Особенности аналитического учета основных средств

В статье расскажем про аналитический учет основных средств, расскажем, на каком счете ведется, дадим проводки, ответы на распространенные вопросы по выбытию, поступлению, амортизации и ремонту ОС.

На каком счете ведется учет ОС

Ведется учет ОС на 01 счете. Сальдо по дебету отражает сумму по которой были приобретены ОС (первоначальная стоимость). По дебету ведется запись о первоначальной стоимости поступившего ОС и их дооценке, по кредиту – выбытие и уценка ОС.

Хозяйственная операция Д К
Приобретены ОС от поставщика
1.       Во внеоборотные активы приняты ОС 08 60(76)
2.       Денежные средства поставщику перечислены 60(76) 51
3.       Начислен НДС 19 60(76)
4.       ОС в эксплуатацию переданы 01 08
ОС поступили как вклад в уставный капитал
1.       Определили размер взноса в УК 75 80
2.       ОС, которые внес учредитель в качестве вклада в УС оприходованы 08 75
3.       ОС эксплуатацию переданы 01 08
Иные случаи поступления ОС
1.       ОС, которые были выявлены при инвентаризации оприходованы 01 91
2.       Оприходованы ОС, которые получены унитарной организацией при регистрации 08 75
3.       ОС в эксплуатацию переданы 01 08

Учет поступления основных средств

В отличие от синтетического учета, аналитический учет представлен в виде пообъектного учета. На каждом отдельно взятом предприятии ведется такой учет по каждому объекту основного средства (ОС). Инвентарные карточки при этом выступают учетным регистром. Они ведутся по форме NОС-6 и в таких карточках должна записываться нижеприведенная информация:

  • наименование каждого объекта ОС;
  • присвоенный ему номер (инвентарный);
  • год выпуска, либо постройки;
  • данные о приеме (дата, акт приема);
  • данные о местонахождении объекта;
  • стоимость принятия к учету (первоначальная);
  • сумма начисленной амортизации;
  • причину выбытия или внутреннее перемещение.

На обратной стороне карточки уже должна быть указана информация о происходящих изменениях: дата и затраты на достройку, либо реконструкцию, ремонтных работ, плюс индивидуальную характеристику ОС. Читайте также статью: → «Заполняем инвентарную карточку на объекты основных средств».

Инвентарные карточки можно сгруппировать по одному типу объекта, в случае если они имеют идентичные наименования, стоимость, назначение и в эксплуатацию вводятся в одном календарном месяце. Сведения для заполнения инвентарной карточки берутся из таких первичных документов, как акты о приеме-передачи, акты списания, технического паспорта и т.д.

После заполнения инвентарных карточек их необходимо зарегистрировать в описи. Опись карточек ведется уже по объединенным группам ОС. Вместо описи можно регистрировать карточке в инвентарной книге. Все инвентарные карточки должны быть составлены в едином экземпляре.

Важно учитывать! Если нужно внести новые записи на оборотную сторону карточки, но уже не хватает места, заводится новая карточка. Старая при этом должна быть сохранена как документ.

Аналитический учет ОС в бюджетных организациях

При аналитическом учете в бюджетных учреждениях ОС сгруппированы по Общероссийскому классификатору основных фондов. Эти группы:

Кроме всего прочего, в бюджетных организациях учитываются:

  • счет 010108000 «Драгоценности и ювелирные изделия»  — изделия из драгоценных камней,  изделия из драгоценных металлов, самородки, слитки и монеты из золота, серебра, палладия и платины, кроме монет, которые являются валютой РФ;
  • счет 010100000 «ОС» — специальные военные основные средства.

За единицу ОС в бюджетном учреждении принимается инвентарный объект. При этом под инвентарным объектом понимаются:

  • объекты со всеми возможными приспособлениями и со всеми принадлежностями;
  • определенный объект, который выполняет отдельную конкретную функцию;
  • комплекс и сгруппированные конструктивно-сочлененные предметы, которые представлены единым целым и предназначены для определенного вида работ.

Важно учитывать! Если здания имеют общую монолитную стену, но являются самостоятельным конструктивным целым, в учете они должны быть отражены как отдельные инвентарные объекты.

Самостоятельным инвентарным объектом также необходимо считать:

  • пристройки наружные, которые имеют самостоятельное значение;
  • здание котельной, в случае, если оно отдельно стоящее;
  • склады, гаражи и другие надворные постройки;

Каждому объекту ОС присваивается (наносится) инвентарный номер, за исключением таких ОС, как:

  • ОС, стоимость которых составляет менее 1000 рублей;
  • ОС библиотечного фонда;
  • все ювелирные изделия и драгоценности.

В тех случаях, когда на непосредственно само основное средство нет возможности нанести инвентарный номер (например, инструмент хирурга), номер все же присваивается и фиксируется во всех документах, но просто не наносится на объект. Присвоенный при приеме инвентарный номер необходимо сохранять за объектом вплоть до выбытия ОС, при этом после выбытия ОС этот номер не присваивается объектам, которые принимаются вновь.

Пример поступления ОС в бюджетную организацию

Для того, чтобы разобраться в основных проводках, рассмотрим следующий пример. В бюджетную организацию приобретено оборудование за бюджетные средства, в том числе оплатили доставку транспортной компанией этого оборудования.

Хозяйственная операция Д К
1.     Получено ОС 110631310 130231730
2.     Отразили затраты по доставке 110631310 130222730
3.     Введено в эксплуатацию ОС 110434310 110631410

Аналитический учет амортизации ОС

В любой организации сумма амортизации начисленной по ОС отражается по кредиту счета 02 «Амортизация ОС». Учет по этому счету ведется по отдельно взятому инвентарному объекту ОС.  Такой учет обеспечивает возможность получать данные об амортизации для управления деятельностью организации, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Аналитический учет ремонта ОС

Основные средства постоянно требуется поддерживать в исправном состоянии, а для этого проводится их своевременное восстановление. Под восстановлением понимается модернизация, реконструкция или ремонт объектов ОС. Ремонт и восстановление возможно осуществлять либо собственными силами организаций, либо прибегая к услугам подрядчиков.

Аналитический учет при ремонте ОС ведется в производственном отчете (лицевом счете)  и в ведомости учета затрат по капвложениям и ремонту. В производственном отчете отдельной строчкой должна выделяться строка «Ремонт ОС» по каждому отдельно взятому ОС. В конце года нарастающим итогом  подсчитываются затраты.

Аналитический учет инвентаризации ОС

Для выявления фактического наличия объектов ОС, а также проверки соответствия наличия данным бухучета проводится инвентаризация. Перед тем как провести инвентаризацию, проверяется имеются ли в наличие инвентарные карточки на каждое ОС. После проведения инвентаризации все данные заносятся в «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», форма NИНВ-26. По результатам инвентаризации выявляются излишки или недостача, либо полное соответствие наличия ОС данным учета в организации.

Аналитический учет выбытия ОС

Чтобы документально оформить выбытие ОС используются следующие формы:

  1. Акт приемки-передачи ОС (форма №ОС-1) применяется для отражения операций по передачи объекта в совместную деятельность, либо доверительное управление, а также передачи в обмен на другое имущество организации. Читайте также статью: → «Форма ОС-1. Заполнение акта приема-передачи основных средств».
  2. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОС-3) применяется для приема либо сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.

Ошибки аналитического учета ОС

Ошибка 1. Организации часто игнорируют необходимость заводить инвентарные карточки, а также оформлять Акт по форме NOC-1. Это очень грубая ошибка, так как в случае если в организации неизвестен момент ввода в эксплуатацию ОС, соответственно и амортизация не может быть начислена. А значит подтвердить расход в виде амортизационных отчислений и принять к вычету НДС организация не имеет право.

Ошибка 2. Недвижимость переведена в состав ОС после госрегистрации. Если оформлены первичные документы и первоначальная стоимость объекта, его необходимо учитывать на субсчете к 01 счету, даже если документы еще не переданы на госрегистрацию.

Ошибка 3. В организации составной объект списали по частям, хотя срок полезного использования частей существенно не различается.  Нужно иметь ввиду, что каждая часть составного объекта учитывается как самостоятельный объект, только если срок полезного использования объектов различаются существенно.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Может ли организация списать по договорной стоимости объект ОС, если он передается как вклад в уставный капитал?

Нет. Объект необходимо отразить с учетом восстановленного НДС  по остаточной стоимости.

Вопрос №2. По какой стоимости отражать ОС, передаваемые в залог.

На забалансовом счете 009 по балансовой стоимости.

Вопрос №3. Как отразить выручку от реализации ОС в отчете о прибылях и убытках, с НДС или без?

Выручку от продажи ОС показывают в составе прочих расходов без НДС.