Методы аналитического учета материалов в бухгалтерии

Основной задачей учета материалов состоит обеспечение стабильной деятельности предприятия, наличие требуемых ресурсов для реализации с получением прибыли, выполнения производственных работ или оказания услуг, а также для их сохранности. В статье расскажем про аналитический учет материалов в бухгалтерии, изучим счета, проводки.

Методы аналитического учета материалов

Порядок систематизации операций по поступлению, регистрации, контролю соответствия материалов и первичной документации всякое предприятие определяет самостоятельно. Приемка, ответственность должностных лиц, методы учета прописываются в Учетной политике предприятия. Читайте также статью: → «Учетная политика организации на 2017 год».

Для четкого распределения оперативного или складского, а также бухгалтерского учета материалов в бухгалтерской службе существует два метода:

  1. количественно-суммовой;
  2. сальдовый.

В первом случае создают карточки аналитического учета по характеристикам номенклатуры ТМЦ: по виду и ассортименту стоимостном и количественном эквиваленте одновременно. По каждому отделу склада, подразделению ведется отдельная группа карточек учета ТМЦ. Все движения по приходу и списанию материалов ведутся на основании передаваемых в бухгалтерию первичных документов.

По завершении текущего рабочего периода (обычно месяц) в карточках выводятся оборотные итоги и сальдо на последний день месяца. Далее, на основании данных итоговые результаты по приходу, расходу и остаткам номенклатуры разносятся в оборотно-сальдовую ведомость по учету материалов предприятия. Сводная информация по количеству и сумме учетной ведомости сверяется с оборотами по счету 10 Материалы. Сальдо и обороты должны быть идентичны.

Применение сальдового метода учета материалов в бухгалтерии несколько упрощает обременительный способ, итоги и обороты подсчитываются бухгалтером только по стоимостной оценке. Его использование возможно при условии, когда на предприятии имеется обширный список номенклатуры материалов. А также четко отлажен механизм непрерывности учета материальных ценностей, основанный на одновременном отражении всех операций по движению материалов в момент их осуществления. Такой способ предполагает одномоментное определение остатков на складах путем инвентаризации и сличения с результатами бухгалтерского учета.

Как показывает практика, непрерывная система учета затрудняет работу сотрудников организации. Зачастую места складского хранения ТМЦ, торговые точки, прочие подразделения с организованными местами хранения и использования материалов находятся на территориальной удаленности. Это осложняет процесс контроля над изменением остатков материальных ценностей.

В таких случаях, когда режим непрерывного учета нецелесообразен, устанавливается периодический способ отслеживания объемов запасов ТМЦ. В его пользу склоняются предприятия имеющие:

  • места хранения удаленные от головного офиса и центральной бухгалтерии;
  • структурные или обособленные подразделения;
  • сеть розничных торговых пунктов.

Отчетный период для сверки определяется в зависимости от масштабов номенклатурного ряда, оборачиваемости ТМЦ. Можно проводить инвентаризацию оборотов по итогам месяца или на конец каждой недели. При этом в подразделениях наличие остатков можно устанавливать, к примеру, при передаче смены продавцом ежедневно.

Учет движения материалов на складе

Порядок учета материальных ценностей определяется законодательством РФ ПБУ 5/01 в разделе общие положения. Читайте также статью: → «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)». К числу ТМЦ данный раздел законодательства относит запасы сырья, материалов, полуфабрикатов, которые требуются в производстве основной продукции предприятия, или для оказания коммерческих услуг, выполнению работ по договорам подряда и тому подобных.

Кроме того, в данном сегменте ТМЦ ведется учет прочего инвентаря, производственных, хозяйственных инструментов и принадлежностей, участвующих в производстве. Срок использования таких материалов и принадлежностей составляет менее одного года, а списание происходит одномоментно в раздел материальных затрат. Задачей учета материалов состоит в обобщении данных при движении последних. Это поступление, перемещение, списание ТМЦ на различные цели.

Вид движения ТМЦ Документ-основание Для чего используется
Поступление материалов, товаров, прочего хозяйственного инвентаря (покупка по договорам купли-продажи для нужд предприятия) Накладная от поставщика (ТОРГ12); ТТН; прочие сопроводительные Приходуется на склад в соответствии с количественными данными первички, сверяется с фактическим наличием
Перемещение материалов, сырья, прочего инвентаря, принадлежностей
  • Требование-накладная по форме 11М (оформляется в 2-х экземплярах для принимающей стороны и ответственного лица сдающее ТМЦ на склад),
  • Форма №ТОРГ-13 (служит накладной для перемещения товаров в подразделения или склад) основание для принятия к учету материально-ответственным лицом
  • Для нужд внутренних подразделений предприятия,
  • Возвращаются излишки неиспользованных остатков на склад,
  • Передача бракованного сырья, полуфабрикатов,
  • Сдача неизрасходованных ТМЦ подотчетным лицом
Перемещение материалов, прочего сырья для основного вида деятельности
  • Лимитно-заборная карта по форме №М-8
  • Или требование-накладная (М-11), накладная М-15
При выдаче материалов на цели и нужды основного производства готовой продукции, работ, услуг
Списание товаров, материалов на сторону по договорам купли-продажи
  • ТОРГ-12 (накладная на отпуск)
  • Транспортная документация (ТТН, форма 1-Т)
  • Счет-фактура
  • Доверенность, заверенная подписью и печатью организации получателя
Операция для стороннего покупателя, юридического, физического лица, ИП
Списание товаров, материалов и прочих ценностей
  • ИНВ-3 опись ТМЦ инвентаризационная,
  • Акт на списание (утверждается руководителем, главным бухгалтером, членами комиссии) ТМЦ
  • По результатам инвентаризации (как результат хищения, пожаров, затоплений, прочих стихийных бедствий),
  • Пришедшие в негодность от порчи или времени,
  • Морально устаревшие
Поступление от прочих действий М-35 Акт оприходования МЦ в результате разборки зданий В случаях, когда происходит процесс демонтажа объектов недвижимости, зданий и сооружений полученные в результате разборки предметы зачисляются на склад

Карточка учета материалов, аналитический способ

Качественный учет отличается своевременным отражением движения денежных средств, материальных запасов, также правильным отражением операций по их поступлению, перемещению, списанию, а также видоизменению в отдельных случаях (порча, утряска, усушка, моральное устаревание).

Форма М-17 применяется для складского учета материалов в соответствии с серийным, номенклатурным номером, видом и размером. Карточки учета материалов заполняются материально-ответственным лицом (кладовщиком) только на основании приходной и расходной документации, в период совершения движения ТМЦ.

По завершению отчетного периода, который устанавливает предприятие, бухгалтер проводит ревизионную сверку по наличию материальных ценностей, контроль над правильностью отражения оборотов за период и остатков на последний день периода. Для проведения сопоставления операций складского и бухгалтерского учета может быть предусмотрен недельный, декадный, или месячный срок, установленный Учетной политикой.

Счета для учета материалов, порядок отражения операций

Источником полной информации, где в результате проведения ежедневного учета материалов аккумулируются сведения о количестве, сумме, а также детальном изменении ТМЦ служит счет учета 10 Материалы. Читайте также статью: → «Бухучет по счету 10: проводки, примеры. Поступление и списание материалов». Планом счетов предусмотрены дополнительные субсчета, которые группируют детальную информацию движения материальных ценностей.

Виды субсчета и его наименование Какие ТМЦ отражаются В каких видах деятельности применяется
10-1 сырье и материалы Все запасы, которые входят в состав выпускаемой продукции, формируя ее основу, в качестве необходимого сегмента; заготовки для переработки сельхозпродукции
  • Производственные (пищевое/непищевое)
  • Строительные
  • Подрядные
  • Сельскохозяйственные организации

 

10-2 полуфабрикаты покупные, комплектующие, детали и конструкции Детали, стальные, строительные и арматурные конструкции, все, что приобретается с целью комплектации готовых изделий, исследовательских и прочих работ, услуг
  • Подрядные
  • Конструкторские бюро
  • НИИ
10-3 топливо Все виды топлива, ГСМ: бензин всех марок; масла машинные дизельные, специализированные Предприятия всех видов экономической деятельности, имеющие в распоряжении автотранспорт, также для нужд производства (нефтепродукты, уголь, торф, дрова)
10-4 тара и тарные материалы Покупная тара, все разновидности, также элементы для ее сборки: детали, клепки, доски для ящиков, картон, комплектующие для сборки бочек Для любых видов деятельности,

Исключение: торговая сфера учитывает тару, в которой реализует товары на 41 счете

10-5 запасные части Запчасти, детали, комплектующие для ремонта и замены износившихся узлов, частей, агрегатов транспорта, станков; также автошины сезонные
  • Производственные;
  • Строительные;
  • Сельскохозяйственные;
  • Виды деятельности в сфере услуг
10-6 прочие материалы
  • Различные отходы после обработки (стружки, обрезки);
  • Бракованные товары и продукция невосстановимая;
  • Утильсырье, металлолом
  • Строительные;
  • Транспортные;
  • Все виды производственной сферы
10-7 материалы, передаваемые на сторону для обработки Сырье, материалы, конструкции и заготовки, которые переданы на доработку другим организациям за плату (обтачка, оцинковка, прочее) Все сферы производственной деятельности
10-8 строительные материалы Стройматериалы, которые участвуют напрямую в строительных или монтажных операциях Застройщики

 

10-9 хозяйственный инвентарь и принадлежности Общехозяйственные товары, инвентарь, приспособления, которые обеспечивают офисные потребности, управленческие нужды Участвует в Плане счетов различных предприятий и сфер их деятельности
10-10 спецоснастка и спецодежда на складе Все виды спецодежды, оснастки, которая присутствует на складе и прочих местах складирования (хранения)
  • Торговая
  • Промышленные
  • Строительные

 

10-11 спецоснастка и спецодежда в эксплуатации Группируется наличие, поступление, списание специальных инструментов, одежды производственных или управленческих нужд
  • Производственные
  • Строительные
  • Торговые предприятия

 

Проводки по учету материалов

Корректное отражение движения ТМЦ, перемещения и списание по различным причинам должно быть оформлено в установленном порядке:

По дебету По кредиту Вид операции/движения
10 60 Поступление от поставщиков
10 71 куплен сотрудниками на подотчетные средства
10 20 Поступили из производства отходы, остатки неиспользованного сырья
10 75 Получены ТМЦ как часть вклада в Уставный капитал
20,21,23,25,26,29 10 В момент передачи ТМЦ на производственные цели
91 10 Проданы остатки МЦ, сформирована и списана их себестоимость
94 10 Отражаются выявленные недостачи

Ошибки аналитического учета материалов

Грубое отступление от правил ведения учета не приветствуется ни бухгалтером, ни проверяющими органами. Если строго придерживаться порядка, вероятность совершения даже некритичной ошибки приблизится к нулю. В процессе работы нужно уделять пристальное внимание на:

  • Проверку полноты, точности и достоверности оприходования ТМЦ;
  • Сроки, в которые происходит регистрация движения материалов;
  • Первичные документы на соответствие требованиям оформления (нет ли ошибок, подделок);
  • Своевременная передача отчетов кладовщиков, подотчетных лиц с соблюдением графика документооборота.

Отсутствие систематического пересчета и сличения операций по учету ТМЦ, регулярный отчет кладовщика в бухгалтерию о наличии остатков, пересортиц, излишков или недостач приводит к беспорядку в учете и убыткам предприятия в целом.

Список законодательных актов регулирующих учет материалов

  1. ПБУ 5/01 по Учету материально-производственных запасов
  2. Методические указания по бухучету материально-производственных запасов
  3. Нормы естественной убыли при хранении и транспортировке ценностей
  4. Унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России
  5. Н.П. Кондраков, И.Н. Кондраков Бухгалтерский учет, учебное пособие, 2011