компенсировать траты своему работнику, связанные со служебными поездками на личном автомобиле без оформления договора.

Во всех перечисленных вариантах налоговая нагрузка у налогоплательщиков разная. Если арендодателем (наймодателем) является юридическое лицо (ИП), арендные платежи для него являются доходом, с которого следует платить налог. У физлица в связи с договором аренды возникают отдельные обязательства по налогам.

Наймодатель Налоговые отчисления Пояснения по налогообложению
Юрлицо, ИП Налог на прибыль (ставка 20%) НДС к вычету при ОСН
Физлицо (работник организации либо сторонний гражданин) Подоходный налог для физлиц (действующая ставка — 13%) Перечисляется в бюджет при внесении арендной платы

За своего работника (физлицо) НДФЛ высчитывает и платит сама организация (налоговый агент). Если нет возможности удержать налог, организация должна известить об этом налоговиков.

Бухучет аренды автомобиля физического и юридического лица

Основанием для отражения в бухучете действий, связанных с арендой автотранспорта, является акт приемки-передачи автомобиля, включающий согласованную цену, пробег, результаты техосмотра, сам договор аренды. Полученный в пользование автотранспорт отмечается на счете 001. Арендные платежи фиксируются на счетах расходов по той деятельности, для которой арендован автомобиль. Платежи отражают по проводкам: ДТ 26 («Общехозяйственные расходы», то есть затраты на нужды организации), 20, 23, 25,29,44, КТ 60 (73,76).

Аренда автотранспорта может отражаться проводками в бухгалтерии следующим образом:

  • ДТ 20 (44) КТ 76 — зачислена арендная плата;
  • ДТ 76, КТ 68 — удержан НДФЛ с арендной платы;
  • ДТ 76, КТ 50(51) — произведена плата за аренду.

Что касается арендодателя, то если для него сдача в аренду автотранспорта — доминирующий вид деятельности, то это действие фиксируется как реализация ДТ 62, КТ 90.1.1. Во всех остальных ситуациях денежные средства, полученные в виде дохода от аренды, включают в разряд внереализационных: ДТ 62, КТ 91.1.

Что нужно принять во внимание бухгалтеру при аренде автотранспорта без экипажа?

Согласно ГК РФ, ст. 644 и 646 при арендовании автомобиля без экипажа расходы по ремонту, страхованию, ГСМ, берет на себя арендатор. Он же оплачивает аренду, стоянку и парковку. Арендная плата, затраты, связанные с ремонтом и эксплуатацией авто (покупка бензина, приобретение, замена масляного фильтра и т. п.), страховка причисляются к прочим расходам и учитываются при налогообложении на доходы. Этот момент имеет непосредственное отношение к ситуациям, когда арендодатель — физическое либо юридическое лицо. Наймодатель (он же владелец автомобиля) оплачивает лишь прохождение техосмотра. Все описанные понесенные расходы должны быть доказательными и подкрепленными подтверждающими документами. Только тогда они могут учитываться в налогообложении и фиксироваться бухгалтерией.

При арендовании транспортного средства с экипажем у физического или юридического лица производятся следующие отчисления, которые отражаются в бухучете:

  • НДС засчитывается по арендному платежу, если наймодатель — юрлицо либо ИП;
  • НДФЛ удерживается налоговым агентом (организацией), если машина арендована у физлица;
  • НДФЛ высчитывается, если наймодатель — ИП и у него регистрационное свидетельство не подразумевает сдачу в аренду имущества.

ЕСН с арендной платы, когда наймодатель — физическое лицо либо ИП (НК РФ, ст.236), не взимается.

Пример #1. Отражение в бухучете арендатора аренды автотранспорта без экипажа

Организация арендовала у своего сотрудника, гражданина РФ, личный автомобиль стоимостью 400 тыс. руб. Согласно договору арендатор оплачивает расходы, связанные с покупкой бензина, ремонтом, эксплуатацией машины. Арендная плата по заключенному двустороннему договору аренды без экипажа составляет 10 тыс. руб. Расходы по ГСМ — 600 руб. С арендной платы осуществляются отчисления по НДФЛ, НДС к вычету, что фиксируется в бухгалтерии, включая и расходы по ГСМ. Все действия по налогообложению производит организация (она же налоговый агент) за своего работника.

Дебет Кредит Характеристика
001 Машина передана к учету
26 73 Зачислена арендная плата
73 68 (НДФЛ) Удержан НДФЛ
73 50 Выплачена аренда ТС
10 60 Зачтен ГСМ
19 60 Высчитан НДС по ГСМ
68 (НДС) 19 Принят НДС к вычету
26 10 Списан ГСМ
90 26 Зачтены траты на ГСМ и аренду в расходах
001 Машина возвращена собственнику по окончании срока в соответствии с договором

Что учитывает бухгалтерия при фрахтовании на время (аренде машины с экипажем)?

Аренда автотранспорта с экипажем означает, что владелец не просто сдал в аренду свою машину организации, но и начал на нее работать, управляя автотранспортом. Договор аренды с экипажем обязывает владельца автомобиля самостоятельно за свои деньги содержать его и осуществлять любой ремонт (НК РФ, ст. 634). Арендатор вносит лишь арендную плату, берет на себя расходы, связанные исключительно с коммерческой эксплуатацией (покупка топлива и т. д.). Эти расходы впоследствии учитываются при калькуляции налогооблагаемого дохода (НК РФ, ст. 253, п.1, пп.2). 

При арендовании транспортного средства без экипажа для отражения в бухучете учитываются следующие моменты:

  • НДС засчитывается в порядке, предусмотренном при аренде с экипажем (актуально для юридических лиц и ИП);
  • НДФЛ взимается по ставке 13%, если наймодатель — физическое лицо;
  • ЕСН с арендного платежа не высчитывается, если машина взята в аренду у ИП либо физического лица.

Если собственник арендуемого автомобиля — физическое лицо, то социальный налог начисляется только по той сумме, которая идет на оплату за вождение машиной и его эксплуатацию. Исключение составляет часть ЕСН, перечисляемая в ФСС РФ (НК РФ, ст.238). Примечательно, налоговая база у ЕСН и взносов в ПФР одинаковая.

Пример #2. Отражение в бухгалтерском учете организации фрахтования на время

Организация арендовала у гражданина России (физлица, не ИП) личный автотранспорт с экипажем. Согласно договору наниматель (арендатор) выплачивает наймодателю ежемесячно 35 тыс. руб., включая сумму 20 тыс. руб. за управление автотранспортом и его эксплуатацию. Бухгалтерия в своем учете отражает операции при помощи соответствующих проводок.

Дебет Кредит Характеристика
20 76 Затраты по аренде и оплата управления авто (35 тыс. руб.)
20

 

 

 

69-2-1

Начислен единый социальный налог — ЕСН (4620 руб.), из которого:

частично средства идут в федеральный бюджет

69-3-1 ФФОМС
69-3-2 ТФОМС

69-2-1

 

69-2-2

 

На страховую часть пенсии по труду
69-2-3 накопительную часть пенсии. ЕСН к уплате в федеральный бюджет с учетом страхования по пенсии — 2800 руб. (20000 * 14%)
76 68 Начислен НДФЛ 4550 руб. (35 тыс. руб. * 13%)
76 50 (51) Расчет с наймодателем, включая вычет НДФЛ (35 тыс. руб. — 4550 руб. = 30 450 руб.)

Иные ситуации, учета аренды и использования автомобиля юридического и физического лица для служебных целей

Покрытие денежных трат работника, связанных с использованием его личной машины для служебных поездок, осуществляется посредством компенсационных выплат организацией. Порядок компенсирования за использование своего автотранспорта государственными гражданскими служащими для служебных целей регламентирует правительственное Постановление РФ № 563 от 2.07.2013. Все понесенные расходы, которые организация собирается возместить работнику, должны быть оформлены документально и обоснованно подтверждены.

Размер возмещаемой суммы определяется с учетом установленных Постановлением №563 предельных размеров компенсации. Возмещаемые суммы не облагаются обязательными страховыми взносами, ЕСН либо НДФЛ (для НДФЛ — если компенсируемая сумма не больше предельной) и включаются в разряд прочих расходов по производству или реализации. Их учитывают при расчетах налога на прибыль. Если компенсируемая сумма больше установленного предела, организация, выступая как налоговый агент, должна высчитать с разницы НДФЛ. Бухгалтерия отражает расчеты и перечисления по компенсации и НДФЛ (если нужно) соответствующими проводками.

Правовые нормы договора безвозмездного пользования автомобилем (договора ссуды) определяет Гражданский кодекс РФ (ст.689, 607,610,615,621,623 ГК РФ). Ссудополучатель, принявший машину во временное пользование, обязуется вернуть ее в исправном состоянии с учетом нормального износа согласно договору. Следовательно, ссудополучатель несет ответственность за техническое состояние автомобиля, следит за его исправностью, за свои деньги производит при необходимости ремонт. Понесенные расходы могут включаться в налогообложение на прибыль как внереализационные затраты (гл.25, ст.250 НК РФ), если использование транспортного средства связано с производством либо реализацией.

Актуальные ответы на вопросы по бухгалтерскому учету автомобиля

Вопрос №1: Как выплачивается и отражается в бухгалтерском учете компенсация сотруднику, который использует личную машину в служебных целях?

Оплата производится один раз за месяц. Основание для компенсационных платежей — приказ нанимателя, где указана заранее оговоренная величина выплат. Компенсация не включает период, когда машина не эксплуатируется, то есть отпускное время, командировки, периоды временной нетрудоспособности по причине болезни и т. д. В бухучете отражается: Дебет 26, Кредит 73 субсчет «Расчеты по компенсационным платежам за использование личного автотранспорта».

Вопрос №2: Кто оплачивает расходы по эксплуатации и ремонту авто при договоре аренды с физлицом?

Если машина арендуется без экипажа, то обязанность по эксплуатации, ремонту, и, соответственно, имеющие отношение к этому расходы, возлагаются на того, кто арендовал автотранспорт. Собственник автомобиля всю ответственность по этим вопросам берет на себя, когда заключен арендный договор с экипажем. Сюда входит оплата за запчасти, текущий либо капремонт и т. д.

Вопрос №3: Учитываются ли ремонтные затраты при налогообложении и бухучете, если по договору арендатор не должен ремонтировать авто, но фактически это делает?

Поскольку договор аренды такой обязанности по части ремонта у арендатора не предусматривает, то и налогообложением подобные расходы не учитываются. В бухгалтерии денежные траты на ремонт относят ко внереализационным расходам (Положение по бухучету 10/99).

Вопрос №4: В каких случаях предпринимателю нужно платить НДФЛ и нужно ли это фиксировать бухгалтерии?

Указанный налог высчитывается и отражается бухучетом только тогда, когда в регистрационном свидетельстве ИП не обозначена сдача имущества в аренду. Это касается как аренды транспортного средства с экипажем, так и без него.

Вопрос №5: Кто обязательно должен платить налоги за аренду авто?

Налог платит тот, кто получает с аренды доход. Когда арендодателем является работник организации, а наймодателем — сама организация, где он работает, НДФЛ в бюджет платит налоговый агент (организация за своего сотрудника). Она же отражает этот факт в бухучете, а по окончании года подает декларацию налоговикам по форме 2-НДФЛ. Крайний срок подачи — 31 марта, следующее за истекшим периодом прошедшего года.