Личный автомобиль директора для командировок

Часто случается так, что личный автомобиль директора компании используется им не только в личных нуждах, но и в интересах фирмы. В таком случае имеется возможность официально оформить данный факт и уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Из данной статьи вы узнаете, как правильно составить путевые листы, если используется автомобиль директора для командировок и иных служебных поездок, что подразумевается под арендой имущества у сотрудников предприятия, и каковы правила заключения договора аренды с работником компании.

Аренда имущества у работника для использования в служебных целях

Действующее законодательство позволяет заключать договор аренды в отношении любого личного имущества сотрудников фирмы — пункт об аренде имущества в трудовом договоре или отдельное соглашение позволяет предприятию пользоваться в служебных целях машиной, грузовиком, ноутбуком, копировальным аппаратом и любой другой вещью, имеющейся во владении у нанятого подчиненного. Директор также является служащим предприятия, поэтому его автомобиль подчиняется тем же требованиям, что имущество любого другого сотрудника.

Важно! Заключать слишком много договоров аренды личного имущества с сотрудниками не безопасно — налоговая инспекция может выдвинуть претензии, назначить внеплановые проверки и доначислить налог, если выяснится, что подобные соглашения заключались с целью ухода от страховых взносов. Лучше, чтобы все арендованное у работников имущество всегда находилось в нужном месте.

За то, что личное имущество используется в служебных целях, работник-владелец получается арендную плату. В связи с этим его ежемесячная зарплата начисляется двумя частями — непосредственно оплата труда и арендные платежи. Сумма, относящаяся к аренде того же автомобиля, не будет облагаться страховыми взносами, поскольку данная выплата, согласно положениям Налогового Кодекса, признается вознаграждением, связанным с передачей имущественных прав. Работодатель имеет законное право учитывать данные выплаты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Важно! Именно потому, что арендная плата не облагается страховыми взносами, не следует делать так, чтобы данная сумма превышала зарплату сотрудника. Это вызовет подозрение контролирующих органов.

Как заключить договор аренды, чтобы использовать автомобиль директора для командировок

Договор аренды личного автомобиля работника фирмы, в том числе директора, может быть представлен в двух вариантах:

  • договор аренды автомобиля с экипажем (не только авто переходит в пользование фирмы, но его владелец также оказывает услуги по технической эксплуатации и управлению ТС);
  • соглашение об аренде личного авто без экипажа (машина переходит во временное пользование компании, срок оговаривается в договоре).

В первом случае обычно заранее оговаривают общую сумму выплаты по договору (и за пользование машиной, и за услуги владельца-водителя). Но так поступать не следует, и вот почему. Та часть выплаты, что приходится на переход имущественных прав в отношении автомобиля, действительно, не облагается страховыми взносами. Зато та часть суммы, что является оплатой услуг водителя, облагается. И когда налоговый инспектор обнаружит, что арендная плата не разбита на составляющие, страховые взносы будут начислены на все выплаченные суммы, полностью, без разбивки на целевые выплаты. Выгоднее для работодателя указать небольшую сумму за услуги собственника автомобиля, а выплату крупнее оставить в части оплаты за пользование авто.

С договором аренды без экипажа все проще — страховых платежей не будет совсем (но останется НДФЛ по ставке 13%), и в сумму выплаты разрешено включить любые затраты сотрудника на содержание транспортного средства. Налоговые инспекторы непременно проверят, кто является водителем автомобиля — если первичные документы укажут на то, что авто управляет сам владелец, договор аренды автоматически признается соглашением об аренде транспорта с экипажем (соответственно, начислят и страховые взносы).

Важно! Если на фирме используется автомобиль директора для командировок и иных служебных поездок, а директор при этом не является ИП и не нанимает наемных рабочих, рекомендуется подписывать сразу 2 договора — по аренде транспортного средства (без экипажа) и по оплате услуг по управлению машиной и ее технической эксплуатации.

Читайте также статью ⇒ «Учет расходов на служебный автомобиль».

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Экспертное мнение к вопросу о том, каковы особенности оформления служебной поездки, если используется автомобиль директора для командировок

Как уже было сказано, директор компании является таким же сотрудником, как наемные работники. А потому вождение собственного автомобиля руководителем во время командировки считается использованием личного имущества сотрудника. Поэтому рекомендуется, во избежание претензий со стороны налоговых инспекторов, оформлять путевой лист. При проведении проверки затрат фирмы данный документ предъявлять не обязательно, но с ним будет значительно проще доказать, что машина эксплуатировалась именно в служебных целях, и бензин был потрачен на нужды предприятия.

Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 разрешает руководителям предприятий разрабатывать собственные формы путевых листов. Однако, существует условие — в документе должны присутствовать все без исключения обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152:

  • наименование документа, номер;
  • сведения о времени действия путевого листа;
  • сведения о собственнике машины;
  • сведения о самом автомобиле;
  • данные водителя.

Фирма имеет право на то, чтобы включить в состав затрат, уменьшающих налог на прибыль, расходы на ГСМ. Недостатком использования унифицированной формы путевого листа является необходимость указания места отправления и назначения, в противном случае не получится учесть бензин в составе расходов, придется уплатить НДФЛ со стоимости бензина как с доходов работника, и не получится принять к вычету НДС.

Следует помнить и о том, что бензин невозможно учитывать в расходах в неограниченном количестве — положения НК РФ хоть и не содержат ограничений на этот счет, руководствоваться следует Методическими рекомендациями (Приложение к Распоряжению Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р). В Письме Минфина РФ от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6 содержатся указания относительно расчета норм расходования ГСМ для автомобилей, для которых не утверждены нормы расхода бензина.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация сотруднику за использование личного имущества: страховые взносы».

Законодательное регулирование

ст. 422 НК РФ

О том, что вознаграждения, связанные с переходом прав собственности и иных имущественных прав, а также передачей имущества в пользование, не облагаются страховыми взносами
ст. 632 ГК РФ

О договоре аренды автомобиля с экипажем

ст. 642 ГК РФ

О договоре аренды личного автомобиля без экипажа
Гл. 24 ТК РФ

О гарантиях командированному сотруднику

Постановление Правительства РФ от 29.07.2008 № 749

Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные поездки
Приказ Минфина РФ от 10.03.2015 № 33н, Письмо Департамента налоговой и таможенном-тарифной политики Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/2238, Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2015 № 1168-6-1

Дополнительные разъяснения по поводу оформления командировок с использованием личного транспорта

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

Утверждение унифицированной формы путевого листа

Типичные ошибки

Ошибка: С директором фирмы заключили договор аренды автомобиля с экипажем, в котором указана общая сумма ежемесячной выплаты за использование машины и за услуги водителя ТС.

Комментарий: В договоре аренды авто с экипажем следует разделить выплату на арендную плату за машину и на оплату услуг водителя, поскольку с первой выплаты страховые взносы не удерживаются, а со второй — удерживаются.

Ответы на распространенные вопросы о том, как оформить служебную поездку, если использовался автомобиль директора для командировок

Вопрос №1: Сотрудник, вернувшись из командировки, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, помимо прочего, чеки на оплату бензина. Мы отправили в эту служебную поездку сразу несколько работников на личном транспорте. Но бензин оплачивал исключительно водитель, поэтому не у всех командированных имеется платежный документ об оплате ГСМ, привлечет ли это внимание налоговой инспекции?

Ответ: Если командированных на собственных автомобилях несколько, путевой лист следует оформить только на водителя. В Вашем случае покупкой бензина занимался именно водитель, поэтому от остальных работников не требуется предоставления чеков на оплату ГСМ.

Вопрос №2: Наша фирма использует собственный, разработанный внутри компании, бланк путевого листа. Сотрудники налоговой службы собираются подать на нас в суд за уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на стоимость бензина, который был израсходован в командировке директором, поехавшим на личном автомобиле. Претензия заключается в том, что в путевом листе не указан маршрут поездки. Следует ли нам опасаться суда?

Ответ: Как показывает судебная практика, подобные суды всегда выигрывает фирма-налогоплательщик. Если вы используете собственный бланк путевого листа, и в нем присутствуют все обязательные реквизиты (маршрут поездки к таковым не относится), и у вас имеются подтверждающие расходы документы, налоговые органы не смогут взыскать «не уплаченный» налог на прибыль.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 703-47-98

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик