Особенности бухгалтерского и налогового учета форменной одежды

Организовывая деятельность в сфере услуг, предприниматели и предприятия сталкиваются с необходимостью содержать свой персонал по подобающем виде, например, одевая всех в форму. В статье расскажем про бухгалтерский и налоговый учет форменной одежды, дадим описание и рассмотрим порядок приобретения.

Необходимость форменной одежды

Персонал, одетый в форменную одежду, содержащую логотип организации, является дополнительной рекламой фирме, а также подтверждает ее статус. Со стороны сотрудников, такая одежда тоже является дополнительным стимулом, ведь одевая ее, сотрудник представляет фирму, его внешний вид и поведение создают впечатление о предприятии в целом. Иногда наличие униформы требуют контролирующие органы, для некоторых работников трудовой день в рабочей униформе это обязанность.

Рассмотрим их подробнее:

  • сотрудники ж/д транспорта;
  • сотрудники охранных предприятий;
  • работник торговых залов;
  • гостиничный персонал.

Отличие форменной одежды от специальной

Не следует путать два понятия – специальная и форменная одежда. Специальная одежда предназначена в первую очередь для того, чтобы уменьшить воздействие каких-либо вредных и опасных факторов на сотрудника при производственной деятельности. А форменная одежда в первую очередь предназначена для того, чтобы обозначить принадлежность сотрудника к своей фирме.

Обоснование необходимости приобретения формы

Наличие форменной одежды в фирме может быть предусмотрено законодательством, ведомственными документами, либо внутренними документами компании. Подтвердить обоснованность экономических затрат в первом и втором случае сложности не представляет. А по поводу самостоятельного решения компании, у налоговиков могут возникнуть некоторые вопросы.

Для того чтобы избежать ненужных споров при проверке налоговыми органами, необходимо грамотно прописать свое решение в распорядительных документах компании.

Такими документами могут выступать приказ или положение об обеспечении формой сотрудников компании. В данных актах следует прописать должности тех сотрудников, ношение формы для которых является обязательным условием, нормы, порядок получения и возврата (в случае если это предусмотрено) одежды сотрудником, срок ношения и учет. Иногда, наличие формы требует заказчик. В этом случае, при заключении с ним договора на оказание услуг необходимо закрепить данное требование

Бухгалтерский учет одежды

Для того, чтобы определиться как принять к учету форменную одежду (ФО), нужно определиться с тем, чьей собственностью она будет являться – персонала или организации. Форменная одежда остается собственностью организации. Выдача сотруднику такой одежды установлена в виде временного пользования, учитываться она должна либо в составе МПЗ, либо в составе ОС.

В составе материально-производственных запасов форма учитывается в том случае, если стоимость ее составляет менее 40 тыс. рублей. При этом срок эксплуатации не имеет значения. Списание можно проводить следующими способами:

Операция Д К
Оплачена форменная одежда 60 51
Отражен НДС 19 60
Форменная одежда оприходована 10 субсчет «ФО» 60
Выдана сотрудникам форменная одежда в пользование 20 (26) 10 субсчет «ФО»

Так как при данном виде учета расходы на одежду в полном объеме списываются в себестоимость продукции, необходимо обеспечить контроль за формой, если срок ее использование более года. Например, организовать журнал учета движения и состояния форменной одежды.

  • Равными частями В этом случае учет формы вести следует аналогично учету спецодежды. К 10 счету следует открыть два субсчета – «ФО на складе» и «ФО в эксплуатации». Весь срок полезного использования одежды, ее списание будет происходить равными частями линейным методом. Рассмотрим проводки:
Операция Д К
Оплачена форменная одежда 60 51
Отражен НДС 19 60
Форменная одежда оприходована 10 субсчет «ФО на складе» 60
Выдана сотрудникам форменная одежда в пользование 10 субсчет «ФО в эксплуатации» 10 субсчет «ФО на складе»
Списана на себестоимость часть стоимости одежды (данная проводка делается ежемесячно до окончания срока эксплуатации) 20 (26) 10 субсчет «ФО в эксплуатации»

В составе ОС форму учитывают в том случае, если ее стоимость более 40 тыс. руб., а срок использования более 1 года. Срок использования устанавливается компаниями на свое усмотрение, но учитывая рекомендаций производителя. В учетной политике необходимо прописать метод, которым будет начисляться амортизация.

Операция Д К
Оплачена форменная одежда 60 51
Отражен НДС 19 60
От поставщика получена одежда 08 60
Принята к учету форменная одежда 01 08
Выдана сотрудникам форменная одежда в пользование 01 субсчет «ОС в эксплуатации» 01 субсчет «ОС на складе»
Начислена амортизация по одежде (ежемесячно) 20 (26) 02

Если форменная одежда является собственностью сотрудника, то при передаче ее сотруднику стоимость одежды относят к прочим расходам, счет 91-2. Читайте также статью: → «Счет 91. Учет прочих доходов и расходов. Проводки». Следует сделать следующие проводки:

Операция Д К
Оплачена форменная одежда 60 51
Отражен НДС 19 60
Форменная одежда оприходована 10 60
Передана сотрудникам форменная одежда 91-2 10
Начислен НДС 91-2 68

Дополнительными проводками при передаче форменной одежды сотруднику будут следующие:

Операция Д К
Удержан из з/платы НДФЛ с одежды 70 68
Начислены страховые взносы на стоимость формы 20(26) 69

Налоговый учет формы

Для целей налогообложения учет формы также зависит от того передается она в пользование сотруднику или останется в собственности фирмы.

  • Налог на прибыть. Если одежда остается на предприятии, то стоимость ее следует учитывать в составе материальных расходов на  ту дату, когда она передается сотруднику. При этом, если выдача одежды предусматривается законодательством, то проблем с принятием расходов не будет.

Но когда законодательством это не предусмотрено,  необходимо соблюдение условий, выдвигаемых контролирующими организациями. А именно:

  1. Форменная одежда выполняться должна в единой цветовой гамме, едином стиле и содержать логотип, товарный знак фирмы либо эмблему. Такие отличительные знаки должна содержать именно одежда, а не отдельные ее элементы, такие как значки, галстуки или косынки;
  2. Выдача ее должна предусматриваться в коллективном или трудовом договоре.

При передаче одежды сотруднику стоимость ее учесть следует в составе расходов по оплате труда.

  • НДС. Когда форменную одежду оставляют в собственности компании и использоваться она будет в той сфере деятельности предприятия, которая облагается НДС, входной налог можно предъявить к вычету.

При ситуации, когда форменная одежда передана в собственность сотрудника, передачу ее признают реализацией и, соответственно, с рыночной стоимости одежды нужно начислить НДС. За налоговую базу при этом принимают цену одежды на момент покупки.

  • НДФЛ. Необходимость в удержании данного налога возникает только при передаче форменной одежды сотруднику в собственность. Здесь одежда выступает в качестве дохода сотрудника, получаемого в натуральной форме, а следовательно, при передаче ее в собственность работнику следует удержать из зарплаты НДФЛ. НДФЛ удерживают с рыночной стоимости одежды, в том числе включают НДС.

Однако, споры ведутся по поводу того, нужно ли удерживать НДФЛ, если покупка формы предусмотрена законодательством. К сожалению однозначного ответа на этот вопрос нет, поэтому решить данный вопрос должна компания самостоятельно. Читайте также статью: → «Порядок исчисления и уплаты НДФЛ».

  • Страховые взносы. По страховым взносам ситуация складывается аналогично налогу НДФЛ. На одежду, которая остается в собственности компании страховые взносы не начисляются. Если имеет место передача одежды сотруднику в собственность, то начислить или нет страховые взносы зависит от того предусмотрено ли ее наличие законодательством. Так, если законодательство диктует обязательным условием наличие у персонала формы, начисление страховых взносов не требуется. В противоположном случае, на стоимость одежды нужно начислить страховые взносы.

Особенности учета форменной одежды

В тех случаях, когда форменная одежда осталась в организации и является ее собственностью, то все затраты на ее хранение, стирку и ремонт являются обязанностью компании. При этом, данные расходы по ее содержанию учитывают в обычном порядке.

Потеря формы сотрудником или ее порча дает право работодателю взыскать него стоимость одежды, учитывая при этом сумму износа на дату порчи.

Нередко компании обязывают сотрудников покупать у работодателя форму. В этом случае она естественно переходит в собственность сотрудника, а в компании учитывается в качестве обычной реализации.

Законодательная база для расчетов

Рекомендуется изучить следующие документы:

Законодательный акт Содержание
ПБУ 6/01 Приказ Минфина России №26н от 30.03.2001 «Учет основных средств»
Приказ Минфина России №119н от 28.12.2001 «Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ»
Приказ Минфина России №135н от 26.12.2002 «Методические указания по бухучету спецоборудования, спецодежды»
Подп.3 п.1 ст.254 НК РФ «О включении стоимости форменной одежды в состав МПЗ»
Ст.255 НК РФ О расходах на оплату труда в налоге на прибыль
П.1 Ст.422 НК РФ «Суммы не подлежащие обложению страховыми взносами»