Благодарственное письмо — это способ отблагодарить человека, выразить ему свою признательность, проще говоря, красиво, приподнято, может быть, даже публично сказать «Спасибо».
По сути, к официальным документам его напрямую не причисляют. Тем не менее в ряде случаев письменная благодарность оформляется на фирменном бланке с проставлением подписей, печатей. Посему некий официоз, публичность она в связи с этим все же приобретает.
Каких-либо строгих требований к формату письма, его текстовой части не имеется. Компилируется оно в произвольной форме, на основе имеющихся общеупотребляемых образцов. При написании текста во главу угла следует ставить логичность обращения, а также придерживаться типовой структуры схожих письменных текстов.
Важно! При составлении благодарственного письма следует исходить из того, кому адресуется благодарность и по какому поводу.
Например, таким способом можно отблагодарить конкретное должностное лицо, организацию, инвестора, спонсора либо работника, уходящего на пенсию и т. д.
Возможные поводы для выражения благодарности: за всестороннее содействие, существенный вклад, активную поддержку, а также за приглашение, спонсорство, отличную работу, плодотворное сотрудничество и проч.
Письменная благодарность может быть чисто формальной — ее составляют лаконично просто исключительно только для того, чтобы сказать «Благодарю».
Иной вариант — с применением метода кейса — представляет собой расширенную текстовую часть письма, с описанием, включением конкретных фактов, цифр, результатов.
Помимо этого письменная благодарность может содержать некую коммерческую подоплеку. Цель такого письма — не только отблагодарить, но и подчеркнуть достоинства адресата, а также рассказать вскользь о своей коммерческой деятельности (того, кто благодарит).
Как письменно выразить благодарность руководителю компании (подразделения и т. д.)
Несмотря на то, что благодарственное письмо пишется в свободной форме и ни к чему не обязывает, все же его воспринимают как деловой документ. Поэтому и компилировать его следует, придерживаясь общей структуры, типичной для всего документооборота.
| Условная структура благодарственного письма | Что следует сюда включить |
|
Шапка (верх документа) |
Основные составляющие шапки:
· название (заглавие); · ФИО, можно должность конкретного человека (т. е. нужно назвать того, кого благодарят); · краткое обращение к адресату |
|
Основная часть |
Здесь можно:
· выразить благодарность (своими словами); · отразить повод, заслуги, значимые факты, важные результаты; · высказать особые пожелания и т. п. |
| Заключительная часть | Указать, кто благодарит: ФИО, подпись лица |
Стиль написания, язык, вариант обращения, фразы и формулировки индивидуальны и подбираются в зависимости от того, кому адресуется благодарственное письмо и по какому поводу.
Читайте также статью ⇒ Благодарственное письмо за спонсорскую помощь.
Распространенные ошибки при составлении благодарственного письма
Ошибка 1. Знакомое и близкое всем сочетание «благодарственное письмо» является всего лишь общепризнанным шаблоном. Его употребление в качестве заголовка не будет грубой ошибкой, но все же придаст письму некую шероховатость. Посему, чтобы выразить свою искреннюю признательность адресату, при написании благодарности все же не рекомендуется использовать это сочетание в качестве основного заглавия.
Заменить данную фразу можно иными, дружественными, более теплыми словами, например: «Спасибо», «Дорогая Валентина Семеновна», и т. д. К сведению, словосочетания типа «Уважаемый, Сергей Петрович!» хоть и допускаются, но тоже считаются общеупотребительными и официальными и не всегда подойдут. Поэтому в ряде случаев их также лучше заменять более естественными, эмоциональными словами.
Ошибка 2. Расплывчатые фразы при выражении благодарности не допускаются. Например, не следует использовать формулировку: «Организация благодарит Вас за все…» либо «Благодарим Вас за доброе отношение…». Оба указанных варианта являются не верными.
Благодарность следует конкретизировать, т. е. указывать, за что именно говорят «Спасибо». Наиболее приемлемой будет следующая формулировка: «Коллектив завода выражает Вам искреннюю признательность за оказанную поддержку в…».
Ошибка 3. Довольно часто в письмах разного рода, оформленных на фирменных бланках, встречаются структурные ошибки. Такое случается чаще всего из-за отсутствия типовых форм для подобных документов.
Например, автор благодарственного письма дублирует иной схожий документ, повторяет реквизиты, имеющиеся на бланке организации. Естественно, это делать не следует.
Так, к примеру, нет необходимости указывать рядом с должностью того, кто подписал письмо, еще и название организации, которое уже указано на бланке (либо на штампе).
Общие рекомендации по составлению благодарственного письма
При компиляции текстовой части благодарственного письма следует придерживаться последовательности изложения, сохранять обозначенную выше структуру, логику обращения. В качестве образца можно принять во внимание следующие уместные фразы и формулировки.
| Ситуация | Используемая фраза |
| Благодарность конкретному лицу
(сотруднику организации) |
«Уважаемая (указать ИО) !»
(употребляется чаще при официальном стиле документа, подчеркивают уважительное отношение) |
|
Обращение директора к сотрудникам конкретного отдела |
Помимо типовой формулировки здесь рекомендуется назвать 5-7 отличившихся сотрудников, например:
«Уважаемые коллеги! Я, как директор, хочу выразить свою искреннюю признательность следующим сотрудникам: …» (перечислить всех поименно). Если коллектив большой, то можно отметить только руководителя отдела |
| Письмо от компании | «ООО «Проект» выражает глубокую признательность (благодарит и т. п.)…». |
| Письмо от руководства компании | «Руководство компании «Мост» …» |
| Благодарность от лица руководителя и коллектива | «От имени сотрудников ООО «Проект» и от себя лично…» |
При написании текста следует избегать фамильярности, просторечных выражений. Обращаясь к конкретному человеку, рекомендовано указать только его имя и отчество. Присутствие имен, значимых фактов, деталей — обязательно. Ключевой момент — в благодарственном письме должна быть конкретика.
Благодарность за сотрудничество (поддержку, содействие и т. п.) организации либо ее руководителю
Данный вариант благодарности является, пожалуй, самым распространенным. Адресуют его, как правило, партнерам, конкретным сотрудникам (должностным лицам, иным отлившимся работникам). Составить и вручить его можно от имени компании, руководства, коллектива, конкретного лица.
Образец 1:
«ООО «Проект» выражает благодарность ООО «Мост» за столь продуктивное сотрудничество, проявленный профессионализм и высокий уровень сервисного обслуживания».
Образец 2:
«Уважаемый (указать ИО директора, иного лица)! Мы очень ценим давние партнерские отношения с вашей организацией. Выражаем свою глубокую признательность, т. к. своими высокими достижениями обязаны именно успешной деятельности Вашей организации. Желаем Вам и Вашей организации дальнейшего процветания! Искренне, ваши партнеры (конкретизировать, указать ФИО руководителя, директора)».
Оба предложенных образца достаточно стандартны, составлены с учетом представленной выше общей структуры. Текстовая часть писем включает: стандартное обращение (к компании, конкретному должностному лицу), собственно выражение благодарности за сотрудничество, пожелания. Как правило, подобные благодарственные письма вручаются на официальном уровне.
Пример 1. Благодарность потенциальному бизнес—партнеру в лице директора компании по части сотрудничества
Типичная рабочая ситуация: рекламное агентство отправило на имя директора другой компании предложение о проведении рекламы ее товаров. В предложении обозначены:
- Сроки выполнения работ (изготовления образцов, экспертизы, тиражирования и т. п.).
- Порядок представления, принятия и утверждения выполненных работ.
- Условия оплаты, предоплаты и др. составляющие соглашения.
Директор второй компании, чей товар будут рекламировать, согласился с предложением. Рекламное агентство в ответ отправило письмо следующего содержания:
«Благодарим за быстрый ответ на наше предложение. Мы рады, что наши условия по предоплате Вас полностью устраивают. Проанализировав текущую ситуацию в агентстве, мы решили предоставить Вам дополнительную скидку 3 %, начиная с третьего квартала и до конца 2024 г.».
Данный образец написания включает формальную благодарность, а также выражает заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве, стремление его закрепить. Оно не имеет канцеляризмов, при этом носит официально—деловой характер. Используемые фразы лаконичны, конкретны, содержат искреннее желание работать с партнером.
Образец благодарности от посетителя ответственному лицу спортивной школы
Выразить благодарность должностному лицу (школы, предприятия, спорткомплекса и др.) может, по сути, любой человек.
Образец.
«От всей души хочу поблагодарить менеджера спортивной школы «Юность» Инну Василевич за оказанную помощь в поиске утерянных личных документов.
На данный момент нахожусь в вашем городе проездом. Через 3 дня мне нужно срочно выехать на международные соревнования. Если бы не Инна, участие в соревнованиях было бы невозможным. Именно она организовала быстрые поиски ценных документов, а после доставила их мне лично в течение 30 минут. Спасибо ей за проявленный профессионализм и достойный сервис!».
Пожалуй, данный вариант выражения признательности, является самым нетипичным. Обычно его пишут без учета и применения каких-либо шаблонов, как говорят, «от души» и, действительно, «от чистого сердца».
Благодарность директору школы за организацию районного мероприятия
В рассматриваемой ситуации благодарственное письмо также будет носить официальный характер. При его написании следует использовать деловой стиль, отразить повод, акцентировать внимание на конкретных заслугах.
Образец 1.
«Уважаемый Василий Михайлович! (указывается ИО директора школы). Оргкомитет олимпиады «Старт» (как вариант — руководство конкретной компании) благодарит Вас за оказанную всестороннюю поддержку и личный вклад в организации районной олимпиады. Успешная реализация данного проекта не состоялась бы без Вашего участия и содействия. Желаем вам дальнейшего развития и творческих успехов! С уважением (ФИО автора)».
Подобным образом можно отблагодарить за любую поддержку, спонсорство.
Читайте также статью ⇒ Текст благодарственного письма организации.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Как поблагодарить администрацию детсада за принятые меры безопасности на территории ДДУ от имени родительского комитета?
За образец можно взять следующие формулировки:
« Родительский комитет группы № 2 выражает признательность (благодарит) администрации ДДУ № ___ (можно указать конкретное должностное лицо) за дополнительные меры, принятые с целью усиления безопасности детей на территории детсада. Усилиями администрации …».
Далее следует перечислить предпринятые администрацией действия, а также можно попутно назвать конкретных работников, которые участвовали в обеспечении безопасности.
Вопрос №2: Как кратко, неформально отблагодарить давнего партнера по работе через электронную переписку? При этом желательно заявить о продолжении сотрудничества.
Рекомендуется придерживаться «оживленного», «человечного» языка. В основе — оригинальность. В качестве примера можно использовать следующий образец:
«Дорогой Василий! Большое спасибо за помощь! Я очень ценю все, что Вы сделали для меня в столь сложной ситуации. Надеюсь скоро закончить работу над новым пилотным проектом. Буду рада вашему участию в его запуске. Успехов! Рената.
Загрузка...