Форма МХ-11. Акт о расходе товаров по партии — скачать образец

Форма Акта о расходе товаров по партии (форма МХ-11) утверждена Постановлением Росстата 9 августа 1999 г. N 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

В каких случаях применяется документ?

От правильной организации работы складского хозяйства на предприятии зависит очень многое. Главной функцией складов является  своевременное обеспечение производства материалами, осуществление комплектации готовой продукции, ее отгрузки и прочие. Немаловажным значением имеет также своевременное представление информации о наличии и движении ценностей (подробнее читайте Форма отчета МХ-20 образец заполнения).

Существует два основных метода складского учета при хранении ТМЦ на складах любой организации: сортовой и партионный.

От выбранного организацией метода складского учета зависит порядок оформления первичных складских документов. При любом из этих способов учета материально-ответственные лица обязательно ведут учет товаров в натуральном выражении.

Партионный метод учета регламентирован пунктом 242 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов N 119н.

При партионном способе складского учета каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее полученных товаров и на нее открывается специальная партионная карта.

Партией считается, или допускается считать:

  • однородные ТМЦ, поступившие по одному транспортному документу;
  • ТМЦ, которые поступили одним видом транспорта (автоколонна, железнодорожный вагон), вне зависимости от количества товаросопроводительных транспортных документов;
  • товары одной номенклатуры, прибывшие на склад одновременно в сопровождении нескольких транспортных документов одного поставщика без выявленных при приеме товара расхождений по количеству и качеству.

Каждую партию кладовщик регистрирует хронологическом порядке в журнале поступающих ТМЦ. Номер по порядку, присвоенный при регистрации партии, будет одновременно номером этой партии, который впоследствии указывается во всех расходных (приходных) документах рядом с номенклатурным наименованием товарно-материальных ценностей, отпущенных из этой партии.

На каждую из поступивших партий товара кладовщик открывает два экземпляра партионной карты – для склада и бухгалтерии, в которой отражаются данные по приходу и отпуску материальных ценностей в объемах этой партии.

После того, как последняя единица материальных ценностей партии будет отпущена со склада, партионная карта должна быть закрыта кладовщиком (материально ответственным лицом). При этом специально созданной комиссией должен быть составлен акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, подписываемый заведующим складом.

Форма составленного акта зависит от наличия или отсутствия  отклонений от принятого на учет количества ТМЦ в партии.

Акт по форме МХ-11 применяется при полном израсходовании каждой партии товаров и оформляется при обнаружении расхождений показателей по приходу и расходу товаров по партии.

Как правильно заполнить МХ-11?

Разработанная Росстатом форма должна быть утверждена Учетной политикой организации в соответствии с Законом о бухгалтерском учете. Допустимо вносить необходимые изменения, не исключая обязательных реквизитов первичных бухгалтерских документов.

В заголовке Акта комиссия указывает:

наименование организации, с указанием ОКПО и ОКВЭД;

наименование структурного подразделения, на которое поступила партия, номер склада или камеры;

номер акта и дата его составления;

номер партии, указанный в журнале поступающих материальных ценностей, и дата отпуска последней единицы товара.

Далее указывается наименование товара, когда и куда этот товар прибыл, по каким товаросопроводительным документам поставщика (номер и дата), наименование поставщика, его адрес и контактные данные, указывается срок реализации поступившего товара.

В табличной части комиссия указывает:

наименование товара, с кодом, сортом, учетной ценой;

— количество погрузочных мест, массу (с упаковкой и без), стоимость поступившего товара в партии;

— количество погрузочных мест, массу (с упаковкой и без), стоимость израсходованного товара в партии;

— обнаруженные излишки: указывается вес с упаковкой и без упаковки, стоимость;

недостачи показываются в общей сумме и разбиваются на недостачи в пределах норм естественной убыли/ сверх норм. Показатели недостачи указываются в натуральном (брутто и нетто) и стоимостном выражении;

— последние две графы предназначены для указания стоимостной разницы в сторону увеличения и уменьшения по каждому наименованию товара в партии.

Все строки в графах постранично суммируются, на последней странице выводится итоговая сумма.

После таблицы прилагается объяснение материально-ответственного лица (кладовщика) по выявленным недостачам или излишкам с должностью, подписью и ее расшифровкой.

Далее акт подписывается членами комиссии и проверившим его бухгалтером по учету ТМЦ.

Также в акте должно быть отражено решение руководителя организации о порядке списания недостачи и оприходования излишков по этой партии, заверенное его подписью.

Акт возможно сформировать автоматически с помощью специальных программ.

В бухгалтерской программе «1С:Бухгалтерия» есть возможность дополнить документ «Инвентаризация товаров» необходимыми реквизитами, чтобы на его основе было возможно автоматическое списание излишков и недостач по конкретной партии бухгалтером по учету товарно-материальных ценностей.

Если в организации утвержден порядок заверения документов электронной подписью, ответственный сотрудник ставит такую подпись при составлении Акта.

Кто составляет этот документ?

Для установления полного расхода товаров по партии Приказом руководителя создается и утверждается специальная комиссия, в состав которой входят:

  • заведующий складом,
  • представители администрации.

Акт составляют и подписывают в двух экземплярах члены комиссии в случае обнаружения расхождений показателей по приходу и расходу ТМЦ по партии.

Акт, подлежит хранению в течение сроков, установленных организацией, но не менее 5 лет после отчетного года, как и все первичные учетные документы.

В соответствии с утвержденным Учетной политикой организации графиком документооборота один экземпляр акта вместе с партионной картой материально ответственное лицо (кладовщик) передает в бухгалтерию на проверку в соответствии с утвержденным графиком документооборота, а второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Для чего используется  МХ-11?

Партионный учет товарно-материальных ценностей позволяет установить результаты расходования партии материальных ценностей без оформления инвентаризации.

Если при закрытии партионной карты данной партии кладовщиком выявлена недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, ее на основании распорядительного документа руководителя списывают на расходы организации, а недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально ответственного лица.

С заведующими складами, кладовщиками, экспедиторами и другими работниками складского хозяйства, ответственными за приемку и отпуск запасов по каждому складу, за правильное и своевременное документальное оформление операций по движению запасов, а также за сохранность запасов, должны быть заключены в установленном порядке договоры о материальной ответственности. Отсутствие такого договора с материально ответственным лицом приведет к тому, что в случае недостачи товаров работник склада будет нести ограниченную материальную ответственность, предполагающую возмещение ущерба, нанесенного работодателю, в размере своего среднемесячного заработка.

Излишки товаров, выявленные при составлении акта, принимают к учету и отражают в составе прочих доходов.

Партионный учет повышает качество  контроля над сохранностью ценностей на складах организации, способствует снижению складских недостачи, так как фактически инвентаризация ценностей производится локально при закрытии каждой партии.