Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

Начисление зарплаты, удержания из нее, расчет налоговых платежей — трудоемкий процесс системы бухгалтерского учета юридического лица. Такие операции постоянно повторяются и характеризуются своей многочисленностью. К особенностям указанного раздела учета можно отнести и регулярные изменения налогового законодательства в этой области. Все перечисленные факторы усложняют аудит расчетов с персоналом по оплате труда.

Аудит расчетов с персоналом по оплате труда: цели

В ходе проверки аудитор ставит следующие цели:

  • изучение законности расчетов в сфере заработной платы;
  • подтверждение соответствия учета действующим стандартам и нормативно-правовым актам, определяющим порядок начисления и выплаты зарплаты;
  • оценка эффективности установленных у работодателя форм и систем оплаты труда;
  • установление полноты аналитического учета зарплаты;
  • проверке полноты начисления и перечисления в бюджет НДФЛ, начисления и расчетов по ЕСН.

Задачи аудита

Аудит зарплаты позволяет решить множество задач. В первую очередь, своевременная проверка операций по начислению зарплаты позволяет предприятию получить аудиторское заключение с указанием ошибок и недочетов в бухгалтерском учете, рекомендации по оптимизации форм и систем оплаты труда.

В дальнейшем такое заключение дает возможность работодателю привести в соответствие с законодательством бухгалтерский учет, без экономических потерь и штрафных санкций пройти налоговую проверку, в более короткие сроки провести процедуру ликвидации, реорганизации, реструктуризации.

Какие документы проверяет аудитор?

Базой для проведения аудита заработной платы являются следующие документы:

  • штатное расписание;
  • трудовые соглашения, дополнения к ним, коллективный договор при его наличии;
  • приказы, регулирующие начисление заработной платы;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положения, регламентирующие систему премирования в организации.

Также для составления полноценного аудиторского заключения аудитору необходимо изучить первичные документы, учетные регистры по начислению зарплаты и удержаний из нее, бухгалтерскую отчетность юридического лица и формы налоговой отчетности для проверки состояния расчетов по НДФЛ и ЕСН. Читайте также статью: → «Учет расчетов с персоналом по прочим операциям. (проводки по счету 73)»

Источники информации Формы документов
Первичные документы ·         Кадровые приказы;

·         Личные карточки;

·         Табели;

·         Маршрутные листы, наряды на сдельную работу, рапорт о выработке

Учетные регистры ·         Расчетная, расчетно-платежная ведомость;

·         Ведомости, журналы-ордера по счетам 70, 68, 69;

·         Шахматная и оборотная ведомость;

·         Главная книга

Формы отчетности  баланс,  расчет по НДФЛ и ЕСН

Последовательность аудита расчетов с персоналом по оплате труда

Аудит зарплаты выполняется в определенной последовательности. В рамках его можно предложить такие шаги, как установление:

  1. правильности составления внутренних нормативных актов, регламентирующих прием, увольнение, перемещение работников;
  2. эффективности применения различных систем оплаты труда;
  3. соблюдения законодательства по труду;
  4. полноты удержаний из заработка, начислений и уплаты ЕСН;
  5. правильности отражения операций по заработной плате на счетах бухучета и в отчетности.

Аудит НДФЛ и страховых начислений

Учет удержаний из зарплаты работников должен обеспечивать возможность простой идентификации налогоплательщика – физического лица, видов полученных доходов и вычетов, которые были ему предоставлены.

Аудит бухгалтерского учета НДФЛ подразумевает анализ синтетического учета, проверку правильности предоставления налоговых вычетов, определения необлагаемых доходов, полноты и своевременности перечисления подоходного налога в бюджет. Основные источники информации: главная книга, ведомости и журналы-ордера по счетам 70 и 68, расчетные ведомости, формы налоговых отчетов, налоговые карточки. Читайте также статью: → «Счет 70: расчеты с персоналом по оплате труда. Проводки, пример»

Проверка страховых взносов включает изучение карточек индивидуального учета, оборотов и остатков по счету 69, платежных поручений, подтверждающих факт перечисления ЕСН в бюджет.

Оформление итогов проверки

По завершении проверки аудитор обязан предоставить заказчику акт проверки, основной частью которого является аудиторское заключение. Проверяющий также имеет возможность отказаться от предоставления заключения, если тому есть веские причины.

Заключение может быть:

  • положительным в случае, когда учет труда полностью соответствует действующему законодательству, а сведения, указанные в бухгалтерской и налоговой отчетности, достоверны;
  • условно-положительным, когда в целом учет хозяйственного субъекта организован с учетом требований законодательства, но в процессе проверки установлены незначительные нарушения, либо несущественные, легко устранимые искажения показателей отчетности;
  • отрицательное, когда показатели отчетности организации не соответствуют фактическим показателям учета либо бухгалтерский учет начисления зарплаты ведется с грубыми нарушениями законодательства.

Аудитор имеет право отказаться от выдачи заключения. Отказ доложен быть обоснованным и допускается в определенных случаях. Например, заказчик ограничил доступ проверяющего к документации, не предоставил необходимые и запрашиваемые аудитором сведения, в результате чего у него нет возможности сформировать объективное мнение о состоянии бухучета зарплаты в организации. Читайте также статью: → «Расчеты и проводки при выплате аванса по заработной плате»

Распространенные ошибки в учете

Аудитор в процессе деятельности зачастую сталкивается с однотипными ошибками, которые можно сгруппировать следующим образом:

  • нарушения правил ведения первичных документов;
  • несвоевременное удержание НДФЛ и перечисление сумм налога в бюджет;
  • ошибки в определении величины отпускных и больничных.

На практике зачастую не уделяется необходимого внимания требованиям к заполнению первичных и оправдательных документов по учету рабочего времени, выработки и начисления зарплаты (табелей, справок, карточек, нарядов).

Во многих случаях у бухгалтера вызывает сложность включения в базу налогообложения НДФЛ и ЕСН дополнительных выплат и выплат компенсационного и социального характера. Рекомендуем ознакомиться с примером аудиторского заключения по проверке расчетов с персоналом по оплате труда, удержаний из зарплаты и начисления и перечисления ЕСН.

Ответы на актуальные вопросы

Вопрос № 1. Бухгалтером предприятия ошибочно перечислена уволившемуся сотруднику сумма, большая положенной к выдаче на руки зарплаты. Сотрудник отказывается добровольно вернуть излишне полученные деньги. Какие законные способы взыскания можно применить к работнику?

Ответ. В соответствии с ТК с работника можно взыскать излишне выданную зарплату в следующих случаях:

  • если работник не выполнил нормы, и этот факт признан комиссией по трудовым спорам;
  • если работник осуществил некие неправомерные действия, которые привели к излишне выплаченной зарплате. При этом незаконность его деяний должна найти подтверждение в суде;
  • при допущении счетной ошибки. При этом законодательство не детализирует понятие счетной ошибки. В общем под этим термином подразумевается ошибка при подсчете зарплаты.

Излишне выданные суммы скорее относятся не к счетной, а к технической ошибке. К такой же ошибке относится сбой в программе. Поэтому в рамках закона юридическое лицо должно обратиться в суд с просьбой обязать бывшего работника возвратить излишне полученные средства. Но гарантий того, что решение, приятое судом, будет в пользу работодателя, нет. Единственным способом возврата средств является добровольное согласие работника.

Вопрос № 2. В ходе аудиторской проверки установлено, что в апреле прошлого года заработная плата охранника Демакова А.В. была начислена исходя из оклада начальника смены Семенова И.В., который на 500 рублей выше. В следующем месяце при расчете зарплаты излишне выплаченные средства были удержаны. Правомерны ли действия бухгалтера?

Ответ. Из заработка работника в рамках закона можно удержать:

  • аванс, который был ранее выдан в зарплату и не отработан;
  • аванс, который был ранее выдан на командировки;
  • суммы, которые были переплачены в результате счетной ошибки;
  • если работник получил отпуск, который не отработал на момент прекращения трудовых отношений.

Случай ошибочного начисления заработной платы в связи с неправильным применением оклада не подходит ни под один из перечисленных случаев. Она возникла по вине работодателя. Поэтому удержание излишне начисленной работнику суммы заработка в апреле является неправомерным.

Вопрос № 3. Бухгалтером предприятия по приказу директора были удержаны из заработка работника суммы, ранее выданные в подотчет, по которым не предоставлены авансовые отчеты. Правомерно ли такое удержание?

Ответ. Возврат выданных в подотчет и не израсходованных денежных средств, по которым не представлены авансовые отчеты в определенные сроки, является обязанностью работника. Однако перечень ситуаций, когда работодатель без согласия сотрудника имеет право выполнить удержания из зарплаты, установлен законодательством и является исчерпывающим.  Поэтому удержание невозвращенных в срок подотчетных сумм из заработка  без письменного согласия работника не является законным.

Вопрос № 4. Как правильно оформить результаты проверки расчетов по зарплате аудитором?

Ответ. По завершении работы аудитор составляет акт проверки. Основная его часть —  аудиторское заключение. Как таковой типовой формы документа, установленной законом, не существует. Его составляют в произвольной форме. Важно, чтобы акт проверки содержал обязательные разделы:

  • данные о лице или компании, проводившей проверку;
  • сведения о клиенте;
  • перечень проверенных разделов бухгалтерского учета и документов;
  • заключение аудитора с перечнем установленных нарушений;
  • рекомендации по оптимизации бухучета расчетов по зарплате, приведению его в соответствие требованиям законодательства.

Вопрос № 5. Положением по премировании закреплена возможность выплаты сотрудникам организации премий и подарков к памятным и юбилейным датам. В бухгалтерских расчетах эти суммы отражаются в составе затрат на зарплату при расчете прибыли для налогообложения. Соответствуют ли эти действия требованиям законодательства?

Ответ. Расходы, связанные с премированием сотрудников к юбилеям и праздникам, не связаны с результатами деятельности предприятия. Поэтому эти издержки не включаются в затраты для расчета налога на прибыль. Кроме того, премии, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль, облагаются страховыми взносами. Сами же затраты на оплату страховых взносов законодательство не запрещает учитывать при определении размера налога на прибыль.