Плановый аванс: калькуляция, начисление, порядок выдачи

Трудовое законодательство РФ обязывает нанимателей выплачивать своим работникам месячный заработок частями, 2 раза в месяц в виде аванса и основной зарплаты. Рассмотрим в статье, как начисляется аванс, какой процент от зарплаты в него входит, как его правильно рассчитывать.

Что такое плановый аванс?

Аванс (АВ) — денежная предоплата заработной платы. Письменное согласие работника на выплату заработной платы раз в месяц без предоплаты не снимает вышеуказанных обязательств и ответственности с нанимателя. Специфику плановых авансовых выплат определяют:

  • регулярность выплат (в одно и то же назначенное время) всем работающим гражданам;
  • установленная постоянная величина аванса, которую ежемесячно не меняют;
  • зависимость размера авансовых выплат от базового оклада и фактически отработанного времени.

Расчетный листок со всеми полагающимися выплатами выдается работнику только единожды после начисления заработной платы. После выплаты плановой авансовой суммы он не оформляется. Читайте также статью: → «Расчетный листок по заработной плате».

Сроки выдачи планового аванса

Дата авансовой выплаты определяется правилами, установленными во внутренних нормативных документах организации. В их числе: коллективный договор, положения о премировании и оплате труда, трудовой договор. Так, в них может прописываться выплата планового аванса в любое время, к примеру, 20 или 25-го числа каждый месяц.

Тем не менее закрепленные во внутренних актах правила не должны вступать в противоречие с действующими законодательными нормами. Явные расхождения будут признаны правонарушением, а сами локальные документы — недействительными. Должностные лица в таких случаях за нарушение штрафуются.

Согласно российскому трудовому законодательству период между двумя выплатами (авансом и собственно зарплатой) не должен превышать 15 дней. Поэтому большинство организаций придерживаются рекомендуемых норм выплаты планового аванса 15-16 числа ежемесячно.

Порядок авансовых выплат обычно всегда указывается в трудовом договоре, что обязывает нанимателя его выполнять. Невыплата нанимателем авансовой части зарплаты считается нарушением трудового законодательства и наказывается штрафом (КоАП РФ, ст.5.27, ФЗ №272 от 03.07.2016):

  • 30 тыс. руб. — 50 тыс. руб. (взимается с юрлиц при первичном нарушении);
  • 50 тыс. руб. — 100 тыс. руб. (для юрлица при вторичном нарушении);
  • 1 тыс. руб. — 5 тыс. руб. (с ИП в первый раз);
  • 10 тыс. руб. — 30 тыс. руб. (повторно для ИП);
  • предупреждение либо 10 тыс. руб. — 20 тыс. руб. (с должностных лиц в первый раз);
  • 20 тыс. руб. — 30 тыс. руб. либо дисквалификация до 3 лет (с должностных лиц при повторном нарушении).

За просрочку любой выплаты наниматель выплачивает работнику пенни (1/300 активной ставки рефинансирования) за каждый пропущенный день (ТК РФ, ст. 236).

Не считается нарушением более частая выплата причитающихся сумм сотруднику, чем установленный интервал в 15 дней. Если день выплат приходится на выходной либо праздничный день, положенные деньги выдаются сотруднику накануне этих дней. Читайте также статью: → «Сроки выплаты заработной платы работникам: отпускных, больничных, командировочных, премий».

Особенности начисления и бухгалтерский учет авансовой выплаты

Аванс работающему гражданину — резиденту РФ может выплачиваться несколькими способами (на выбор):

  • наличными деньгами;
  • перечисляться по безналичному расчету на зарплатную банковскую карточку;
  • в натуральной форме.

Нерезидентам РФ выплаты по плановому авансу и основной части заработной платы производятся только путем перечислений на банковскую карту. НДФЛ во всех случаях исчисляется исключительно при итоговом расчете с работником за месяц. Отдельно с авансовой выплаты он не взимается. Соответственно, удержание подоходного налога производится в день выплаты основной части зарплаты, а его перечисление на следующий же день.

Бухгалтерия отражает все авансовые начисления следующими проводками:

  • ДТ 70, КТ 50 — плановая авансовая выплата выдана из кассы;
  • ДТ 70, КТ 51 — плановая авансовая выплата начислена на расчетный счет;
  • ДТ 20 (23, 44 и т. д.), КТ 70 — начисление планового аванса.

Выдача (перечисление на счет) денег сопровождается оформлением типовой платежной ведомости Т-53. Читайте также статью: → «Форма Т-53. Платежная ведомость: образец заполнения». В случае переплаты удержания производятся, если имеются счетные или иные ошибки в начислении, нарушена трудовая дисциплина либо судом подтверждены неправомерные действия работника.

С 2016 года задолженность работника пи перерасчете выплаченной зарплаты может учитываться дополнительными проводками по ДТ счета 0 302 11 000 «Расчеты по оплате труда» и КТ 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» методом «красное сторно». Чтобы применять указанные проводки повсеместно на практике, следует сначала закрепить возможность их использования по авансовым операциям в учетной политике организации.

Калькуляция планового аванса двумя способами

Калькуляцию всех частей заработной платы производит бухгалтерия. Авансовая выплата — это половина зарплаты, первая ее часть, размер которой не может превышать ее более чем на 50% и устанавливается локальными актами. Минимальная величина авансовой выплаты не может быть ниже тарифной ставки за отработанный период. Расчет планового аванса за 15 дней (половину месяца) может выполняться одним из двух способов.

Вариант 1. Калькуляции авансовой выплаты по фактически отработанному времени Вариант 2. Калькуляции авансовой выплаты по фиксированному проценту
Формула расчета АВ:

 

(Базовый оклад + надбавки) / норма рабочих дней за месяц * норма рабочих дней за 15 дней

Формула расчета АВ:

 

(Базовый оклад + доплаты) * 50%,

 

где доплаты это денежные выплаты за совмещение, сверхурочную работу, подмену отсутствующего работника, за ухудшение условий труда и т. д.

Не включаются ни в одну формулу расчета планового аванса: премиальные, материальная помощь, социальные выплаты. Допускается, чтобы суммы планового аванса и второй части зарплаты были приблизительно одинаковыми. Таким образом наниматель оплачивает 15 фактически отработанных дней месяца, то есть первую его половину.

Калькуляция планового аванса по фиксированному проценту признается заметно упрощенной. Но первый вариант подсчета по фактически отработанному времени считается более точным и предпочтительным.

Распространенные ошибки при расчете планового аванса

Наиболее частыми являются так называемые счетные ошибки. Они допускаются сотрудниками бухгалтерии при калькуляции размеров аванса и основной части зарплаты. Как правило, в таких ситуациях изначально бухгалтером для подсчетов берутся верные исходные цифровые данные, а уже при калькуляции совершается арифметическая ошибка. В итоге получается неверный результат, согласно которому начисляется излишняя сумма аванса (зарплаты) или, наоборот, положенная сумма недоплачивается.

Исправить допущенную здесь ошибку можно при распоряжении нанимателя через возврат (удержание) излишне выплаченной (или недоплаченной) суммы из зарплаты. Причем соответствующая команда от нанимателя на возврат (удержание) денег должна последовать с учетом действующих сроков, обычно не позднее месяца с момента неправильного исчисления выплаты. Такого рода удержание (возврат) денег из зарплаты признается законным.

Если же работник при получении излишних выплат на руки уволится, то вернуть деньги наниматель сможет только через суд.

Еще одной нередкой ошибкой является расчет и выдача очередного планового аванса лицам, у которых существует задолженность по предыдущим выплатам. В таких случаях сначала ликвидируется задолженность по всем предшествующим выплатам. Только после этого ведется новый расчет по последующим платам в зарплате.

Пример 1. Калькуляция планового аванса за фактически отработанную половину месяца

Базовый оклад работницы ООО «Василек» С.Н. Дорошиной составляет 70 тыс. руб. Локальными актами организации, где она работает, предусмотрена плановая авансовая выплата 15 числа ежемесячно. Следовательно, в октябре работница ООО «Василек» должна получить положенный аванс 15.10.2016. Первую половину месяца С.Н. Дорошина отработала полностью.

Надбавок работница не получает. Калькуляция планового аванса производится с учетом рабочих дней по формуле: оклад/норма рабочих дней за месяц * норма рабочих дней за 15 дней. Поначалу высчитывается НДФЛ с суммы оклада: 70 000 * 13% = 9 100.

Данные для калькуляции АВ Расчет АВ
Аванс 50%,

базовый оклад 70 тыс. руб.,

НДФЛ с оклада 9 100 руб.,

норма рабочих дней за месяц — 21

норма рабочих дней за 15 дней — 10

АВ = оклад/норма рабочих дней за месяц * норма рабочих дней за 15 дней:

 

(70 000—9 100)/21 * 10 = 29 000 руб.

Таким образом, сумма планового аванса С. Н. Дорошиной к выплате за октябрь составит 29 тыс. руб. В упрощенном варианте авансовая сумма представляет собой 50% от зарплаты без учета НДФЛ.

Пример 2. Калькуляция планового аванса по фиксированному проценту от зарплаты

М. В. Светлов работает в ООО «Стрела» бухгалтером. Базовый оклад работника равен 30 тыс. руб. Доплат М. В. Светлов не получает. Во внутренних документах общества с ограниченной ответственностью прописана выплата аванса 15 числа каждый месяц в фиксированном размере 40%. Доплат работник не получает, поэтому калькуляция в таком случае будет производиться по формуле: базовый оклад * 40%.

Данные для калькуляции АВ Расчет АВ
Фиксированный процент аванса 40,

базовый оклад 30 тыс. руб.,

АВ = базовый оклад * 40%:

 

30 000 * 40% = 12 000 руб.

Выходные и праздничные дни при таком расчете на величину аванса не влияют. Итак, сумма авансовой выплаты работника ООО «Стрела» М. В. Светлова за месяц составляет 12 тыс. руб.

Ответы на часто задаваемые вопросы про плановый аванс

Вопрос №1. Существуют ли какие-либо ограничения по выплате авансов при совместительстве?

Авансовые выплаты производятся при внешнем совместительстве, при маленьких зарплатах, то есть всем, кто постоянно работает, на общих основаниях без каких-либо ограничений.

Вопрос №2. Что может предпринять наниматель, если работник не пришел за авансом и его не получил в установленное время?

Оптимальный вариант — составить соответствующий акт о неявке сотрудника за получкой в день выплаты. Акт будет документальным подтверждением, которое снимет с нанимателя ответственность за задержку полагающейся выплаты.

Вопрос №3. Может ли наниматель выплачивать плановый аванс в маленькой сумме?

Законодательством предусмотрены границы минимальной и максимальной суммы по авансовым платежам. Наниматель обязан их придерживаться. Так, минимальной величиной аванса считается тарифная ставка по фактически отработанному времени.

Вопрос №4. Что происходит с авансом, зарплатой, которые работник не смог вовремя получить по каким-либо причинам?

Если в трехдневный срок работник за получкой или авансом не явился (не получил их по какой-то причине), деньги депонируются бухгалтером. Получается, что эти суммы были начислены, но не выплачены в положенный срок. Затем депонированная сумма сдается в банк, где и хранится на расчетном счете организации все время. На протяжении 3 лет по первому же устному либо письменному требованию работника организация обязана будет выдать депонированную сумму.

Если невыплаченная сумма окажется невостребованной, то по прошествии указанного срока ее списывают на внереализационные расходы организации. Невыплата депонированной суммы по обращению работника считается нарушением законодательства и является основанием для привлечения к ответственности нанимателя.

Вопрос №5. Является ли нарушением законодательства невыплата аванса, если работник написал заявление на получение заработной платы только один раз в месяц?

Да, это нарушение законодательства о труде, так как статья 136 ТК РФ на нанимателя возлагает обязанность платить работнику за труд не мене двух раз в месяц с перерывом не более 15 дней. Установленное Трудовым кодексом правило является обязательным для исполнения и не предусматривает никаких исключений. За несоблюдение этого требования наниматель привлекается к административной ответственности.